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Digesto Departamental
Volumen II Procedimiento.Competencia

Libro II
Del procedimiento
Parte Reglamentaria
Título I
Del procedimiento administrativo
Nota:

Por Resolución IM Nº 3060/16 de fecha 4 de julio de 2016 se dispuso que a partir del 21 de junio de 2016 la Intendencia de Montevideo inició la tramitación de su gestión administrativa, en los Municipios y todas las dependencias del Ejecutivo, solamente a través de la herramienta "Expediente Electrónico" en la forma prevista en la Resolución 4824/15 de 19/10/15.

Capítulo I
De las Disposiciones Generales

Ámbito de aplicación.
Las disposiciones de este Título alcanzan al Procedimiento Administrativo común desarrollado en la Administración Departamental y en la Administración Municipal y en forma supletoria a los especiales o técnicos en cuanto condigan con su naturaleza.


Alcance.
El procedimiento administrativo comprende la secuencia de trámites que deben ser cumplidos por la Administración o ante ella, destinados al dictado y la ejecución de un acto administrativo.

FuentesObservaciones
num. 5

Sujetos.
Son sujetos del procedimiento administrativo común:
a) las personas que presenten una solicitud o exposición;
b) las personas que pudieran ser afectadas en el desarrollo del procedimiento administrativo o por su resolución;
c) la Administración a través de sus funcionarios/as.

FuentesObservaciones
num. 5

Etapas y su registración.
El procedimiento administrativo común comprende tres etapas:
- iniciación,
- sustanciación,
- finalización.
Cada etapa deberá cumplirse y registrarse de conformidad con lo dispuesto en la presente reglamentación.

FuentesObservaciones
num. 5

Principios.
En el desarrollo de todo procedimiento administrativo la Administración y demás partícipes deberán actuar de acuerdo con los principios que se indican en el presente artículo:

a) Legalidad objetiva.
En toda actuación realizada en el curso de un procedimiento administrativo la Administración deberá servir a los intereses generales con objetividad y conforme a Derecho.

b) Debido procedimiento.
Las personas intervinientes en el procedimiento administrativo gozarán de todos los derechos y garantías inherentes al debido proceso de conformidad con lo establecido por la Constitución de la República, las leyes y las normas de Derecho Internacional aprobadas por la República.
Estos derechos implican un procedimiento de duración razonable que resuelva sus pretensiones.

c) Verdad material.
La Administración deberá abocarse a la averiguación de la verdad material de los hechos, independientemente de las alegaciones de las personas interesadas o de los acuerdos que éstas hayan celebrado.

d) Respeto, buena fe, lealtad.
Las personas intervinientes en el procedimiento administrativo, sus representantes, los/as funcionarios/as, y en general todos los partícipes del procedimiento, ajustarán su conducta al respeto mutuo, a la lealtad y buena fe.

e) Imparcialidad.
Los/las funcionarios y demás personas que intervengan en el procedimiento administrativo deberán excusarse o podrán ser recusados cuando medie cualquier circunstancia comprobable que pueda afectar su imparcialidad.

f) Economía, celeridad y eficacia.
En el procedimiento administrativo deberá asegurarse la economía, celeridad y eficacia del mismo, evitándose los trámites innecesarios que dificulten su desarrollo.

g) Flexibilidad e Informalismo a favor del administrado.
En ninguna etapa del procedimiento administrativo podrá negarse a las personas interesadas su presentación y participación alegando la inobservancia de formalidades, siempre que las mismas no fuesen esenciales o puedan ser cumplidas con posterioridad.
Se consideran esenciales aquellas formalidades que condicionan el perfeccionamiento o la validez del acto de que se trate.

h) Materialidad y ausencia de ritualismos.
Los vicios de forma de un acto administrativo no causarán su nulidad si éste cumple con el fin que lo determina y si no disminuyen las garantías de las personas interesadas. La nulidad de una parte de un acto administrativo no afectará las otras que sean independientes de ella, ni impedirá que el acto produzca los efectos para los que es idóneo.

i) Impulsión de oficio.
La impulsión del procedimiento administrativo se realizará de oficio por la Administración a cuyos efectos practicará las actuaciones y requerirá los informes y asesoramientos que correspondan, sin perjuicio de la impulsión que puedan darle las personas interesadas.

j) Delegación material.
Las direcciones y jefaturas de cada dependencia podrán dirigir la actividad de sus funcionarios/as en todo cuanto no haya sido objeto de regulación por órganos de mayor responsabilidad jerárquica. Las distintas dependencias podrán resolver aquellos asuntos que consistan en la simple confrontación de hechos o en la directa aplicación de normas.

k) Motivación de la decisión.
Todo acto administrativo deberá ser motivado, explicándose las razones de hecho y de derecho que lo fundamentan.

l) Salvaguarda de la privacidad.
Los datos necesarios para el desarrollo del procedimiento administrativo deben ser exactos, completos y actuales, recolectados por medios lícitos, debiendo ser utilizados en forma reservada, prohibiéndose su difusión a terceros.

m) Publicidad, transparencia y acceso a la información pública.
Cualquier persona tiene derecho de acceso a la información pública que emane o esté en posesión de la Administración sin necesidad de justificar las razones para ello, salvo respecto de aquella que hubiese sido calificada como secreta por la ley o Decreto Departamental o declarada confidencial o reservada, cualquiera sea el soporte en que esté contenida.

n) Equidad.
La Administración no permitirá ningún trato degradante o discriminatorio que afecte a los partícipes del procedimiento administrativo por razones de nacionalidad, lengua, raza, credo religioso, género u opción sexual, capacidades diferentes o por cualquier otro motivo.
Los principios señalados servirán también de criterio interpretativo para resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicación de las reglas de procedimiento.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.21 acápite e inc. final, R.23 inc. 1, 2 y 3, R.24 inc. 1, R.25, R.26, R.27, R.28, R.69 inc. 1, R.113 parcial.
num. 1

Excusación o recusación.
Los/as funcionarios/as intervinientes en el proceso administrativo pueden excusarse y ser recusados cuando medie cualquier circunstancia que pueda afectar su imparcialidad con relación a las partes, así como por haber dado opinión concreta sobre el asunto en trámite (prejuzgamiento).

El pedido de excusación o recusación se presentará mediante un escrito con el cual se formará un expediente por separado al que se añadirán los informes necesarios y se elevará dentro de los cinco días al superior con cargo no inferior a Director/a de Unidad o de Servicio a efectos de decidir sobre la cuestión. Si este/a último/a admite la excusación o la recusación, debe designar en el mismo acto al funcionario/a que continuará con la tramitación del procedimiento.

La excusación de un/a funcionario/a o su recusación no suspende el procedimiento ni implica la separación inmediata del/de la funcionario/a en cuestión; no obstante, la autoridad competente puede disponer preventivamente su separación cuando existan razones que lo justifiquen.

Toda persona que, aún sin ser funcionario/a, pueda tener participación en los procedimientos administrativos, cuando su imparcialidad sea exigible en atención a la labor que cumpla, tales como peritos, asesores, etc., podrá excusarse o ser recusado.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.22, R.23, R.24 inc. 1, R.25, R.26, R.27, R.28.
num. 1
Capítulo II
De la iniciación
Sección I
De las Disposiciones Generales

Formas de inicio.
El procedimiento administrativo podrá iniciarse a solicitud o exposición de persona interesada o de oficio. En este último caso la autoridad competente podrá actuar por disposición de su superior, por propia iniciativa, a instancia fundada de los/as correspondientes funcionarios/as o por denuncia.

En caso de ser varias las personas interesadas, podrán comparecer conjuntamente en un solo escrito con el que se formará un único expediente, o en un mismo formulario, según corresponda, siempre que pretendan un único acto administrativo.


Constitución de domicilio e identificación de los solicitantes.
Toda persona que presente una solicitud ante la Administración deberá constituir siempre domicilio en el Departamento de Montevideo y podrá constituir domicilio electrónico en caso de que así se habilite.

Deberá asimismo suscribir sus escritos con su firma habitual, aclarando debajo de la firma sus nombres y apellidos. Si un mismo escrito estuviese firmado por varias personas, se especificará en el mismo con cuál de dichas personas deberán entenderse las actuaciones.


Representación de las personas solicitantes.
En cualquier etapa del procedimiento administrativo, la persona solicitante podrá otorgar a otra persona autorización para representarla mediante documento que lo acredite debidamente. La representación podrá comprender todas las etapas del procedimiento administrativo y deberá ajustarse en su alcance y forma a las disposiciones de los artículos siguientes.

Si la representación no es acreditada en el acto de presentación del escrito, será igualmente recibido en las condiciones establecidas en el artículo R. 36.


Representación estatutaria y por apoderado.
Cuando quien se presenta lo hace en representación estatutaria de una persona jurídica, deberá acreditar dicha personería, su vigencia y su calidad de representante.

Cuando una persona actúe en representación de otra en calidad de apoderada, deberá acompañar la solicitud con el poder que acredite dicha representación y justificar su vigencia.

FuentesObservaciones
num. 5

Representación por patrocinante.
En cualquier etapa del procedimiento administrativo la persona interesada podrá designar un/a profesional para que la patrocine.

Éste/a quedará investido/a en especial y para ese trámite del carácter de representante de aquella, pudiendo seguirlo en todas sus etapas, notificarse, evacuar vistas, presentar escritos y asistir a todas las diligencias aún cuando no se encuentre presente su patrocinado/a. Para que la representación sea válida la persona interesada deberá establecer en el escrito su domicilio real y si éste cambiara deberá comunicar a la dependencia actuante su nuevo domicilio en la misma forma.

El/la patrocinante deberá instruir a la persona interesada sobre el alcance y naturaleza de la representación, debiendo dejar constancia expresa de ello en el correspondiente escrito.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.89
Sección II
De la presentación y recepción de escritos

Soportes y formatos.
Toda solicitud o exposición que se formule en el marco de la presente reglamentación podrá efectuarse en soporte papel o electrónico de acuerdo a las especificaciones contenidas en el presente artículo y los siguientes:

a) los documentos en soporte papel se presentarán preferentemente en tamaño A4 de 210 mm por 297 mm. Podrán utilizarse formularios proporcionados por la Administración admitiéndose también los impresos que presenten las personas.
Dichos documentos se podrán hacer llegar a la Administración entregándolos personalmente, vía fax o por otros medios de transmisión a distancia. Los textos deberán ser fácilmente legibles, y las enmiendas, testados e interlineados serán salvados en forma;

b) los documentos que se presenten en soporte electrónico deberán ajustarse a los formatos y parámetros técnicos que fije la Administración.



El contenido de este articulo se encuentra recogido en el articulo R.42.


FuentesObservaciones
num. 1

Recepción y constancia de recibo.
Al presentar una solicitud o exposición en soporte papel a la Administración, la persona interesada deberá acompañar copia o fotocopia firmada de la misma; el/la funcionario/a actuante deberá dejar constancia de la recepción en el propio documento, consignando: la fecha en que la recibe, el número de fojas que contiene, la mención de los documentos que la acompañan o se exhiban y copias que se presenten, así como la identificación de la dependencia receptora y del/de la funcionario/a actuante.

Asimismo la copia será devuelta con la constancia de la fecha y la hora de la presentación, la referencia de los documentos adjuntos y la identificación de la dependencia receptora, así como nombre y firma del/de la funcionario/a actuante, quien deberá darle trámite a la solicitud en el plazo de un día hábil a partir de su recepción.

Si en la solicitud o exposición, o en cualquier etapa del procedimiento, se expresaran términos agraviantes el hecho se considerará falta grave si el infractor es un/a funcionario/a, si fuera un particular podrá dar lugar a que se proceda a testar los términos agraviantes e incluso a que se devuelva el escrito.

No obstante lo establecido precedentemente, si el escrito es un recurso, éste se tendrá por formalmente interpuesto.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.24 inc. 2 y 3, R.39, R.42 inc. 1.
num. 1

Documentos adjuntos.
Los documentos que se adjunten a la solicitud o exposición podrán presentarse en fotocopia o reproducción similar, cuya concordancia verificará en el acto el/la funcionario/a receptor/a mediante cotejo con el original que exhibirá la persona y que le será devuelto una vez efectuada la verificación.

En caso de complejidad derivada del cúmulo o de la naturaleza de los documentos a cotejar, la dependencia receptora podrá retener los originales, previa expedición de la constancia correspondiente, por el término máximo de cinco días hábiles a efectos de realizar la validación de las correspondientes reproducciones. Cumplido el plazo, los originales mencionados podrán ser retirados por quien los hayan presentado. Sin perjuicio de lo precedentemente dispuesto, la Administración podrá exigir en cualquier momento la exhibición de los originales o de un testimonio notarial de los mismos.


Recepción en soporte electrónico.
Las solicitudes o exposiciones podrán presentarse mediante transferencia electrónica siempre que pueda verificarse por parte de la Administración la fecha y hora de recepción y expedirse constancia con fecha, nombre de la dependencia receptora e identificación del/la funcionario/a, dentro de las previsiones establecidas en el artículo R. 31.

FuentesObservaciones
num. 5

Recepción de denuncias.
En la presentación de denuncias, sin perjuicio de los requisitos generales de la solicitud o exposición, el/la funcionario/a receptor/a, dará a la misma el siguiente tratamiento:

a) ningún dato personal que identifique al/la denunciante será incluido ni en el expediente ni en el sistema informático de expedientes;

b) los datos personales del/la denunciante quedarán registrados en la Sección I del formulario “Presentación de Denuncias” estando la Sección II destinada a la formulación específica de la denuncia y a su incorporación al expediente generado;

c) la Sección I del citado formulario, quedará en poder de la Dirección del Servicio, identificado con el mismo número que se le haya asignado al expediente, pudiéndose de este modo asociar ambas informaciones si eventualmente ello fuere necesario.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.42.1

Requisitos faltantes y observaciones.
No se podrá rechazar escritos ni pruebas presentados por las personas interesadas, ni negar el acceso de éstas y sus representantes a las actuaciones administrativas, salvo los casos de excepción que se establezcan expresamente, ni archivar expedientes sin decisión expresa de autoridad competente debidamente notificada a los/las interesados/as.

En los casos en que el escrito presentado mereciere observaciones del/la funcionario/a receptor/a, se las hará conocer de inmediato a la persona interesada y, si ésta no las aceptase, igualmente lo admitirá, consignando a su pie las observaciones con las alegaciones de quien lo presenta y con la firma de ambos. Si la persona se negare a firmar, el/la funcionario/a actuante dejará la constancia respectiva.

Si el/la jerarca correspondiente estima fundadas las observaciones formuladas, se requerirá a la persona interesada que salve las mismas en el plazo de diez días bajo apercibimiento de archivar las actuaciones, salvo las disposiciones especiales al respecto.

No obstante lo establecido en el inciso precedente, si el escrito fuera un recurso, éste se tendrá por formalmente interpuesto.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.24 inc. final, R.29, R.38, R.42 inc. 2 y 3.
num. 1

Potestad de avocación del jerarca.
El/la superior jerárquico puede en cualquier momento, ordenar la elevación de las actuaciones a fin de avocarse a su conocimiento y su eventual decisión.

Asimismo puede disponer que en determinados asuntos o trámites, el subordinado/a se comunique directamente con él, prescindiendo de los órganos intermedios.


Intercambio de información.
Las dependencias podrán efectuar un intercambio permanente y directo de datos e información, para el mejor cumplimiento de sus servicios. Para ello podrá emplearse cualquier medio hábil de comunicación, sin más limitación que lo dispuesto en el artículo R. 70.


Soportes documentales.
Las actuaciones administrativas que se lleven a cabo en el curso del procedimiento administrativo se registrarán en soporte papel o electrónico. En caso de urgencia o imposibilidad de hecho podrá prescindirse transitoriamente de dicho registro; no obstante, dichas actuaciones deberán registrarse en la primera oportunidad posterior en que sea posible, salvo que se trate de actuaciones cuyos efectos se hayan agotado y respecto de las cuales la comprobación no tenga razonable justificación.

Siempre que en un trámite escrito se dicten órdenes verbales, el/la funcionario/a que las reciba deberá agregar, en la etapa del trámite en que se encuentre, la anotación correspondiente bajo su firma mediante la fórmula “De mandato verbal de ….”

Sección III
De los tipos documentales

Registro de las actuaciones administrativas.
Los procedimientos administrativos se sustanciarán por escrito a través de expedientes o formularios según lo establecido en los artículos siguientes.

La Administración propiciará el uso de soportes de información digitales a efectos de agilizar el procedimiento.


Comunicaciones administrativas.
Las comunicaciones escritas entre las distintas reparticiones de la Administración se realizarán por medio del oficio, la circular, el memorando y la nota, sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo R. 40.

El oficio es el documento utilizado cuando el órgano actuante debe dar conocimiento de sus resoluciones a otro órgano o formularle alguna petición para el cumplimiento de diligencias del procedimiento. Será objeto de numeración y registro por parte de la dependencia emisora.

La circular es el documento utilizado para poner en conocimiento del funcionariado órdenes o instrucciones de servicio, así como noticias o informaciones de carácter general. Se identificará a través de un número correlativo anual asignado por la dependencia emisora, la que asimismo procederá a su archivo.

El memorando es el documento que se emplea para las instrucciones y comunicaciones directas del/la jerarca a un/a subordinado/a, o de éste/a a aquél/aquella, o la comunicación entre oficinas para la obtención de datos o información en general. Los memorandos se identificarán por un número correlativo anual asignado por la unidad emisora. El/la receptor/a contestará a continuación del texto remitido el que devolverá al emisor.
Toda otra comunicación escrita no contemplada en este artículo se hará por nota.


Autenticidad de la documentación.
La documentación emergente de la transmisión a distancia, por medios electrónicos entre dependencias oficiales, constituye de por sí, documentación auténtica y hace plena fe a todos sus efectos en cuanto a la existencia del original transmitido.

Quien voluntariamente transmitiere a distancia un texto del que resulte un documento infiel, incurrirá en los delitos previstos por los artículos 236 a 239 del Código Penal, según corresponda (Ley 16.002 del 25 de noviembre de 1988, arts. 129 y 130).


Formación de expediente.
Se formará expediente con aquellos asuntos que se documentan por escrito siempre que sea necesario mantener reunidas todas las actuaciones para resolver. Se iniciará a instancia de persona interesada o por resolución administrativa, las que serán cabeza del mismo.

No se formará expediente con todos aquellos documentos que por su naturaleza, no tengan relación directa con un acto administrativo, ni sean necesarios para la sustanciación de un trámite. Especialmente quedan comprendidos en esta prohibición las circulares y los memorandos.

Tampoco se formará expediente con aquellos asuntos que se tramiten exclusivamente a través de formularios, sin perjuicio de la agregación de éstos a los expedientes que se formen.

En ningún caso se hará duplicado del expediente.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.49, R.50 inc. 2 y 3, R.76 in fine.
num. 1

Identificación y registro de expedientes.
Los expedientes se identificarán por un número único autogenerado por el sistema informático de expedientes en el momento de su creación, debiéndose identificar el asunto que trata la solicitud o expediente ingresando al sistema el descriptor que corresponda de conformidad con el lenguaje documental institucional.

Todos los expedientes y las notas que se inicien, así como sus posteriores movimientos, deben ser registrados en el sistema de expedientes vigente para su seguimiento.

Sin perjuicio de ello se deberán asentar los referidos movimientos en soporte papel o electrónico según corresponda.



El contenido de este artículo se encuentra recogido en el articulo R.35.


FuentesObservaciones
num. 1

Armado del expediente.
El expediente se formará siguiendo el ordenamiento de los documentos que lo integran, en forma sucesiva y por orden de fechas y unidos de forma de mantener su integridad física.


Registro de actuaciones en el expediente.
Toda actuación que se registre en soporte papel, deberá realizarse a continuación de la inmediata anterior. Cuando existan espacios en blanco, el registro de la actuación administrativa deberá efectuarse utilizando los mismos y sólo se añadirán nuevas hojas cuando no existan espacios disponibles. Se exceptúan de esta norma las Resoluciones definitivas.

Cuando una dependencia deba registrar el ingreso de un expediente, dicha registración se anotará en la misma hoja donde consta la última actuación registrando la fecha de recepción, bajo firma del/la funcionario/a receptor/a y aclaración.

En caso de quedar entre actuaciones espacios en blanco, los mismos se anularán mediante una línea cruzada.


Foliatura.
Toda pieza documental de más de una hoja deberá ser foliada en forma manuscrita o mecánica.

Cuando haya que enmendar la foliatura, se testará la existente y se colocará a su lado la que corresponda, dejándose constancia de ello, bajo la firma del/la funcionario/a que la realice, en nota marginal en la primera y última fojas objeto de la enmienda. Cuando se añadan actuaciones a un expediente se efectuará su foliatura correlativamente con la hoja que antecede, en forma tal que todo el expediente quede compaginado del modo establecido en el artículo anterior. Si la actuación viene acompañada de documentos, estos precederán a la misma y serán debidamente foliados.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto tácitamente por Res. IMM 9266/93 de 23/08/93, num. 1.


En todos aquellos trámites que se realizan ante esta Intendencia Municipal, en los que se exija la justificación de la edad o fecha de nacimiento de las personas, dicha prueba podrá efectuarse a través de la presentación de del Documento de Identidad vigente expedido por la Dirección Nacional de Identificación Civil.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto tácitamente por Res. IMM 9266/93de 23/08/93, num. 1º.


Asimismo, la justificación del domicilio real, en todos los trámites que se realizan ante esta Intendencia Municipal, se efectuará a través de la declaración jurada del interesado o representante legal, salvo aquellos casos en que la ley disponga de forma expresa su acreditación por otro documento.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto tácitamente por Res. IMM 9266/93 de 23/08/93, num. 1º.


La declaración jurada referida se realizará en un formulario tipo de la repartición involucrada, la que deberá ser firmada ante el funcionario receptor, y en la que constarán las responsabilidades penales correspondientes en caso de falsa declaración.


Integridad y piezas del expediente.
Todo expediente administrativo deberá ser adecuadamente unido de forma de asegurar su integridad, de conformidad con el procedimiento del Sistema de Archivos.

Cuando un expediente administrativo alcance a cien hojas se formará una segunda pieza o las que sean necesarias con las subsiguientes, que tampoco deberán pasar el número de cien, siempre que no quedaren divididos escritos o documentos que constituyan un solo texto, en cuyo caso se deberá mantener la unidad de los mismos, prescindiendo del número de hojas.

Las piezas correrán agregadas por cordón. Cada pieza llevará una carátula en donde se repiten las características del expediente y se indicará el número que le corresponde a aquélla.
La foliatura de cada pieza continuará la de la precedente.


Agregación de expedientes.
La agregación de expedientes sólo podrá efectuarse cuando así lo disponga el/la jerarca con cargo no inferior a Director/a de Servicio o aquellos/as funcionarios/as que la Administración autorice.

Dispuesta la agregación se incluirán las siguientes constancias:

a) en el expediente principal: “Conforme a lo dispuesto se agrega el expediente… (individualización del expediente agregado)… compuesto de… (Número) fojas”;

b) en el expediente que se agrega: ”Conforme a lo dispuesto con fecha … por… se agrega al expediente (individualización del expediente principal)”.

La agregación de expedientes se hará por cordón, precediendo al principal así como a los anteriormente agregados, los que conservarán sus respectivas carátulas y foliaturas.

Si la agregación por cordón de un expediente a otro, impidiera la normal sustanciación del que es agregado, se extraerá testimonio total o parcial de este último según lo necesario, agregándoselo al principal.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.65, R.66, R.68
num. 1

Desglose de expedientes y actuaciones.
Los desgloses sólo podrán efectuarse por decisión de quienes tengan la potestad de ordenar la agregación de expedientes, conforme a lo dispuesto por el artículo anterior.

Una vez dispuesto el desglose, se colocará una hoja de papel en el lugar ocupado por las actuaciones desglosadas, en la que se debe anotar la foliatura de las actuaciones que se separan sin alterar la del expediente. Para el desglose de expedientes o actuaciones, se asentarán las siguientes constancias:

a) en el expediente principal: “(fecha)…Conforme a lo dispuesto se desglosa… (indicación de la documentación que se desglosa) y se remite a (o se archiva en)…. (indicación del lugar donde se remitirá o se archivará la documentación desglosada)”;

b) en las actuaciones desglosadas: “(fecha)…En cumplimiento de lo dispuesto por….con fecha..…. en el expediente…… (individualización del expediente principal) se desglosa y se remite a (o se archiva en)… (indicación del lugar donde se remitirá o se archivará la documentación desglosada)”.


Procedimientos reiterativos y uniformes.
En los procedimientos reiterativos y uniformes se procurará que las dependencias actuantes establezcan en conjunto secuencias de actuaciones a seguir habitualmente y se propiciará el uso de formularios.


Formularios.
Los formularios se individualizarán por su denominación y la identificación de la dependencia emisora. Su diseño debe regirse por las pautas que establezca la dependencia responsable de la comunicación institucional.


Uso de fórmulas y prohibición de anotaciones.
Para facilitar la tramitación en las actuaciones administrativas podrán usarse sellos y fórmulas preestablecidas según lo disponga la dirección de la dependencia, pero en ningún caso se deberá escribir o hacer anotaciones en los márgenes de las actuaciones administrativas.


Publicación de avisos.
Toda vez que haya que justificar la publicación de avisos, éstos se recortarán y se pegarán en una hoja de papel, certificando el /la funcionaria/o que haga la agregación el número, fecha y nombre del diario o periódico a que pertenecen los avisos.

Capítulo III
De la sustanciación del Procedimiento Administrativo

Medidas provisionales.
Iniciado el procedimiento, la autoridad competente para resolverlo podrá adoptar las medidas provisionales que estime oportunas para asegurar la eficacia de la resolución que pudiera recaer, siempre que existieren elementos de juicio suficientes para ello.

No se podrán dictar medidas provisionales que puedan causar perjuicios graves o irreparables.


Impulsión de oficio.
La impulsión del procedimiento se realizará de oficio por los órganos intervinientes en su tramitación, a cuyos efectos la autoridad correspondiente practicará las diligencias y requerirá los informes y asesoramientos que correspondan, sin perjuicio de la impulsión que puedan darle las personas interesadas.

La falta de impulsión del procedimiento por las personas interesadas no produce la perención de las actuaciones. Si por causas imputables a dichas personas, un trámite queda paralizado por un término de treinta días, la Administración intimará su comparecencia en un plazo prudencial, que se fijará de acuerdo con la naturaleza del asunto. De no comparecer las personas interesadas y no mediando causa debidamente justificada, la Administración dejará la respectiva constancia y deberá continuar el procedimiento hasta su resolución.


Acto de oficio. Determinación de las personas a que refiere.
Cuando la autoridad administrativa disponga de oficio determinado acto individual y concreto, deberá indicar la persona o personas físicas o jurídicas a las cuales el acto se refiera, o en su defecto, los elementos necesarios para su debida identificación.


Terceros afectados por una solicitud.
Si de una solicitud resultara que su resolución pudiese afectar derechos o intereses de otras personas, se les notificará lo actuado, a efectos de que intervengan en el procedimiento para reclamar lo que les corresponda. En el caso de comparecer, estas personas deberán proceder de la misma forma que quienes presentaron la solicitud y tendrán sus mismos derechos.


Requerimiento de informes.
Todo/a funcionario/a cuando eleve solicitudes, proyectos o produzca informes, dictámenes etc., fundamentará su opinión en forma sucinta. Debe procurar no reiterar datos, no obstante puede hacer referencia a todo antecedente que permita esclarecer el asunto a resolver.

Cuando deba citar actuaciones del mismo expediente, citará la foja en que se encuentre la actuación respectiva. Suscribirá el informe con su firma habitual, consignando su nombre, apellido y cargo.


Requerimiento de informes técnicos.
En cualquier etapa de la sustanciación de un expediente podrá solicitarse el informe técnico que se estime necesario. El pedido de información deberá formularse indicándose concretamente las cuestiones que se consultan.

El/la funcionario/a que deba pronunciarse podrá devolver sin informe todo expediente en que no se señale con precisión el punto sobre el que se solicita su opinión.


Plazos para los informes técnicos.
Los/as funcionarios/as técnicos/as y asesores deberán expedir sus informes en un plazo de cinco días a partir de la recepción del expediente. Este plazo podrá extenderse hasta diez días por el/la funcionario/a consultado, con la debida fundamentación de la que se dejará constancia en el expediente. Cuando la complejidad del asunto lo justifique, dicho/a funcionario/a podrá solicitar una nueva prórroga a su superior/a jerárquico/a quien resolverá al respecto.

En caso de requerirse información adicional para emitir pronunciamiento, y siempre que ello pueda cumplirse sin necesidad de remitir el expediente, se hará saber directamente al/la consultante por el medio más rápido, haciéndose constar en el expediente, suspendiéndose el plazo por hasta cinco días.

Vencido el término, sin que se hubiere recibido la información adicional solicitada, el expediente será devuelto al consultante.


Impulsión simultánea.
Para dar al procedimiento la mayor rapidez, se acordarán en un solo acto todos los trámites que por su naturaleza admitan una impulsión simultánea, y se concentrarán en un mismo momento todas las actuaciones y medios de prueba pertinentes.


Resolución por acto único.
Cuando dos o más asuntos puedan ser resueltos por un mismo acto formal, se los sustanciará conjuntamente, salvo disposición contraria y fundada de quien corresponda.

Se exceptúan las situaciones en que ello pueda quebrantar los términos legales o reglamentarios que tenga la autoridad administrativa para sustanciar el trámite y pronunciarse. Los respectivos expedientes deben mantenerse unidos por cordón para garantizar su integridad.


Expedientes derivados.
Cuando de la tramitación de un asunto derive otro cuya sustanciación obste al principal, se expedirán los testimonios que corresponda o se harán los desgloses en la forma indicada por el artículo R. 48 con los que se formarán piezas que se tramitarán por separado.


Remisión de expedientes.
El envío del expediente de la dependencia actuante a otra dependencia sólo corresponderá cuando sea necesario el asesoramiento de ésta última o lo requiera el correspondiente procedimiento, y deberá hacerse con conocimiento expreso de los respectivos responsables.

La remisión de expedientes entre dependencias de distintos Departamentos de la Administración y de los Municipios podrá realizarse directamente cuando se trate de informaciones de rutina en que no sea necesaria una resolución o se requiera conocimiento expreso de su parte.

Los simples pedidos de informaciones o datos deberán realizarse a través de los tipos de comunicación establecidos en la presente reglamentación.


Recomposición por extravío de expediente.
Si en el transcurso de la tramitación de un expediente fuere necesaria su recomposición, se procurará acceder a las copias de las actuaciones sustanciales que cada una de las unidades intervinientes mantendrán identificadas por su número de expediente.


Convocatoria a las personas interesadas.
En cualquier etapa del procedimiento administrativo la dependencia donde se encuentre radicado el expediente podrá solicitar por cualquier medio idóneo la concurrencia de las personas interesadas, sus representantes o sucesores a cualquier título. El pedido de concurrencia se efectuará a los solos fines de una mejor instrucción del asunto, y de lo tratado o acordado se deberá dejar constancia en el expediente con la firma del/de la funcionario/a actuante y de las personas convocadas. La no concurrencia no aparejará ningún perjuicio a las personas interesadas ni eximirá a la Administración de resolver sobre el asunto en tiempo y forma.


Pruebas.
Los hechos relevantes para la decisión de un procedimiento administrativo podrán acreditarse por cualquier medio de prueba no prohibido por la ley. Las personas interesadas podrán ofrecer y solicitar su diligenciamiento en cualquier momento antes del dictado de la resolución definitiva. Dichos medios de prueba podrán rechazarse por resolución fundada, cuando se consideren inadmisibles, inconducentes o impertinentes. Las personas interesadas tienen derecho a controlar la instrucción de las diligencias probatorias; a tal efecto, la Administración les comunicará con antelación suficiente el lugar, fecha y hora en que se practicarán las mismas y les hará saber que podrá concurrir asistidos por técnicos.


Prueba testimonial.
En caso de tratarse de pruebas por testigos, el/la proponente tiene la carga de la comparecencia de los mismos en el lugar, fecha y hora fijados por la Administración. Si el/la testigo no concurriera sin justa causa, se prescindirá de su testimonio.


Intervención de peritos.
Las personas interesadas podrán proponer la designación de peritos a su costa, debiendo señalar los aspectos sobre los que éstos deberán expedirse.

Los gastos que ocasione el diligenciamiento de la prueba estarán a cargo de quien la solicite, pudiendo exonerarse a quien demuestre no tener medios económicos suficientes.


Vista previa.
Cuando de las actuaciones seguidas de oficio pueda resultar una consecuencia desfavorable para las personas interesadas, deberá dárseles vista por el término de diez días. Durante el mismo, éstas podrán efectuar descargos, presentar las correspondientes probanzas y articular su defensa, de conformidad con lo establecido en el artículo R. 66.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.84

Documentos secretos, confidenciales y reservados.
Los documentos o piezas podrán ser calificados como secretos, confidenciales o reservados.

Deberán considerarse como secretos aquellos documentos que contengan información que así fue calificada por la ley o por Decreto de la Junta Departamental.

La calificación de confidencial o de reservado solo podrá ser efectuada por el/la Intendente/a o por quienes ejerzan las facultades por él/ella delegadas.


Consulta del expediente en la oficina.
La exhibición de los expedientes administrativos a los fines de su consulta, será permitida en todos los casos, salvo con respecto a las piezas que posean carácter secreto, confidencial o reservado, y sólo se llevará a cabo en las respectivas oficinas de radicación de los mismos, bastando para ello la simple solicitud verbal de la parte interesada, de su apoderado/a constituido/a en forma o de su profesional patrocinante.

En el caso de que la solicitud se formule por un/a profesional, si su calidad de patrocinante no surgiere de las respectivas actuaciones, deberá previamente denunciarse por la parte interesada la existencia del patrocinio con indicación del/la profesional que lo haya tomado a su cargo, lo que podrá efectuar aquella por simple manifestación verbal, cuyos extremos se harán constar mediante anotación en el expediente.

El derecho a tomar vista de las actuaciones reconocido a la parte interesada o sus patrocinantes, comprende no sólo la facultad de revisar y leer las actuaciones, sino también la de copiar o reproducir por cualquier medio, todo o parte de ellas, sin el retiro de las mismas.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.85, R.86
art. 41
art. 42

Retiro del expediente.
El expediente podrá ser retirado de las dependencias de la Administración para su estudio por intermedio del/de la profesional patrocinante de la persona interesada. El término durante el cual el expediente puede permanecer fuera de la Administración no excederá de dos días hábiles, que podrán ser prorrogados por el mismo término, previa solicitud fundada de la parte interesada, no pudiendo dicha prórroga exceder en ningún caso el vencimiento legal para el cumplimiento de trámites o la evacuación de vistas. Al retirar el expediente el/la profesional patrocinante deberá firmar un recibo en forma.

Si tal retiro constituye un obstáculo para el trámite normal que se esté cumpliendo o un perjuicio cierto de los derechos de otras personas, el/la patrocinante podrá retirar el expediente al solo efecto de fotocopiarlo a su costa, debiendo devolverlo de inmediato.


Responsabilidad del diligenciamiento.
Los/las funcionarios/as que tengan a su cargo el diligenciamiento de las actuaciones serán directamente responsables de su tramitación, debiendo adoptar las medidas oportunas para evitar retrasos.


Vicios de procedimiento.
En cualquier etapa de la sustanciación la persona interesada podrá reclamar contra los vicios de procedimiento que puedan subsanarse antes de la resolución definitiva del asunto, en especial los que supongan paralización, incumplimiento de los plazos preceptivamente señalados u omisión de diligenciamiento. El reclamo debidamente fundado, con mención expresa de la norma infringida, deberá presentarse ante el/la jerarca del órgano, quien, previa vista a los/las funcionarios/as a cargo del trámite, dispondrá las medidas administrativas o disciplinarias pertinentes.



El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.63.


Capítulo IV
De la finalización
Sección I
Culminación del trámite

Toma de resolución.
Una vez concluida la sustanciación del expediente, la Administración deberá dictar resolución. En ningún caso el vencimiento de los plazos previstos a esos efectos eximirá a aquélla de su obligación de emitir un pronunciamiento.


Desistimiento de las personas interesadas.
Las personas interesadas podrán desistir de su gestión o renunciar a su derecho. Si estas fueren dos o más el desistimiento o la renuncia sólo afectará a aquellas que así lo hubieran formulado.
La voluntad de desistimiento o de renuncia podrá manifestarse por escrito o verbalmente, pero en todos los casos se dejará constancia de la misma en las actuaciones correspondientes.  En éste último caso la persona interesada deberá comparecer en la oficina donde esté radicado el asunto, en la que se procederá a asentar la constancia respectiva.
Si el asunto en trámite es de interés general, se seguirá el procedimiento de oficio.


Inacción de las personas interesadas.
Cuando vencidos los plazos estipulados en el artículo R. 54, la inacción de las personas interesadas impida a la Administración continuar la sustanciación del trámite, ésta deberá pronunciarse sin más sobre el fondo del asunto, con los elementos de juicio reunidos en el expediente.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.94

Archivo del expediente.
Terminada la tramitación del expediente, se procederá a su archivo en la dependencia donde se inició, acto que sólo podrá ser dispuesto por un/a jerarca con cargo no inferior a Director/a de Servicio o aquellos/aquellas funcionarios/as que la Administración autorice.

FuentesObservaciones
num. 5

Desarchivo de expediente.
Para el desarchivo de un expediente se requerirá la orden de un/a jerarca con cargo no inferior a Director de División o aquellos/as funcionarios/as que éste autorice.

FuentesObservaciones
num. 5
Sección II
Formalidades del Acto Administrativo

Motivación del acto administrativo.
Todo acto administrativo deberá ser motivado, explicándose las razones de hecho y de derecho que lo fundamentan. No son admisibles fórmulas generales de fundamentación, sino que deberá hacerse una relación directa y concreta de los hechos del caso específico en resolución, exponiéndose además las razones que con referencia a él en particular justifican la decisión adoptada.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.113

Estructura de la Resolución.
Las Resoluciones deberán comenzar mencionando el lugar y fecha de su emisión y constarán de una parte expositiva y una dispositiva, cuyas características se detallan a continuación.
La parte expositiva de la resolución debe contener:
1) un "visto" en el que se expone la cuestión que va a ser objeto del acto a dictarse;
2) uno o varios "resultandos", a continuación del "visto", en los que se expondrán los hechos que constituyan los antecedentes del acto de que se trate. En los reglamentos se podrá prescindir de los "resultandos";
3) uno o varios "considerandos" en los que se desarrollarán los fundamentos de derecho y doctrinas aplicables.
Los "considerandos" pueden ser sustituidos por un “ATENTO” en ciertos casos:  
a) cuando el acto sólo se  fundamenta con la cita de una o varias disposiciones legales o reglamentarias;
b) cuando se hagan constar una o varias opiniones emitidas en el expediente que constituye el antecedente del acto administrativo.
Cuando no exista ninguna cuestión de hecho ni de derecho puede prescindirse de los "resultandos" y de los "considerandos" y consistir la parte expositiva en un "visto" y un “ATENTO”.
La parte dispositiva de la resolución comenzará por un acápite que mencionará a la autoridad departamental o municipal que dicta el acto administrativo seguido por la expresión "resuelve". El texto de la parte dispositiva deberá ser numerado en ordinales.
Cuando el objeto de la resolución fuese la aprobación de un reglamento, podrá optarse entre:
a) la inserción del mismo, en forma íntegra, en uno de los numerales de la resolución, o
b) la transcripción por separado como anexo de ésta.
En cualquier caso, el texto del reglamento aprobado será estructurado en artículos.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.113.1, R.113.2, R.113.3, R.113.4, R.113.5

Numeración de las resoluciones.
Las resoluciones dictadas por las autoridades departamentales o municipales serán numeradas correlativamente en series anuales. Cada serie se iniciará con el número 1, y se caracterizará con el agregado de las dos últimas cifras del año correspondiente precedido por una barra oblicua.
Con excepción de las Resoluciones dictadas por el/la Intendente/a, a continuación y separado por otra barra oblicua, se añadirá el Código de Unidad de la dependencia emisora.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.113.6

Resoluciones en ejercicio de facultades delegadas.
Las resoluciones emitidas en ejercicio de facultades delegadas serán numeradas de la manera que se indica en el artículo anterior. Deberán indicar asimismo la correspondiente resolución delegatoria, y se reputarán a todos los efectos como dictadas por el órgano delegante.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.113.8

Resoluciones que imponen sanciones y multas.
En las resoluciones que impongan sanciones o multas se deberán incluir los siguientes datos:
a) en el caso de personas físicas se indicarán los nombres y apellidos del/de la infractor/a, el número de su cédula de identidad y su domicilio;
b) en el caso de personas jurídicas se indicará su denominación social, su naturaleza jurídica y su domicilio, así como su número de Registro Único Tributario (RUT) si correspondiere.


Expedición de testimonios de actuaciones en trámite o finalizadas.
La expedición de los testimonios de actuaciones en trámite o finalizadas que sean solicitados por las personas titulares de los respectivos expedientes o por sus representantes debidamente acreditados, deberá ser autorizada por el/la Secretario/a General, por los/las Directores/as Generales de los Departamentos y por los/las Alcaldes/as, o por quienes ellos designen.
En todos los casos deberá indicarse en forma específica la oficina ante la cual serán presentados.

FuentesObservaciones
num. 1
R.99
num. 1

Expedición de testimonios de acuerdo al Artículo 166 del Código General del Proceso.
Los testimonios de documentos o actuaciones administrativas que se expidan en cumplimiento del artículo 166 del Código General del Proceso deberán ser solicitados por escrito y sólo podrán ser autorizados por el/la Secretario/a General, por los/las Directores Generales de los Departamentos y por los/las Alcaldes/as o por quienes ellos designen. Tanto en la solicitud como en el testimonio que se expida deberá indicarse en forma específica, la dependencia ante la cual será presentado este último.

Nota:

El artículo 166 del Código General del Proceso establece lo siguiente:
"Art. 166. Documentos en oficinas públicas. La parte que quiera servirse de un documento que se encuentre en una oficina pública, podrá solicitarlo por intermedio del Tribunal. El abogado o el procurador de la parte podrá también requerir directamente testimonio o facsímil autenticado del mismo, especificando el proceso al que se destina.
En caso de que el requerido se negare, invocando una causa de reserva, se estará a lo que decida el Tribunal al respecto."


DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto tácitamente por Res. IMM 9266/93 de 23/08/93, num. 1º.


El Servicio Central de Notificaciones tendrá a su cargo la notificación de los actos previstos por el artículo 85 de la presente Sección.

Las notificaciones concernientes a los funcionarios se efectaurán en la forma prevista por el artículo D.71 del Volumen III del Digesto Municipal. Si se encontraren en el cumplimiento de sus funciones serán notificados personalmente en la dependencia donde prestan servicios. Fuera de estos casos, serán notificados en la forma prevista en esta Sección, con excepción de los que revistan en el Departamento de Hoteles, Casinos y Turismo.



El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.97.2.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.108.


FuentesObservaciones
num. 4
num. 1
num. 2

Expedición de testimonios de actuaciones secretas, confidenciales o reservadas.
No podrá expedirse testimonio de actuaciones secretas, confidenciales o reservadas durante el período en que las mismas están declaradas o calificadas como tales de conformidad con el artículo R. 70.


DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto tácitamente por Res. IMM 9266/93 de fecha 23/08/93, num. 1.


Todas las dependencias municipales con excepción del Departamento de Hoteles, Casinos, y Turismo, remitirán al Servicio Central de Notificaciones en un plazo máximo  de 3 (tres), días hábiles siguientes a la fecha de la resolución o acto administrativo a notificar, las actuaciones con que deban ser practicadas las notificaciones.

Las mismas se compondrán de formulas impresas en juego por triplicado, correspondiendo cada una de ellas a la denominación " ACTUACIÓN, CONTROL Y CEDULON ", tal como se establece en los artículos R. 96. 1 y siguientes.


DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto tácitamente por Res. IMM 9266/93 de fecha 23/8/93, num. 1º.


El Servicio de Inspección General una vez recibido el formulario de notificación en tiempo y forma conjuntamente con la relación ordinal cuya copia sellada y firmada oficirá de recibo, dispondrá de un plazo máximo de 10 días hábiles contados a partir del siguiente de recibido el formulario para su diligenciamiento, devolviendo antes del undécimo día hábil la vía de actuación del formulario.



El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.92.


Capítulo V
De las notificaciones

Dependencias notificadoras.
Las notificaciones se realizarán a través de la Oficina de Notificaciones. Quedan exceptuadas de esta disposición:

a) las notificaciones que se estimen de carácter reservado en los sumarios administrativos, las cuales serán cumplidas por la dependencia jurídica competente;

b) las notificaciones correspondientes a trámites de adquisiciones, las que serán cumplidas por el Servicio de Compras u otras dependencias que corresponda de la Administración;

c) las notificaciones correspondientes a funcionarios/as que están prestando funciones;

d) las notificaciones en los locales nocturnos que realiza el Servicio Central de Inspección General en el marco de su competencia.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.97, R.97.7, R.98.7.1
num. 1
R.97, R.97. 7, R.97.19, R.98.7.1
num. 1
num. 1
R.84, R.86, R.96,
num. 1


El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.99.



Formularios de notificación y plazos.
Todas las dependencias remitirán a la Oficina de Notificaciones en un plazo máximo de tres días hábiles siguientes a la fecha de la resolución o acto administrativo a notificar, las actuaciones con que deban ser practicadas las notificaciones. A tal efecto emplearán un formulario impreso compuesto de tres vías del mismo tenor, respectivamente denominadas Actuación, Control y Cedulón.

FuentesObservaciones
num. 5

Destino de las vías del formulario de notificación.
Cada dependencia remitirá a la Oficina de Notificaciones los formularios impresos por triplicado conjuntamente con la relación de las notificaciones a realizar, con copia de ésta, que contengan las resoluciones o actos administrativos que deben notificarse. Dichos formularios conformados por tres vías contendrán los siguientes enunciados:

a) Vía de Actuación: la que será devuelta una vez efectuada la notificación y que deberá adjuntarse al expediente por parte del Servicio remitente;

b) Vía de Control: quedará archivada en la Oficina de Notificaciones por orden de dependencia remitente y fecha;

c) Vía Cedulón: se entregará al/a la destinatario/a del acto a notificar.


Contenido del formulario de notificación.
Las tres vías del formulario de notificación deberán contener obligatoriamente los siguientes datos, sin perjuicio de las características, menciones y notas que correspondan a cada vía según su distinto fin:

1) Nombre de la dependencia remitente y sello de la misma;

2) Número de expediente;

3) Nombre y apellidos de las personas a notificar;

4) Domicilio donde efectuar la notificación;

5) Fecha de expedición de la notificación;

6) Fecha, número, transcripción del texto y firmas de la resolución u otro acto administrativo a notificar;

7) Establecer si se adjunta fotocopia de la resolución u otro acto administrativo a notificar;

8) Visto bueno de la Dirección de la Oficina remitente;

9) Sello de la Oficina de Notificaciones.


Documentación adjunta al formulario de notificación.
Los formularios de notificación serán remitidos diariamente por las dependencias a la Oficina de Notificaciones acompañados de:
a) Fotocopia de la Resolución u otro acto administrativo a notificar, si corresponde; en caso de Resoluciones de mero trámite se admitirá la transcripción del texto en las tres vías del formulario;

b) Relación ordinal conteniendo:
1) dependencia,
2) fecha de remisión,
3) nombre y domicilio de las personas a notificar,
4) número de la Resolución o del acto a notificar,
5) número de expediente,
6) cantidad y numeración de los formularios remitidos.

La Oficina de Notificaciones devolverá a las respectivas dependencias la copia de la referida relación ordinal como constancia de recibo.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.98, R.98.2
num. 1
R.98, R.98.2
num. 1
num. 4
num. 1
R.96.1, R.96.3

Plazo para el diligenciamiento de la notificaciones.
Una vez recibido el formulario de notificación en tiempo y forma, la Oficina de Notificaciones dispondrá de un plazo máximo de 15 (quince) días hábiles a partir del día siguiente de recibido el formulario para su diligenciamiento, devolviendo a la dependencia remitente la vía Actuación del formulario antes del decimosexto día hábil con un procedimiento similar al de su recepción.

Las notificaciones que no se efectúen a través de la Oficina de Notificaciones deberán practicarse dentro de los 10 (diez) día hábiles siguientes a la fecha del acto a notificar.


Notificaciones de urgente diligenciamiento.
Exceptúanse de lo dispuesto en el artículo anterior aquellas notificaciones que dado el carácter especialísimo de su contenido, deban efectuarse en plazos más breves o en forma inmediata, lo cual deberá estar establecido expresamente en la propia Resolución o acto administrativo objeto de la notificación. A tal fin dichas notificaciones deberán señalarse con la mención de "urgente diligenciamiento", debiendo la Oficina de Notificaciones devolverlas diligenciadas a la dependencia remitente, a más tardar dentro de las cuarenta y ocho horas siguientes a la recepción de los formularios correspondientes.


Plazos vencidos para el diligenciamiento de las notificaciones.
Si al undécimo día de haber sido entregados los formularios a la Oficina de Notificaciones, la dependencia remitente no hubiese recibido confirmación de que la notificación fue cumplida, la reclamará de inmediato debiendo recibir dicha confirmación el primer día hábil siguiente a la reclamación con las notificaciones cumplidas; de lo contrario comunicará el hecho a la Dirección superior de la cual depende la Oficina de Notificaciones.

Cuando la remisión de los recaudos por las oficinas respectivas no se ajustare al plazo previsto en el artículo R.87 la Oficina de Notificaciones dará cuenta del hecho a la Dirección superior de la cual dependa, sin perjuicio de cumplir la diligencia de notificación.


Formas de notificación.
Las notificaciones se practicarán:

1) personalmente en la dependencia que deba realizarlas;

2) personalmente en el domicilio de la persona interesada;

3) por telegrama colacionado;

4) por publicaciones en el Diario Oficial;

5) por correo electrónico, carta certificada con aviso de retorno, télex, fax, o por cualquier otro medio idóneo que proporcione certeza en cuanto a la efectiva realización de la diligencia, su fecha, y la persona a la que se ha practicado.


Resoluciones y actos administrativos que se notifican personalmente.
Serán notificados personalmente:

a) Las Resoluciones definitivas dictadas por la Administración;

b) Las Resoluciones que confieran vista o pongan de manifiesto una o más actuaciones;

c) Todas aquellas que causen gravamen irreparable;

d) Las Resoluciones y demás actos administrativos cuya notificación se disponga expresamente.


Formalidades de la notificación practicada personalmente.
Cuando la notificación se practique personalmente, se entregará copia de la Resolución dictada y se dejará constancia de ello en el expediente, con inclusión de la fecha en que se practicó, bajo firma del notificador.

Toda notificación será firmada por la persona a notificar.

En caso de que no supiera o no pudiera firmar, o se negare a hacerlo, se dejará constancia de ello, practicándose la misma.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.97.9
num. 1
R.97.9, R.97.11, R.97.12
num. 1
R.88, R.90, R.91
art. 57
art. 58

DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto por Res.IMM 9266/93 de fecha 23/08/93 num. 1


Los Servicios respectivos, luego de transcurridos 30 (treinta) días de la notificación a los infractores da las resoluciones  sancionatorias que impongan multas y sin que halla mediado pago, deberán enviar inmediatamente el testimonio a la Unidad Multas y Reposiciónes del Departamento Jurídico, a fin de iniciar el juicio ejecutivo pertinente, dejando constancia en el expediente que se ha expedido el referido testimonio. A partir de este momento, el Servicio queda inhabilitado para efectuar el cobro de la multa. 


Notificaciones a domicilio.
Las notificaciones a domicilio se practicarán en el domicilio constituido de la persona interesada, independientemente del ocupante real del mismo. Cuando no se hubiese constituido domicilio se efectuarán en el domicilio real.

Las notificaciones a comerciantes, cuando se trate de actos administrativos relacionados con el local en que tiene asiento el comercio o que estén relacionados con el giro de éste, podrán verificarse en el lugar donde aquellos tengan su establecimiento principal.


DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto por Res.IMM 9266/93 de fecha 23/08/93, num.1º.


Cada Servicio remitirá al Servicio de Inspección General los formularios impresos por triplicado y escritos a máquina, conjuntamente con la relación de las notificaciones a realizar, (con copia), que contenga las resoluciones o actos administrativos deben notificarse. Dichos formularios están conformados por tres vías (original y dos copias) las que contienen los siguientes enunciados:

1) vía de actuación: la que será devuelta una vez efectuada la notificación y que deberá adjuntarse por el servicio remitente al expediente;

2) vía de control: quedará archivada en el Servicio de Inspección General por orden de dependencia, remitente y fecha;

3) vía de cedulón: se entregará al destinatario del acto a notificar.

 



El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.89.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.90.



DEJADO SIN EFECTO

El contenido de este artículo había sido recogido en el artículo R.98.3 a partir de la Res. IMM Nº 9266/93 de 23/08/93. Fue dejado sin efecto tácitamente a partir de la aprobación de la Res. IM Nº 4484/10 de 27/9/10, num. 4.


La entrega de las actuaciones al Servicio Central de Notificaciones se efectuará diariamente bajo recibo que otorgará el Servicio, en la copia de la referida Relación Ordinal.



El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.93.



DEJADO SIN EFECTO

El contenido de este artículo había sido recogido en el artículo R.98.5 a partir de la Res. IMM Nº 9266/93 de 23/08/93. Fue dejado sin efecto tácitamente a partir de la aprobación de la Res. IM Nº 4484/10 de 27/9/10, num. 4.

 


Si la expedición de los recaudos por las oficinas respectivas no se ajustare al plazo previsto en el art. R.85.1, el Servicio Central de Notificaciones dará cuenta del hecho a la División Administración de Personal del Departamento Administrativo en un informe mensual, sin perjuicio de cumplir la diligencia de notificación.

Si al décimo primer día de haber sido entregado los recaudos al Servicio Central de Notificaciones, no hubiere sido devuelto el correspondiente a la oficina de origen, esta lo reclamará de inmediato y si aquél no fuere recibido el primer día hábil siguiente a la reclamación con las notificaciones cumplidas, la oficina remitente tomará nota de la omisión y comunicará el hecho a la División Administración de Personal del Departamento Administrativo.

 


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res. IMM 9266/93 de 23/08/93, num. 1º.


Para el cumplimiento de las notificaciones el Departamento de Montevideo quedará dividido en 19 (diecinueve) Zonas, cuyos límites coincidirán con los de las actuales Secciones Judiciales, quedando facultada la Dirección del Servicio a subdividirlas en cuantas crea conveniente de acuerdo con las necesidades que se observen durante el funcionamiento efectivo de la oficina.


Formalidades de la notificación a domicilio.
En las notificaciones a domicilio se cumplirán las siguientes formalidades:

1) la persona que reciba el Cedulón y copia de la Resolución, firmará la diligencia (las 3 vías) conjuntamente con el/la funcionario/a actuante;

2) si no supiera o no pudiera firmar, se dejará constancia en la actuación y se le entregará Cedulón bajo firma del/de la funcionario/a actuante;

3) si la persona se negase a firmar o a recibir el Cedulón se dejará constancia de ello en las tres (3) vías bajo firma del/de la funcionario/a actuante, y se dejará el Cedulón correspondiente colocándolo debajo de la puerta, portón o lugar visible del inmueble, quedando cumplida la notificación mediante este acto;

4) si la persona a notificar no se encontrase en su domicilio la notificación se practicará con las mismas formalidades que los numerales anteriores con una persona de la casa mayor de edad;

5) si no se hallare nadie en el lugar indicado para la notificación, se procederá de igual manera que en el caso que la persona se negase a firmar.


DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto tácitamente por Res.IM Nº 4209/12 de fecha 01/10/12, num. 5.


El Servicio de Servicios Internos del Palacio tendrá a su cargo la notificación de los actos previstos por el Artículo R.97.3 de la presente Sección. Las notificaciones concernientes a los funcionarios se efectuarán en la forma prevista por los Artículos D.60 del Volumen III del Digesto y R.98.7.1 de la Sección VIII.II de este Capítulo.



El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.94.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.94.1.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.88.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.91.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.92.




El inciso segundo de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.86, literal d).




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.99.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.95.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.97.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.95.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.95.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.100.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en los artículos R.94 y R.101.1.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.101.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.101.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.96.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.110.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.111.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.112.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.113.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.86.



Notificaciones a funcionarios.
En el caso de notificaciones a funcionarios/as que se hallaren prestando funciones, el Departamento de Gestión Humana y Recursos Materiales o quien haga sus veces, remitirá al/la responsable de Unidad, un aviso de notificación por medio informático. El/la responsable de Unidad imprimirá la resolución en duplicado y los formularios “Cedulón” y “Actuación”, entregando al/a la funcionario la vía “Cedulón” y copia de la Resolución, debiendo éste firmar la vía “Actuación”, la que se devolverá al Departamento referido. De no hallarse prestando funciones la notificación se realizará en el domicilio constituido, con las mismas formalidades establecidas en el artículo precedente.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.98.7.1


El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.89.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.90.



DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto por Res.IM 4484/10 de fecha 27/9/10, num. 4.


La entrega de las actuaciones al Servicio de Inspección General se efectuará diariamente bajo recibo que otorgará el Servicio, en la copia de la referida Relación Ordinal.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto tácitamente por Res.IM Nº 4209/12 de 01/10/12, num. 5.


Las dependencias remitirán un listado en duplicado en el cual estén individualizados todos los expedientes o formularios de “Actuación por Cedulón”, ellos sean (Vía 2) o (Vía 3) para su contralor, la que cumplirá la función de control-recibo para la dependencia notificante y para el Sector de Expedición y Correo del Servicio Servicios Internos del Palacio. Dicho Sector recibirá bajo firma-recibo de sus funcionarios en el listado ya mencionado luego de controlados los elementos físicos con los elementos que figuran en la misma. Una vía será devuelta en el momento a la dependencia notificante y la otra queda en poder del Sector de Expedición y Correo para realizar el control de cumplimiento de la notificación.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto tácitamente por Res.IM Nº 4209/12 de 01/10/12, num. 5.
 


Las notificaciones podrán realizarse directamente por los funcionarios del Sector Expedición y Correo o por intermedio de las empresas que hubieren sido contratadas al efecto, en cuyo caso deberá constar claramente la razón social de dicha empresa e identificarse nombre, apellido y cédula de identidad de la persona física dependiente de la misma, que realiza la notificación.



El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.93.



DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto por Res.IM 4484/10 de 27/09/10, num. 4.


Si la expedición de los recaudos por las oficinas respectivas no se ajustare al plazo previsto en el art. R.97.5 , Servicio de Inspección General dará cuenta del hecho a la División Servicio Generales del Departamento de Recursos Humanos y Materiales en un informe mensual, sin perjuicio de cumplir la diligencia de notificación.

Si el décimo primer día de haber sido entregado los recaudos al Servicio de Inspección General, no hubiere sido devuelto el correspondiente a la oficina de origen, esta lo reclamará de inmediato y si aquél no fuere recibido el primer día hábil siguiente a la reclamación con las notificaciones cumplidas, la oficina remitente tomará nota de la omisión y comunicará el hecho a la División Servicio Generales del Departamento de Recursos Humanos y Materiales.


DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto por Res.IM 4484/10 de fecha  27/09/10 num. 4.


El cumplimiento de las notificaciones se realizará a través de los notificadores asignados a cada Centro Comunal Zonal.


DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto por Res.IM 4484/10 de fecha 27/09/10 num. 4.


La Administración podrá disponer que las notificaciones a domicilio en las zonas rurales se practiquen por intermedio de la policía.



El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.98.



Alegatos o descargos.
En las diligencias de notificación no podrán efectuarse alegatos ni manifestaciones de la persona notificada, salvo que ello haya sido debidamente autorizado en la resolución o acto administrativo objeto de la notificación.


Formalidades de la notificación practicada por telegrama.
Las notificaciones por telegrama colacionado se realizarán en dos ejemplares: uno se entregará a la persona interesada y otro se agregará al expediente. En ambos ejemplares se transcribirá íntegramente la parte dispositiva del acto. La constancia de la entrega del telegrama colacionado determinará la fecha de la notificación, y se agregará a las actuaciones.


Formalidades de la notificación practicada por el Diario Oficial.
Cuando corresponda notificar un acto administrativo y se desconozca el domicilio de la persona a notificar, se la tendrá por notificada mediante publicación íntegra de la parte dispositiva del acto en el Diario Oficial durante tres días consecutivos. Dicha publicación se acreditará según lo expresado en el artículo R.52.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.97.15 y R.97.16
num. 1
R.93, R.94
art. 55

Formalidades de la notificación practicada por correo electrónico.
La notificación por correo electrónico podrá practicarse en aquellos casos en que la persona interesada hubiere prestado la previa conformidad que se expresará por escrito en la actuación correspondiente, de la cual dejará constancia el/la funcionario/a de la dependencia que la recabe.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.97.14 inc. 2º.
Capítulo VI
De los plazos

Plazos para la impulsión del trámite.
Las providencias del trámite, deberán dictarse en el término máximo de tres (3) días a contar del siguiente al de la recepción del documento o expediente por parte de la dependencia actuante.

Las diligencias o actuaciones ordenadas se cumplirán dentro del plazo máximo de cinco (5) días, el que podrá ampliarse, a solicitud fundada del/de la funcionario/a actuante, por cinco (5) días más.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R. 111

Cómputos de los plazos.
Todos los plazos a que se refiere la presente reglamentación se contarán siempre a partir del día siguiente a aquel en que tenga lugar la notificación o publicación del acto de que se trate.

Cuando dichos plazos se señalen por días, se entenderá que se trata de días hábiles, considerándose tales los días en que funcionan las dependencias de la Administración. Si el plazo se fija en meses, éstos se computarán de fecha a fecha. Si en el mes del vencimiento no hubiese día equivalente a aquel en que comienza el cómputo, se entenderá que el plazo expira el último día del mes. Si el plazo se fija en años, se entenderán años naturales en todos los casos.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.109


El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.99.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.100.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.101.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el art. R.102, inc. 1º.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el art. R.102, inc. 2º.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.103.



DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto por Res.IMM 9266/93 de fecha 23/08/93, num. 1.


Todas las dependencias municipales procederán cada cinco años a la revisión de los archivos, retirando de los mismos las actuaciones y materiales que por razones de tiempo o por su propia naturaleza hayan perdido todo valor o importancia, y sobre las que exista seguridad de que no servirán como antecedentes para actuaciones futuras.


DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto por Res.IMM 9266/93 de fecha 23/08/93, num. 1.


A tal efecto, los Directores de Servicios, Unidades, Areas u otras reparticiones similares que tengan a su cargo material de archivos en condición de ser eliminado, lo remitirán al Servicio de Imprenta, para su posterior destrucción.


DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto por Res.IMM 9266/93 de fecha 23/08/93, num. 1.


Todas las actuaciones o materiales que se extraigan de los archivos serán inventariados en dos vías, de las cuales una quedará en la repartición remitente, y la otra, conjuntamente con el material, se mandará al Servicio de Imprenta.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res. IMM 9266/93 de 23/08/93, num. 1.


Recibidos por parte de este último Servicio los expedientes o material documental, se procederá a su destrucción por los medios técnicos que se consideren más apropiados y en condiciones que hagan imposible su utilización futura. Esta operación se hará en presencia de Escribano Público que labrará acta de la misma, la que quedará en el Servicio de Escribanía.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res. IMM 9266/93 de 23/08/93, num. 1.


La comercialización del material a que se hace mención en los artículos precedentes, se practicará por parte de la Sección Contabilidad del Servicio Central de Almacenes, contándose a tal efecto con la colaboración de un delegado de Contaduría General.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res. IMM 9266/93 de 23/08/93, num. 1.


Exceptúase de lo dispuesto en el presente Capítulo aquellos expedientes o material documental archivados que, aún no siendo de utilidad práctica para la Intendencia Municipal de Montevideo, por su valor histórico o artístico, existan razones que den mérito a su conservación, en cuyo caso serán enviados al Departamento de Cultura, el cual, luego de valorar tales extremos, procederá a la remisión de los que considere justificados, al Archivo General de la Nación.


Vencimiento de los plazos.
Los plazos vencen en el último momento hábil del horario de la oficina del día respectivo.

Los términos o plazos administrativos que vencieren en día feriado se extenderán hasta el día hábil inmediato siguiente (Ley 12.243, de 20 de diciembre de 1955, apartado 2; Ley 15.869 de 22 de junio de 1987, art.10).

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.110

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 3.


Los Directores de Servicios, Unidades u otras reparticiones que tengan a su cargo material de archivo en las condiciones referidas en el inciso primero del artículo anterior, deberán solicitar asesoramiento técnico al Archivo de la Ciudad de Montevideo a tales efectos.

Si así no lo hicieren, será de su responsabilidad todo eventual menoscabo en su integridad, del que resulte pérdida de información.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 4.


Cada Servicio, Unidad u otra Repartición con el asesoramiento a que se refiere el artículo anterior, evaluará las actuaciones o materiales que posea, discriminando los que proceda conservar, de aquellos que corresponda eliminar. Estos últimos serán enviados a tales efectos al Servicio de Imprenta y Reproducciones, acompañados de Inventario de Eliminación en tres vías: la primera para el propio Servicio; la segunda para el Archivo de la Ciudad de Montevideo y la tercera para el Servicio de Imprenta y Reproducciones.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 2.

 


Recibidos por parte del Servicio de Imprenta y Reproducciones, se procederá a la destrucción de aquéllos que sean representativos de valores o que por sus características (referencias personales, etc.), hagan inconveniente su mantenimiento. La destrucción se hará por los medios técnicos que se consideren apropiados, en condiciones que hagan imposible su utilización futura y en presencia de Escribano designado a tal efecto por el Servicio de Escribanía, quien labrará acta de todo el procedimiento.

Fuera de las situaciones antedichas, el material de desecho podrá ser vendido para su reciclaje o donado a entidades sin fines de lucro. En tales situaciones, el material deberá ser retirado del Servicio de Imprenta y Reproducciones, bajo el control de la Unidad Auditoría.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 2.


Exceptúase de lo dispuesto en el Art. R.104, a la documentación para la cual la normativa nacional estableciere otro plazo de conservación.

La documentación respaldante de los pagos de facturas de tributos y tarifas departamentales (talonarios), así como la emitida por el Servicio de Tesorería no referida a egresos, será enviada oportunamente al Archivo de la Ciudad de Montevideo y eliminada una vez transcurridos dieciocho (18) meses desde su ingreso.

Asimismo, el Servicio Médico podrá proceder a la destrucción de los Carnés de Salud que no hayan sido retirados por sus titulares, así como las respectivas fichas, al término del plazo de su vigencia.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res. IM 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


El Archivo de la Ciudad de Montevideo, creado por Resolución No. 816/02 de 4 de marzo de 2002, está integrado por el conjunto de documentos que configuran el patrimonio documental de la Intendencia.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 1º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


A los efectos de este reglamento, se entiende por  “documento” toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material incluidos los soportes informáticos.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 2º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM  Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Los documentos que forman el patrimonio documental de la Intendencia pueden tener la siguiente procedencia:

a) documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las dependencias,

b) documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en relación con la gestión de la Intendencia,

c) documentos reunidos en colecciones privadas en distintos soportes,

d) toda otra documentación adquirida mediante compra-venta, legado o donación.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 3º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Son objetivos del Archivo de la Ciudad de Montevideo :

a) poner el patrimonio documental de la Intendencia a disposición de los habitantes del Departamento, facilitando su consulta y fomentando su difusión mediante exposiciones, publicaciones, charlas, conciertos y demás actividades.

b) procesar con tratamiento archivístico toda la información contenida en los documentos que recibe.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 4º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res. IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Son cometidos del Archivo de la Ciudad de Montevideo:

a) definir las directivas y criterios para la evaluación – selección – expurgo, organización, conservación y descripción de todos los documentos pertenecientes al patrimonio documental de la Intendencia,

b) clasificar, organizar y custodiar los documentos,

c) establecer las condiciones de acceso a la documentación,

d) adoptar las medidas necesarias para la restauración de los documentos deteriorados,

e) promover la realización de actividades conjuntas con otras instituciones nacionales o internacionales,

f) evitar la duplicación de documentación y la creación de documentos auxiliares en los archivos de gestión que dificulten el desarrollo de la actividad cotidiana y que ocupan espacio innecesario.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 5º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Para el cumplimiento de sus cometidos el Archivo de la Ciudad de Montevideo contará con áreas técnicas, las cuales reunirán las condiciones necesarias que garanticen la buena conservación de los documentos.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 6º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Todo documento que se encuentre en las condiciones previstas en el primer inciso del articulo R. 104 del Volumen II del Digesto Departamental deberá ser remitido al Archivo de la Ciudad de Montevideo para su proceso técnico.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 7º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Los documentos remitidos deberán estar foliados, ordenados y sin duplicados; en caso contrario serán devueltos. Las dependencias remitentes serán las responsables de su traslado, coordinando con el Archivo de la Ciudad de Montevideo su remisión.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 8º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


El Archivo de la Ciudad de Montevideo deberá cotejar los documentos remitidos en el plazo máximo de 15 días hábiles a partir de su ingreso, pudiendo prorrogarse dicho plazo previa autorización del Centro de Formación y Estudios (ex- Instituto de Estudios Municipales).

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 9º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


La recuperación de los documentos será realizada en el Archivo de la Ciudad de Montevideo, salvo que éste no contase con el equipamiento adecuado, situación en la cual se solicitará apoyo externo.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 10º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Habrá una Comisión de Selección y Valoración, que estará integrada por: el Director del Centro de Formación y Estudios (ex- Instituto de Estudios Municipales) quien la presidirá; un delegado del Departamento de Gestión Humana y Recursos Materiales; un delegado de la División Asesoría Jurídica; un delegado de la Contaduría General, un delegado de la Universidad de la República y un delegado del Archivo de la Ciudad de Montevideo quien tendrá a su cargo la secretaria de la Comisión.

Esta Comisión establecerá las pautas para la evaluación, selección y expurgo de los documentos de la Intendencia, de conformidad con la normativa vigente en materia de conservación de documentos.

Para el cumplimiento de sus funciones la Comisión podrá requerir los asesoramientos que estime convenientes.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 11º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 6.


El Archivo de la Ciudad de Montevideo determinará los distintos subfondos documentales producidos por los Servicios, Unidades u otras reparticiones para su clasificación.

A tal efecto, cada dependencia deberá respetar el Principio de Procedencia de los documentos, entendiéndose por éste, el principio por el cual todo documento deberá ser archivado en el lugar donde se originó.

FuentesObservaciones
num. 6
num. 1
num. 2
num. 1
art. 12º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


El Archivo de la Ciudad de Montevideo aplicará a los documentos recibidos todas las operaciones técnicas necesarias para su correcta descripción, a fin de lograr una rápida localización de la información contenida en ellos.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 13º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Los documentos conservados en el Archivo de la Ciudad de Montevideo son públicos, pudiendo ser consultados por las dependencias y público en general, con la sola limitación de su estado de conservación o que hayan sido declarados de carácter secreto, confidencial o reservado (artículo R. 88 del Volumen II del Digesto Departamental).

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 14º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Cuando por su naturaleza o estado de conservación resulte recomendable no consultar los documentos originales, el Archivo de la Ciudad de Montevideo procederá a la reproducción de la información contenida en ellos por los medios que considere adecuados.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 15º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Las dependencias podrán solicitar en carácter de préstamo y para el cumplimiento de sus cometidos, los documentos custodiados en el Archivo de la Ciudad de Montevideo.

El documento prestado será devuelto en el mismo estado de conservación en que fue retirado, en el plazo máximo de dos meses, pudiendo ampliarse dicho plazo a juicio del Centro de Formación y Estudios en situaciones excepcionales debidamente justificadas por el jerarca de la dependencia solicitante.

Vencido el plazo establecido sin que se haya devuelto el documento dado en préstamo, el Archivo de la Ciudad de Montevideo informará tal circunstancia a la Dirección del Centro de Formación y Estudios, a fin de que éste intime su devolución y ponga los hechos en conocimiento de la Superioridad.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 16º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Fuera del caso previsto en el artículo anterior, los documentos custodiados en el Archivo de la Ciudad de Montevideo podrán ser retirados únicamente en las siguientes situaciones:

- cuando sean solicitados por dependencias judiciales o por cualquier otro organismo público, mediando petición fundada;

- a los efectos de su reproducción o restauración;

- para la realización de exposiciones.

El Archivo de la Ciudad de Montevideo controlará el reintegro de la documentación en iguales condiciones en que fuera entregada y dentro del plazo acordado al otorgarse la autorización correspondiente.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 17º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


 Denomínase “Espacio Cultural Ciudadano” al ámbito de exposiciones y eventos creado por la Resolución No. 4066/03 de 6 de octubre de 2003.

 Los interesados en acceder al uso de este espacio deberán presentar su solicitud por escrito ante el Archivo de la Ciudad de Montevideo, adjuntando curriculum vitae e inventario de las obras a exponer o especificando las características del evento a realizar.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 18º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


El Archivo de la Ciudad de Montevideo establecerá sus procedimientos internos de funcionamiento y de atención al público, de los que dará la debida difusión.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 19º de la reglamentación.

Prórroga de los plazos.
Los plazos exclusivamente reglamentarios, esto es, que no fueren impuestos por una norma constitucional o legal, la Administración podrá prorrogarlos a petición de las personas interesadas, siempre que ello no perjudique derechos de terceros.

Si la Administración no se expidiera sobre la solicitud de prórroga en el plazo de tres (3) días, se reputará concedida.

Podrá solicitarse prórroga por una sola vez y en ningún caso ésta excederá de la mitad del plazo original.


Fiscalización de términos y plazos.
En todos los casos, los/las Jefes/as o Encargados/as de las dependencias u oficinas, deberán fiscalizar si se han cumplido los términos y plazos señalados. Si comprobaran su incumplimiento por parte del/de la funcionario/a actuante, deberán dar cuenta al/a la jerarca de quien dependan para que sancione la omisión.

Al/a la funcionario/a a quien por primera vez se le compruebe esta omisión, se le sancionará con la anotación del hecho en su legajo personal. La reiteración dará lugar a sanciones más graves que se graduarán teniendo en cuenta la medida en que la falta se haya reiterado y el lapso de la demora.

La omisión de la fiscalización será sancionada de la misma manera y en las mismas condiciones señaladas precedentemente.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.112
Título I.I
Derecho de Petición y Procedimiento Recursivo

Derecho de petición.
Todo habitante tiene derecho de petición ante el/la Intendente/a.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R. 34 inc. primero

Derecho de Petición (artículo 318 de la Constitución de la República).
Toda autoridad administrativa está obligada a decidir sobre cualquier petición que le formule el titular de un interés legítimo en la ejecución de un determinado acto administrativo, previo los trámites que correspondan, para la debida instrucción del asunto, dentro del término de ciento veinte días (120) a contar de la fecha de cumplimiento del último acto que ordene la ley o el reglamento aplicable. Se entenderá desechada la petición si la autoridad no resolviera dentro del término indicado (Constitución, art. 318). En ningún caso el vencimiento de este plazo exime a la autoridad correspondiente de su obligación de pronunciarse expresamente sobre el fondo del asunto (Ley 15.869 de 22 de junio de 1987, art. 8).

Los trámites para la debida instrucción del asunto, a los que se refiere este artículo, deberán cumplirse dentro del término de treinta (30) días contados a partir del día siguiente a la fecha en que se formuló la petición (Ley 13.032 de 7 de diciembre de 1961, art. 406; Ley 14.106 de 14 de marzo de 1973, art. 676 y Ley 15.869 de 22 de junio de 1987, art. 11)


Cómputo de los plazos de las peticiones.
Los plazos señalados en el artículo anterior se cuentan por días corridos y se computan sin interrupción; si vencen en día feriado se extenderán hasta el día hábil inmediato siguiente y se suspenderán solamente durante la Semana de Turismo (Ley 15.869 de 22 de junio de 1987, art.10).

Título I.II
Del procedimiento para la fiscalización de infracciones y gestión para el cobro de multas
Capítulo I
Aplicación de sanciones ante infracciones de normas departamentales

Cuando las dependencias de esta Intendencia y la de los Gobiernos Municipales con funciones de fiscalización, constaten en forma flagrante una infracción a las normas departamentales, harán saber por escrito al infractor que ha incurrido en una conducta pasible de sanción. En la misma actuación se hará constar que en caso de que no se presenten descargos en los 5 días hábiles siguientes, la sanción se tendrá por confirmada.
Si el infractor presentara descargos en el término referido, y eventualmente ofreciera prueba de sus dichos, se procederá a la consideración de los mismos, y a resolver cuanto en definitiva pudiera corresponder.
Vencido dicho término, si no se hubieren presentado descargos, o si analizados los mismos no fueren de recibo, podrá dictarse resolución aplicando la sanción correspondiente, de acuerdo al régimen punitivo departamental.

FuentesObservaciones
num. 4
num. 1
num. 2 (R. 84.3)


El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.82.


Capítulo II
De la gestión para el cobro de multas

Las resoluciones que impongan multas, debidamente notificadas a los infractores y una vez firmes, serán comunicadas -acompañadas del testimonio correspondiente- bajo la responsabilidad del jerarca que las aplique, a la Unidad de Multas del Servicio Gestión de Contribuyentes, dejando constancia en el expediente respectivo.
El Servicio mencionado, desde la notificación de la multa gestionará su cobro, el que deberá efectuarse únicamente en esa repartición.


El contribuyente dispondrá de un plazo de treinta (30) días corridos a partir de la notificación para hacer efectivo su pago en la Unidad Multas del Servicio Gestión de Contribuyentes.

No obstante cuando las multas sean concurrentes con resoluciones que impidan el funcionamiento o clausuren comercios, deberán ser abonadas con anterioridad a la solicitud de rehabilitación o reapertura de los comercios sancionados.

FuentesObservaciones
num. 4
num. 1
R.97.18.1
num. 1
R.97.18.1
num. 1
R.97.18.1

De no pagarse la multa dentro del citado plazo, el Servicio Gestión de Contribuyentes realizará de inmediato las gestiones administrativas y judiciales tendientes a obtener el cobro de la misma.

FuentesObservaciones
num. 4
num. 1
R.97.18.2
num. 1
R.97.18.2

Cuando el Servicio Gestión de Contribuyentes haga efectivo el cobro de la multa correspondiente, lo comunicará al Servicio que la impuso, a efectos de que éste adjunte al expediente la constancia de pago .

FuentesObservaciones
num. 4
num. 1
R.97.18.3
num. 1
R.97.18.3

Cuando el contribuyente presentare recurso contra la resolución que le impone una multa, el Servicio de origen comunicará a la Unidad Multas la interposición del mismo, así como la resolución que al respecto adopte la Administración. Durante el período de interposición de un recurso y hasta tanto la Administración no adopte resolución respectiva, el plazo que establece el Art. R.110 queda en suspenso.

Para el caso de que la resolución impugnada sea confirmada, el Servicio de origen expedirá los testimonios correspondientes, prosiguiéndose el procedimiento establecido en estas normas.

FuentesObservaciones
num. 4
num. 1
R.97.18.4
num. 1
R.97.18.4


El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R. 79.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.79.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.79.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.79.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.79.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.80.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.82.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.81.


Título I.III
Del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Nota:

Por Resolución Nº 731/15/1000 de 18/09/2015, se aprueba el protocolo de actuación ante solicitudes de documentación comprendida en el Archivo Central.

Capítulo I
Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Sección I
Del Sistema de Archivos

Cometidos. El Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo tendrá los siguientes cometidos:

a) preservar el Patrimonio Documental, para alcanzar la especialización e interconexión de las administraciones documentales; favorecer los principios de publicidad, transparencia administrativa y participación ciudadana; preservar y garantizar los derechos ciudadanos de privacidad y propiedad intelectual, garantizando el derecho de acceso a la información pública.

b) Integrar los archivos de la Intendencia mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos archivológicos, que habiliten la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental.

c) Potenciar la utilización de la información por parte de la Administración y de los ciudadanos, dado su carácter testimonial, para la investigación, el comercio, la cultura y el fortalecimiento de la identidad y la memoria.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 1) de la Reglamentación

Conformación. El Sistema de Archivos estará conformado por:

1) El Archivo Central de Montevideo, el que dependerá en forma directa de Secretaría General.

2) El Archivo Histórico de Montevideo, que dependerá en forma directa de la División Artes y Ciencias, del Departamento de Cultura.

3) Archivos de Gestión, que dependerán en forma directa de la dirección del Servicio, Unidad o dependencia a la cual pertenecen.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 2) de la Reglamentación

Archivo Central de Montevideo. Cometidos. Será responsable por velar y conformar el Patrimonio Documental del Gobierno Departamental, siendo el órgano rector de la política archivística institucional. Presenta la dualidad de funcionar como Archivo Administrativo y Archivo Intermedio.

Serán cometidos del Archivo Central:

a) Coordinar el Sistema de Archivos institucional, definiendo las políticas tendientes a la normalización de la gestión documental.

b) Definir las directivas y criterios generales en materia archivística, aplicables a todos los documentos pertenecientes al Patrimonio Documental del Gobierno Departamental.

c) Asesorar y coordinar en materia archivística, a los centros y/o unidades de información documental pertenecientes a la Intendencia, no incluidas por definición en este Sistema.

d) Definir el protocolo correspondiente al seguimiento de las pasantías de formación en archivología, a aplicar en los archivos del Sistema.

e) Fomentar la cultura de la información archivística.

f) Procurar la integración de los Gobiernos Municipales de Montevideo al Sistema de Archivos de la Intendencia.

g) Preservar el Patrimonio Documental de la Intendencia en su fase Administrativa, correspondiente al período de vigencia administrativa y guarda precaucional.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 3) de la Reglamentación

Archivo Histórico de Montevideo. Cometidos. Será responsable por la preservación del Patrimonio Documental Histórico del Gobierno Departamental en su fase histórica, el que se constituye con los documentos de cualquier tipo y en cualquier soporte, con valor histórico, cultural, social, entre otros, establecido por la Comisión de Evaluación y Selección Documental y con aquellos recibidos por donación, legado, custodia y/o adquisición.

Serán cometidos del Archivo Histórico de Montevideo:

a) Preservar el Patrimonio Documental Histórico de la Intendencia de Montevideo.

b) Instaurar un espacio de visualización global centralizada, de toda documentación con valor histórico del Gobierno Departamental. Dicho espacio incluirá además de la documentación que conserva en sus propias instalaciones; aquella documentación con valor histórico que no se encuentra en el Archivo Histórico por estar dentro del período de vigencia o plazo de guarda precaucional en otros archivos del Sistema, de acuerdo a lo establecido por la Comisión de Evaluación y Selección Documental; o se encuentra en unidades o centros de información pertenecientes a la Intendencia no incluidos por definición en este Sistema.

c) Coordinar y asesorar en el tratamiento técnico de la documentación con valor histórico, a los archivos del Sistema y a las unidades y centros de información, mencionados en el literal anterior.

d) Implementar el sistema de descripción unificado de los documentos con valor histórico y de guarda permanente para todas las dependencias de la Intendencia de Montevideo, en coordinación con el Archivo Central.

e) Promover actividades de extensión cultural, procurando la sensibilización de la sociedad sobre la importancia de los archivos como unidades de información esenciales para la misma y como parte fundamental de la memoria colectiva.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 4) de la Reglamentación

Archivos de Gestión. Cometidos. Son los archivos existentes en todos los servicios y unidades de la Intendencia, cuyo subfondo se constituye con la documentación en trámite o sometida a consulta frecuente por las oficinas productoras y/o receptoras, durante el plazo de guarda establecido en la reglamentación vigente.

Serán cometidos de los Archivos de Gestión:

Preservar y organizar los documentos que se gestionan en el servicio o unidad al que pertenecen, de acuerdo a los principios y técnicas archivísticas establecidas por el Archivo Central, durante el plazo de guarda de la documentación en los mismos.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 5) de la Reglamentación

Todas las unidades administrativas de la Intendencia de Montevideo están sujetas al cumplimiento de las directivas que rigen el Sistema de Archivos.
 

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 6) de la Reglamentación

Transferencia de la documentación. Se realizará la transferencia de la documentación de carácter histórico desde el Archivo Central al Archivo Histórico, una vez cumplido el plazo de guardia precaucional.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 7) de la Reglamentación
Sección II
Del funcionamiento del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo

Patrimonio Documental. El Patrimonio Documental de la Intendencia de Montevideo está constituido por el conjunto de documentos de cualquier época, cualquiera sea su tipo o soporte:

a) producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las dependencias de la Intendencia o por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en relación con la gestión de la misma, siendo de utilidad para la gestión diaria de las unidades administrativas y pudiendo tener valor de guarda permanente y/o valor histórico;

b) colecciones privadas de interés general adquiridas mediante compraventa, legado o donación por su valor histórico.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 1 de la Reglamentación

Preservación del Patrimonio Documental . La preservación de Patrimonio Documental será responsabilidad de los archivos que integran el Sistema, de acuerdo a la fase del Ciclo Vital:

* A los archivos de Gestión corresponde la preservación de los documentos en fase Pre–Archivística, durante su momento de gestación y momento de trámite.

* Al Archivo Central corresponde la preservación de los documentos en fase Administrativa, durante su momento de vigencia y momento de guarda precaucional.

* Al Archivo Histórico corresponde la preservación de los documentos en fase Histórica, una vez cumplido el plazo precaucional y de las colecciones privadas adquiridas o recibidas por legado o donación.
 

FuentesObservaciones
num. 9
art. 2 de la Reglamentación

Acceso a los documentos. Los documentos preservados en los archivos del Sistema son de acceso público, pudiendo ser consultados por las dependencias de la Intendencia y público en general, con las limitaciones que impone su estado de conservación; que no se haya realizado la descripción documental; y aquellos declarados de carácter confidencial, secreto o reservado mediante el procedimiento previsto en el artículo R.70 del Volumen II, Libro II, Parte Reglamentaria, Título I, Capítulo III, del Digesto.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 3 de la Reglamentación

Archivos Central e Histórico. Los archivos Central e Histórico deberán contar con profesionales Archivólogos de forma de asegurar la aplicación del conocimiento especializado en el tratamiento y preservación del Patrimonio Documental. En el caso del Archivo Histórico deberá contar además con un área técnica multidisciplinaria, así como con un área destinada a las actividades de difusión y extensión cultural.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 4 de la Reglamentación

Principios Generales. Principios generales que rigen el Sistema:

_Principio de Respeto a los Fondos: es el respeto a la unicidad del Patrimonio Documental de la Intendencia, manteniendo su independencia respecto a otros organismos y niveles de gobierno.

_Principio de Procedencia: establece que los documentos deben conservarse en su contexto de producción (agrupación documental de origen), no debiendo mezclarse la documentación procedente de unidades administrativas diferentes.

_Principio de Orden Original: establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Estos principios se deberán complementar con los que establezca la normativa departamental en referencia al Derecho de Acceso a la Información.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 5 de la Reglamentación

Funciones del Archivo Central de Montevideo. Son funciones del Archivo Central de Montevideo:

a) Emitir las directrices generales para todos los archivos, centros y unidades de información y/o documentación de la Intendencia de Montevideo, en referencia a la identificación, organización, conservación, descripción, transferencia y expurgo de documentación, cualquiera sea su soporte.

b) Realizar el seguimiento y control del cumplimiento de las directrices generales en materia archivística en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión).

c) Controlar el funcionamiento de los distintos archivos de Gestión, estableciendo los criterios de ordenación documental.

d) Controlar el cumplimiento del protocolo de seguimiento de las pasantías de formación en archivología, a aplicar en los archivos del Sistema; y realizar el seguimiento de las pasantías de estudiantes de Archivología en los servicios y unidades de la Intendencia que no cuenten con profesionales archivólogos.

e) Coordinar con el Archivo Histórico el desarrollo, implementación y posterior seguimiento del método de descripción documental unificado para toda documentación que reviste valor de guarda permanente o valor histórico, que se preserva en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión) así como también en los centros y/o unidades de información de la Intendencia.

f) Brindar asesoramiento técnico a todas las dependencias del Gobierno Departamental y Gobiernos Municipales que lo soliciten.

g) Organizar y/o promover programas de capacitación y actualización en gestión documental, para los funcionarios de los archivos que integran el Sistema.

h) Determinar las distintas agrupaciones documentales producidas por los servicios o unidades de la Intendencia para su clasificación y ordenación. A tal efecto, asegurará el cumplimiento de los principios de Procedencia y de Orden Original.

i) Conformar y remitir a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, la propuesta del proceso de evaluación de los documentos, en coordinación con el Archivo Histórico de Montevideo (debiendo participar siempre un profesional Archivólogo del ACM y uno del AHM), la misma deberá acompañarse con todos los antecedentes que permitan el estudio y valoración de la documentación a ser considerada por la Comisión.

j) Convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, para estudiar la propuesta de valoración de los documentos.

k) Analizar la integración del Sistema de Archivos de la Intendencia al Sistema Nacional de Archivos.

l) Procurar acuerdos con los gobiernos municipales que permitan coordinar la administración documental producto de su gestión, cumpliendo con los principios de Respeto a los Fondos, Procedencia y Orden Original.

m) Definir las pautas para la transferencia de la documentación dentro del Sistema.

n) Recibir y administrar de acuerdo con los principios y las prácticas archivísticas, todos los documentos, en cualquier soporte, que sean transferidos desde los archivos de Gestión.

o) Aplicar a los documentos recibidos todas las operaciones técnicas necesarias para su correcta descripción, elaborando los instrumentos de descripción pertinentes, a fin de lograr una rápida localización y recuperación de la información contenida en ellos. (*)

p) Proporcionar un servicio de información basado en los documentos de archivo que asegure el acceso a la información pública, para la Administración y público en general, aportando a la transparencia de la función administrativa, conforme al protocolo de actuación aprobado por Resolución de la IM Nº 3028/10 del 5 de julio de 2010, con excepción de aquellos declarados de carácter confidencial, secreto o reservado.

q) Elaborar y actualizar la Tabla de Plazos Precaucionales, conforme a lo dispuesto por la Comisión de Evaluación y Selección Documental, siendo responsable por cumplir y hacer cumplir los plazos establecidos en la misma.

r) Transferir al Archivo Histórico la documentación con valor histórico, una vez cumplido el plazo precaucional en el Archivo Central.

s) Determinar el método de expurgo de los documentos sin valor secundario, una vez vencido el plazo precaucional, controlando el cumplimiento del proceso de eliminación.

t) Establecer su propia normativa y reglamentación para los servicios de préstamo y consulta, así como sus procedimientos internos de funcionamiento y atención al público, de los que deberá dar debida difusión.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 6 de la Reglamentación
Nota:

(*) Por Res.IM Nº 5837/16 de fecha 19 de diciembre de 2016, se aprueba el Cuadro de Clasificación Documental Funcional institucional y la descripción archivística del Fondo Documental de la Intendencia y Gobiernos Municipales.


Funciones del Archivo Histórico de Montevideo. Son funciones del Archivo Histórico de Montevideo:

a) Desarrollar, implementar y realizar el posterior seguimiento del método de descripción documental unificado para toda documentación que reviste valor de guarda permanente o valor histórico, que se preserva en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión) así como también en los centros y/o unidades de información de la Intendencia; en coordinación con el Archivo Central.

b) Conformar y remitir a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, la propuesta del proceso de evaluación de los documentos, en coordinación con el Archivo Central de Montevideo (debiendo participar siempre un profesional Archivólogo del ACM y uno del AHM), la misma deberá acompañarse con todos los antecedentes que permitan el estudio y valoración de la documentación a ser considerada por la Comisión.

c) Convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, para estudiar la propuesta de valoración de los documentos.

d) Implementar programas para preservar la documentación con valor histórico de la Intendencia de Montevideo, presente tanto en el propio Archivo Histórico como en las unidades o centros de información pertenecientes a la Administración, así como en aquellos archivos de Gestión para los cuales en forma excepcional, la Comisión de Evaluación y Selección Documental determine un período de guarda mayor en el mismo.

e) Procurar acuerdos con los gobiernos municipales, que permitan coordinar programas para la preservación de la documentación con valor histórico.

f) Recibir y administrar de acuerdo con los principios y las prácticas archivísticas, todos los documentos con valor histórico, en cualquier soporte, que sean transferidos desde el Archivo Central, una vez cumplido su plazo precaucional.

g) Elaborar los instrumentos de descripción archivísticos propiamente dichos, que posibiliten la identificación, localización y utilización de la información contenida en los documentos de archivo, permitiendo el acercamiento al conocimiento y características físicas de la documentación. (*)

h) Asegurar la preservación de los documentos que integran el Patrimonio Documental Histórico de Montevideo, para lo cual dispondrá las acciones necesarias para la restauración de aquellos que presentan deterioro, en su propio taller o a través de terceros.

i) Conformar Archivos de Seguridad mediante la microfilmación de los documentos de archivo; y Archivos de Consulta mediante la digitalización de los mismos, de forma de evitar la manipulación de los originales.

j) Procurar el enriquecimiento del Patrimonio Documental Histórico de la Intendencia, mediante: la captación de documentos con valor cultural, científico, histórico, social, entre otros; la compraventa, legado o donación de documentos; la realización de campañas y gestiones tendientes a enriquecer el fondo documental histórico; y/o la obtención de copias en cualquier formato de documentos históricos relacionados con Montevideo, existentes en otros archivos.

k) Promover actividades de difusión y extensión cultural tales como: página web, publicaciones, exposiciones, dossieres, charlas, programas pedagógicos destinados a escolares y estudiantes, talleres, entre otros.

l) Proporcionar un servicio de información basado en los documentos de archivo, para las dependencias del Gobierno Departamental, otros niveles de gobierno, investigadores, estudiantes y público en general, que asegure el acceso a la información pública, conforme a lo establecido en la normativa vigente.

m) Promover la formación y actualización de funcionarios y funcionarias de la Intendencia, particularmente de aquellas unidades donde se preserva documentación con valor histórico.

n) Establecer su propia normativa y reglamentación para los servicios de préstamo y consulta, así como sus procedimientos internos de funcionamiento y atención al público, de los que deberá dar debida difusión.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 7 de la Reglamentación
Nota:

(*) Por Res. IM Nº 5837/16 de fecha 19 de diciembre de 2016, se aprueba el Cuadro de Clasificación Documental Funcional institucional y la descripción archivística del Fondo Documental de la Intendencia y Gobiernos Municipales.


Funciones de los Archivos de Gestión. Son funciones de los Archivos de Gestión:

a) Preservar todos los documentos producidos o recibidos por su unidad o servicio, respetando su integridad y unicidad conforme al Procedimiento Administrativo común vigente, hasta su transferencia al Archivo Central o expurgo.

b) Organizar los documentos que se producen en la unidad o servicio de acuerdo a los métodos y técnicas archivísticas, establecidos por el Archivo Central.

c) Instalar adecuadamente los documentos en unidades de instalación y conservación que garanticen su integridad física, su consulta y posterior transferencia al Archivo Central de la Intendencia.

d) Cumplir con los lineamientos establecidos por el Archivo Histórico y el Archivo Central, referente al método de descripción documental y los programas para preservación de la documentación con valor histórico y con valor de guarda permanente, respectivamente.

e) Gestionar y servir los documentos a la unidad donde se han generado y a los involucrados.

f) Proporcionar un servicio de información basado en los documentos de archivo, aportando a la transparencia de la función administrativa y asegurando el acceso a la información pública, con excepción de aquellos declarados de carácter confidencial, secreto o reservado previsto en el artículo R.70 del Volumen II, Libro II, Parte Reglamentaria, Título I, Capítulo III, del Digesto.

g) Transferir al Archivo Central los documentos que hayan cumplido el plazo máximo de guarda previsto en el Sistema para los archivos de Gestión; el que deberá realizarse de acuerdo a las pautas establecidas por el Archivo Central.

h) Iniciar el proceso de expurgo de la documentación sin valor secundario que haya cumplido el plazo precaucional.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 8 de la Reglamentación
Sección III
Del Relacionamiento interno del Sistema de Archivos

Archivos de Gestión – Archivo Central de Montevideo:

1. Las direcciones de todos los servicios, unidades u otras dependencias de la Intendencia, son responsables por la preservación y el buen funcionamiento del/los Archivo/s de Gestión de su dependencia, debiendo asegurar el cumplimiento de los lineamientos generales que rigen el Sistema de Archivos de la Intendencia y aquellos establecidos por el Archivo Central para su organización.

2. Las direcciones de todos los servicios, unidades u otras dependencias de la Intendencia, deberán solicitar asesoramiento técnico al Archivo Central ante situaciones no claras o imprevistas referidas a la gestión de los documentos que se preservan en sus Archivos de Gestión, debiendo actuar de acuerdo a lo que éste dictamine. Si así no lo hicieran, serán responsables por todo eventual menoscabo en la integridad de los documentos del que resulte pérdida de información; alcanzando responsabilidad administrativa y penal cuando corresponda.

3. El Archivo Central, en tanto órgano rector del Sistema, realizará las intervenciones que entienda pertinentes en los Archivos de Gestión, para controlar el cumplimiento de los lineamientos generales que rigen el Sistema y aquellos específicos para la organización de los documentos.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 9 literal A) apartados 1, 2 y 3 de la Reglamentación

Transferencia de documentación de los Archivos de Gestión al Archivo Central. Los Archivos de Gestión deberán remitir anualmente al Archivo Central de Montevideo toda documentación que tenga cinco años cumplidos desde su gestación al 31 de diciembre del año anterior a su envío, de acuerdo al Cronograma Anual de Transferencia. Exceptúase de esta regla toda aquella documentación propuesta para expurgo por haber agotado su valor primario y no presentar valor secundario en potencia.

En caso de ser necesaria la permanencia de la documentación durante un período de tiempo mayor en el Archivo de Gestión, la Dirección del servicio o unidad deberá solicitar en forma fundada la extensión del plazo al Archivo Central, quien tiene la potestad de prorrogar hasta por igual período, sin necesidad de convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental.

En caso de ser necesaria la permanencia de la documentación durante períodos mayores en el Archivo de Gestión, la Dirección del servicio, unidad o dependencia deberá solicitar en forma fundada la extensión del plazo al Archivo Central, quien deberá elaborar la propuesta para ser considerada por la Comisión de Evaluación y Selección.

Los documentos remitidos al Archivo Central deberán estar correctamente identificados, foliados, ordenados y no deberán tener duplicados, ni presentar ningún vicio de forma. En caso contrario serán devueltos.

Los servicios, unidades y dependencias que remitan documentación al Archivo Central serán responsables por la transferencia de la misma; debiendo coordinar con éste la fecha y condiciones del traslado. La documentación remitida se deberá acompañar con:
a) la documentación registrada en los sistemas informáticos, deberá estar caratulada correctamente y acompañarse con el Remito correspondiente;
b) la documentación no registrada en los sistemas informáticos, deberá acompañarse con la Hoja de Remisión y el registro en soporte informático, normalizados por el Archivo Central.

El Archivo Central tendrá un plazo máximo de 20 días hábiles para controlar la documentación remitida por los archivos de Gestión, pudiendo prorrogarse dicho plazo por hasta igual período, por razones fundadas. El mismo devolverá la documentación que no cumpla con las pautas establecidas en la normativa vigente, acompañándola con el formulario de devolución, especificando las causas de la misma.

Los Archivos de Gestión deberán solicitar autorización al Archivo Central, para realizar el expurgo de los documentos que hayan cumplido el plazo precaucional. Dicha solicitud deberá realizarse mediante Formulario de Eliminación en 3 vías: la 1ª vía para el servicio o unidad, la 2ª vía para el Archivo Central y la 3ª vía para el Servicio de Imprenta y Reproducción.

Los Archivos de Gestión deberán informar al Archivo Central en caso de que posean documentación con potencial valor histórico y/o de guarda permanente.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 9 literal A) apartados 4 a 11 de la Reglamentación

Archivo Central de Montevideo – Archivo Histórico de Montevideo:

1. El Archivo Central transferirá al Archivo Histórico de Montevideo, la documentación con valor histórico que haya cumplido el plazo precaucional establecido por la Comisión de Evaluación y Selección Documental.

2. La documentación transferida por el Archivo Central se deberá acompañar con los Instrumentos de Descripción correspondientes a la etapa del ciclo vital.

3. La transferencia de la documentación será acordada entre ambos archivos, tanto en lo que refiere a la fecha y condiciones físicas, como a la responsabilidad de efectuar la misma. Dicha documentación deberá remitirse correctamente identificada y se acompañará con:
a)Remito, para aquella documentación que sea registrada en los sistemas informáticos,
b) Hoja de Remisión y registro en soporte informático, cuando no haya registro en los sistemas informáticos.

4. El Archivo Histórico tendrá un plazo máximo de 20 días hábiles para controlar la documentación remitida por el Archivo Central, pudiendo prorrogarse dicho plazo por hasta igual período, por razones fundadas. El mismo devolverá aquellos documentos que no cumplan con las pautas establecidas en la normativa vigente, acompañándola con el formulario de devolución, especificando las causas de la misma.

5. El Archivo Central y el Archivo Histórico coordinarán el tratamiento de la documentación con valor histórico, durante el plazo de guarda precaucional en el Archivo Central.

6. El Archivo Central deberá comunicar al Archivo Histórico la existencia de documentación con posible valor histórico en los Archivos de Gestión.

7. Ambos archivos deberán coordinar la preparación de la propuesta a elevar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 9 literal B) apartados 1 a 7 de la Reglamentación

Archivo Histórico de Montevideo – Archivos de Gestión:

1. El Archivo Histórico, responsable del Patrimonio Documental Histórico de la Intendencia realizará en coordinación con el Archivo Central, las intervenciones que entienda pertinentes en los Archivos de Gestión, sobre la documentación con valor histórico en potencia, para asegurar la preservación de la misma.

2. En aquellos casos en que se haya autorizado la permanencia en los Archivos de Gestión de documentación con valor histórico, durante un período mayor al que establece el Reglamento, el Archivo Histórico realizará las intervenciones que considere necesarias para garantizar su preservación y controlar el cumplimiento de los lineamientos específicos.
 

FuentesObservaciones
num. 9
art. 9 literal C) apartados 1 y 2 de la Reglamentación
Sección IV
Del expurgo de la Documentación

A) El Servicio de Imprenta contará con un espacio cerrado (depósito bajo llave que permita albergar como mínimo 15 m³ de documentación) en el cual se acumularán las diferentes remisiones de documentos a eliminar de las unidades de esta Intendencia, siendo el citado Servicio el responsable de su custodia hasta que se traslade para su eliminación.-

B) Todos los Servicios deberán gestionar ante el Archivo Central de Montevideo (ACM) las solicitudes de eliminación documental mediante expediente y una vez otorgada la autorización se habilitará que se coordine su traslado al depósito de documentación para eliminar.-

C) El Servicio de Imprenta y el Archivo Central deberán adoptar las medidas tendientes a garantizar que el traslado desde el depósito hasta el lugar donde se realiza el triturado sea realizado cumpliendo con pautas de seguridad y reserva. Toda la documentación deberá estar embalada en bolsas y/o cajas convenientemente individualizadas y cerradas, que no permitan ver su contenido, las que serán volcadas directamente desde el transporte a la trituradora de papel, bajo la supervisión de un Archivólogo del ACM.-

D) Toda carga y transporte de documentación para eliminar deberá realizarse bajo la supervisión de un funcionario archivólogo del ACM cuya presencia deberá coordinarse por el Servicio de Imprenta con antelación. Dicho funcionario asistirá al proceso desde su carga en el depósito del Servicio de Imprenta hasta su volcado en la trituradora.-

E) Cumplido el proceso de eliminación documental se labrará un acta, que se suscribirá por el archivólogo presente y el responsable del Servicio de Imprenta en la cual se deberá dejar constancia de: a) fecha; b) hora; c) nombre del funcionario del Servicio de Imprenta que abre el depósito; d) nombre del archivólogo del ACM actuante; e) listado de expedientes autorizados a eliminar; f) observaciones si la hubiere y g) firmas del responsable del Servicio de Imprenta y del archivólogo actuante. Estas actas cuyo modelo será avalado previamente por el Servicio de Escribanía y la Unidad Central de Auditoría Interna, se conservarán en dos vías en el Servicio de Imprenta y en el Archivo Central de Montevideo.-

FuentesObservaciones
num. 1
num. 9
art. 10 de la Reglamentación
Sección V
Del Préstamo de Documentos de Archivo

Las dependencias de la Intendencia podrán solicitar en carácter de préstamo y para el cumplimiento de sus cometidos, los documentos custodiados en los archivos del Sistema. En el caso del Archivo Histórico no se podrá prestar documentos originales por razones de conservación.

1. Las solicitudes de préstamo de documentación la deberán realizar las direcciones de los servicios o unidades de la Intendencia (mediante procedimiento que se reglamentará) dirigida, según corresponda: al Archivo Central, al Archivo Histórico o a la dirección del servicio o unidad responsable por la guarda de la documentación en un Archivo de Gestión.

2. El documento o la reproducción otorgada en préstamo, deberán ser devueltos en el mismo estado de conservación en que fueron retirados, en un plazo máximo de dos meses, pudiendo ampliarse dicho plazo por hasta igual período en situaciones excepcionales, debidamente justificadas por la dirección del servicio o unidad solicitante.

3. Cuando sea necesario el préstamo por períodos mayores, la dirección de la unidad correspondiente solicitará ampliación del plazo mediante Nota SEM dirigida al Archivo Histórico, al Archivo Central, o al servicio o unidad que corresponda.

4. Estos plazos no se aplicarán cuando las unidades administrativas soliciten expedientes al Archivo Central o a los Archivos de Gestión para ser reactivados o adjuntados a otro expediente. Dicha solicitud se deberá realizar mediante nota fundada, con la firma de la dirección del servicio o unidad solicitante.

5. Además de los casos previstos en los ítems anteriores, los documentos custodiados en los archivos del Sistema podrán ser retirados de los mismos, únicamente en las siguientes situaciones:
a) cuando sean solicitados por dependencias judiciales, mediando petición fundada;
b) del Archivo Central y del Archivo Histórico: para la realización de exposiciones o publicaciones, de acuerdo al procedimiento previsto en el Reglamento Interno de los mismos y previa autorización de Secretaría General.
c) del Archivo de Gestión, por el profesional patrocinante del interesado, según lo establecido en el Procedimiento Administrativo común vigente (Art. R.72 del Vol. II, Libro II, Parte Reglamentaria, Título I, Cap. III, del Digesto).

6. El Archivo a quien corresponda la guarda de la documentación, deberá controlar el reintegro de la misma en iguales condiciones en que fuera prestada y dentro del plazo acordado al otorgarse la autorización correspondiente.

FuentesObservaciones
num. 9
Art. 11 de la reglamentación.
Sección VI
Del Glosario de Términos

Las definiciones del presente artículo, serán de aplicación en todo el Gobierno Departamental y Gobiernos Municipales en referencia a su Patrimonio Documental.

Agrupaciones Documentales: son los grupos de documentos que se conforman en agrupaciones naturales atendiendo a su formación original (principio de procedencia y de orden original); y en agrupaciones artificiales atendiendo a situaciones subjetivas de los productores y/o profesionales de la información.
Entre las primeras: el Fondo, Subfondo, Subfondo Subordinado, Grupo de Series, Serie, Subserie y la unidad documental simple y compuesta.
Entre las segundas: las denominadas secciones fácticas y las colecciones.

Archivo: conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por la Administración, personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. También es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.
Para que se pueda hablar de archivo, los documentos han de estar organizados y su información recuperable para su uso.

Ciclo Vital de los documentos: proceso natural por el que transitan todos los documentos de archivo desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente, estructurado en diferentes fases.
A cada fase del Ciclo Vital corresponde aplicar un tratamiento específico a la documentación, lo que corresponde a diferentes tipos de archivo: gestión, central e histórico.

Clasificación documental: proceso mediante el cual se establecen las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo documental de la Intendencia. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada Identificación.

Colección documental:
(1) Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia.
(2) Conjunto de documentos reunidos en formas fácticas por motivos de conservación o por su especial interés.

Conservación: conjunto de procedimientos y medidas, destinados a asegurar la prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos.

Conservación permanente: situación derivada de la fase de valoración que afecta a los documentos que han desarrollado valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser eliminados.

Custodia: responsabilidad jurídico-administrativa que implica por parte de los Archivos del Sistema el control y la adecuada conservación de las agrupaciones documentales bajo su responsabilidad.

Descripción Documental: es una representación exacta de la unidad de descripción y en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información, que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.

Documento: es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, incluso los soportes informáticos.

Documento de Archivo: es el testimonio material de un hecho o acto, cuya información esta contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier servicio o unidad de la Intendencia o persona, en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Expurgo: Procedimiento archivístico que consiste en la selección de los documentos que se van a destruir, conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración. Se trata de una eliminación responsable, a fin de que sólo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen al Archivo Histórico para su conservación perpetua, como piezas valiosas del Patrimonio Documental.

Evaluación: es el proceso que precede a la Selección y consiste en analizar los documentos para su posterior valoración.

Fondo: agrupación documental mayor, integrada por todos los documentos con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente o recibidos y conservados por cualquier servicio o unidad de la Intendencia en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Administración, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Guía: es el instrumento de descripción que proporciona información sobre el Fondo Documental Departamental; describiendo globalmente las características fundamentales de las agrupaciones documentales, la historia de los productores y facilitando información auxiliar acerca del horario y servicios disponibles a los usuarios.

Hoja de remisión: hojas impresas cuya normalización es competencia del Archivólogo, en las cuales figuran datos referidos al origen o procedencia de la documentación y otros relativos a la documentación (número de unidades de conservación, descripción de las series contenidas en cada unidad, fechas extremas - sólo años -, entre otros). Estos datos, expuestos en forma de columnas, deberán ser cumplimentados, unos por el productor y otros por el receptor. No pueden faltar las firmas de los responsables.

Índice: instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, patronímicos y de conceptos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción; consistente en elegir los términos más apropiados para representar el contenido del documento para su localización.

Instrumentos de Descripción: son los vehículos utilizados para cualquier descripción realizada o recibida por un Archivo en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos, pues median entre los usuarios y el fondo documental institucional, previendo a diferentes niveles las interrogaciones susceptibles de ser planteadas.

Inventario: es el Instrumento que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentra fraccionada en unidades de conservación.

Nivel de descripción: es el lugar que ocupa la unidad de descripción en la jerarquía del fondo.

Ordenación documental: consiste en la tarea material de establecer secuencias naturales cronológicas, numéricas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominado identificación.

Organización documental: proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.

Patrimonio Documental Histórico: conjunto de documentos archivísticos que una vez agotado su valor inmediato o administrativo, son declarados de valor histórico permanente porque son expresión de su ser social y sirven para recrear su pasado.

Plazo de vigencia administrativa: período reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los valores primarios de una serie documental, de manera simultánea o sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado.

Plazo precaucional: es el tiempo fijado por la Comisión de Evaluación y Selección Documental, en que se debe mantener un documento, atendiendo la necesidad de responder posibles reclamos administrativos o para servir de antecedente directo de otro documento, o de soporte jurídico a un documento que lo requiera.

Prescripción documental: momento en el que se extinguen los valores primarios de los documentos administrativos.

Preservación documental: conjunto de procedimientos intelectuales y mecánicos destinados a asegurar la perdurabilidad de los documentos.

Procedencia: relación existente entre los documentos y los servicios o unidades de la Intendencia o personas físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado, en el desarrollo de su propia actividad.

Reproducción de documentos: conjunto de procedimientos de copia o microcopia realizados mediante cualquier tecnología y en distintos soportes.

Restauración documental: conjunto de procedimientos técnicos destinados a devolver al papel sus condiciones primigenias, que comportan desde operaciones básicas como el lavado, oreo, secado, blanqueo, nebulización, alisado, etc., hasta aquellas más complejas que exigen la utilización de equipamiento específico (reintegración, laminación, fumigación, etc.).

Selección Documental: proceso técnico por el cual cumplidos sus valores primarios y agotado su período de guarda precaucional, se establece cuáles de ellos han de conservarse para que sirvan a fines de investigación retrospectiva. Consiste a su vez en un estudio de valores: el valor para la administración que los produce (valor primario) y el valor para la investigación del pasado (valor secundario).

Serie documental: documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad, que tiene una forma particular, o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización.

Subfondo: subdivisión del fondo, consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada.

Tabla de Plazos Precaucionales: Consiste en un listado de tipos documentales o asuntos a los que se les asigna la cantidad de tiempo que han de ser conservados, desde que concluye la vigencia hasta la fecha de su desafectación tanto en los Archivos de Gestión como en el Archivo Central. La desafectación de un documento de archivo implica: la transferencia al Archivo Histórico, para integrar el Patrimonio Documental Histórico o el expurgo.

Tipo documental: unidad documental producida por un servicio o unidad de la Intendencia en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.

Transferencia: procedimiento que implica el traslado físico de los documentos dentro del Sistema de Archivos, una vez que éstos han cumplido el plazo de permanencia en su unidad administrativa conforme a lo establecido por la normativa vigente, tanto a nivel nacional como departamental.

Tratamiento archivístico: conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y físico de los documentos a lo largo de su ciclo vital.

Unidad de conservación: Es la unidad física (caja) donde son guardados para su preservación los documentos de archivo.

Unidad Documental: es el elemento básico de una serie documental, puede estar constituido por un solo documento o por varios desarrollados en un mismo trámite, formando un documento compuesto.

Unidad de instalación: constituye una agrupación documental que no viene definida por el contenido o las características internas de los documentos, sino por la unidad física donde están instalados (estanterías).

Valoración: fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia y conservación o eliminación total o parcial.

Valor archivístico: conjunto de valores administrativos, legales, probatorios y/o informativos, que justifican la conservación permanente de los documentos.

Valor histórico: aquél que posee el documento como fuente primaria para la historia.

Valor primario: es aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución, siendo de carácter fiscal, judicial, jurídico – administrativo, etc.

Valor secundario: Es aquél que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico, científico, social e informativo.

FuentesObservaciones
num. 1
num. 9
Art. 12 de la reglamentación.
Sección VII
De las modificaciones del funcionamiento del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo

Las modificaciones del funcionamiento del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo requerirán del consenso expreso entre el Archivo Central y el Archivo Histórico.

FuentesObservaciones
num. 9
Art. 13 de la reglamentación.
Capítulo II
Comisión de Evaluación y Selección Documental
Sección I
De la Comisión de Evaluación y Selección Documental

(Integración). La Comisión de Evaluación y Selección Documental dependerá en línea asesora de la Secretaría General, con carácter permanente, que estará integrada en calidad de Miembros Permanentes por: un representante de la Secretaría General; un representante del Archivo Central de Montevideo de profesión Archivólogo designado por el ACM; un representante del Archivo Histórico de Montevideo de profesión Archivólogo designado por el AHM; un representante de la División Asesoría Jurídica; un Licenciado en Historia designado por la División Artes y Ciencias del Departamento de Cultura; un Licenciado en Sociología designado por la Secretaría General; y en calidad de Miembros Alternos por un representante de la dependencia productora de la documentación a evaluar o de la dependencia sucesora en el ejercicio de sus funciones, el que deberá ser convocado siempre que se evalúen los documentos de una determinada dependencia; y un representante de la Contaduría General.

La Comisión podrá convocar en calidad de asesores a especialistas en cualquier disciplina, en representación de la Universidad de la República o a título personal por su reconocida idoneidad, cuando lo considere necesario por la tipología documental a valorar.

FuentesObservaciones
num. 10

(Cometidos). Esta Comisión tendrá como cometidos:

a) establecer las pautas para la evaluación y selección de los documentos de la Intendencia de Montevideo;

b) determinar los valores de los documentos y los plazos de conservación de los mismos;

c) establecer modificaciones en el plazo de guarda de los documentos en los archivos que componen el sistema, así como autorizar excepciones en los plazos de guarda previstos, de conformidad con la normativa vigente en materia de conservación de los documentos.

FuentesObservaciones
num. 10
apartado 1

(De las Sesiones). La Comisión sesionará en forma ordinaria dos veces al año, con una frecuencia semestral y en forma extraordinaria cada vez que se requiera.

FuentesObservaciones
num. 10
apartado 2

(Convocatoria de Miembros Alternos). Los representantes de las unidades productoras de los documentos que integrarán la Comisión en calidad de Miembros Alternos, serán convocados por intermedio del Archivo Central, a propuesta de la propia unidad productora, teniendo en cuenta la especificidad de los asuntos administrativos a valorar.

FuentesObservaciones
num. 10
apartado 6
Sección II
Del Funcionamiento de la Comisión de Evaluación y Selección Documental

La Comisión de Evaluación y Selección Documental, con competencias formales para determinar los valores de los documentos y los plazos de guarda de la documentación, se vincula con el Sistema de Archivos de la Intendencia a través de sus archivos Central e Histórico.

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num. 11
Art. 1 de la reglamentación

(Sesiones de la Comisión). Las sesiones de la Comisión serán presididas por el representante del Archivo Central, a efectos de coordinar y organizar el funcionamiento de la sesión. En caso de ausencia del mismo, esta responsabilidad recaerá en el representante del Archivo Histórico.

La convocatoria a las sesiones ordinarias las realizará el Archivo Central, quien será responsable de notificar a los Miembros Permanentes de la Comisión, así como también a los Miembros Alternos y asesores cuando corresponda; debiendo coordinar fecha, hora y lugar de cada sesión.

La convocatoria a las sesiones extraordinarias podrá ser realizada por el Archivo Central (ACM) o por el Archivo Histórico (AHM). El archivo convocante será responsable de que la misma se realice de acuerdo a lo previsto en el inciso anterior.

FuentesObservaciones
num. 11
artículos 2, 3 y 4 de la reglamentación.

(Elaboración de Propuesta). El archivo convocante (ACM o AHM) deberá elaborar la propuesta del proceso de evaluación de los documentos en coordinación con el otro archivo (ACM o AHM) y entregarla a los Miembros Permanentes y Alternos, cuando corresponda, de la Comisión, con 10 días hábiles de antelación a la fecha prevista para la sesión.

FuentesObservaciones
num. 11
art. 5 de la reglamentación

(Asistencia a las Sesiones). Cada miembro de la Comisión, una vez recibida la notificación, será responsable de asegurar su participación en la sesión de la Comisión para la que fue convocado. En caso de no poder concurrir deberá comunicar formalmente, mediante nota firmada al representante del Archivo Central y a su propio suplente con un mínimo de 48 horas de antelación, debiendo entregar a este último la propuesta del proceso de evaluación a ser considerada por la Comisión, para su estudio previo.

Para poder sesionar la Comisión deberá contar con un quórum mínimo de 4 miembros permanentes y la totalidad de los miembros alternos que hayan sido convocados. Las decisiones se tomarán siempre por mayoría simple (mitad más uno de los votos) teniendo el mismo valor el voto de cada uno de sus miembros. En caso de empate la Comisión buscará los mecanismos que le permitan adoptar las decisiones; podrá: convocar nuevos asesores para ampliar información, convocar una nueva reunión asegurando la presencia de todos sus miembros, entre otras.

La primera reunión ordinaria de constitución de la Comisión será convocada por el Archivo Central, quien tendrá la potestad de cursar las invitaciones que considere necesarias para enriquecer esta instancia.

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num. 11
art. 6, 7 y 8 de la reglamentación

(Primera Sesión). En su primera sesión la Comisión tratará y adoptará decisiones genéricas, que permitan agilizar el funcionamiento del Sistema, en base a una propuesta conjunta presentada por los Archivos Central e Histórico que entre otros aspectos deberá contemplar:

- Declarar con valor facilitativo toda la documentación que se produce en apoyo a la actividad administrativa, en las distintas unidades de la Intendencia.

- Ratificar los plazos de conservación ya previstos por leyes nacionales o departamentales o sus modificaciones.

- Declarar con valor histórico la documentación en guarda en el Museo y Archivo Histórico – Cabildo de Montevideo.

- Declarar con valor histórico la documentación de permisos de construcción en guarda en la Facultad de Arquitectura de la UdelaR.

- Declarar con valor histórico la documentación incluida a tal efecto en la propuesta, correspondiente al deslinde del subfondo Archivo de la Ciudad de Montevideo.

FuentesObservaciones
num. 11
art. 9 de la reglamentación

(De Las Actas). El Archivo Central designará un funcionario administrativo para llevar las actas de todas las sesiones de la Comisión. El ACM enviará las actas en formato electrónico a los miembros de la Comisión que participaron de la sesión, para su ratificación o rectificación. Una vez ratificadas, deberá procurar la firma de las actas en formato papel por parte de los mismos.

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num. 11
artículo 10 de la reglamentación

(Responsabilidad del Representante del Archivo Central). Quien representa al Archivo Central en la Comisión será responsable de promover la aprobación mediante resolución de la Intendenta de las decisiones que adopte la Comisión de Evaluación y Selección Documental.

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num. 11
art. 11 de la reglamentación

(Funciones). La Comisión de Evaluación y Selección Documental llevará adelante las siguientes funciones:

- Analizar las propuestas elevadas por el Archivo Central y/o Archivo Histórico, sobre las diferentes tipologías documentales que generan y custodian las unidades administrativas, a efectos de su evaluación.

- Evaluar la vigencia administrativa-legal y el valor de los documentos producidos o gestionados por la Intendencia de Montevideo, determinando el plazo de guarda precaucional para cada agrupación documental.

- Establecer directrices para la elaboración y actualización de la Tabla de Plazos Precaucionales, basadas en los procesos de valoración y selección de los documentos.

- Asesorar a los archivos que integran el Sistema, a las unidades y centros de información de la Intendencia de Montevideo y a los Gobiernos Municipales, sobre la valoración y selección de su producción documental.

- Analizar y autorizar cuando corresponda, la extensión del plazo de guarda de la documentación en los archivos de Gestión, propuesta por el Archivo Central a solicitud de las unidades administrativas, teniendo en cuenta los fundamentos de la unidad y las condiciones de preservación; así como modificaciones en los plazos de guarda en los archivos que componen el Sistema.

FuentesObservaciones
num. 11
art. 12 de la reglamentación

(Decisiones). Las decisiones adoptadas por la Comisión de Evaluación y Selección Documental serán elevadas a la Secretaría General para su aprobación por resolución de la Intendenta, las que una vez aprobadas deberán ser recogidas en la Tabla de Plazos Precaucionales y su cumplimiento alcanzará a todas las unidades administrativas de la Intendencia de Montevideo y a los archivos del Sistema.

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num. 11
art. 13 de la reglamentación.

(De las Modificaciones del Funcionamiento de la Comisión de Evaluación y Selección Documental). Las modificaciones al funcionamiento de la Comisión de Evaluación y Selección Documental serán por iniciativa de la Comisión, a propuesta del Archivo Central, del Archivo Histórico o de los Miembros Permanentes y/o Alternos de la misma. En las sesiones en que se traten modificaciones al Reglamento, deberán participar los Miembros Permanentes titulares, requiriéndose la presencia de la totalidad de los mismos.

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num. 11
art. 14 de la reglamentación
Título II
Del procedimiento disciplinario
Capítulo I
De los sumarios e investigaciones administrativas

Todo sumario o investigación administrativa se iniciará por resolución del Intendente, debiendo esa decisión formar cabeza del proceso respectivo.


La investigación administrativa es el procedimiento tendiente a determinar o comprobar la existencia de actos o hechos irregulares o ilícitos dentro del servicio o que lo afecten directamente aún siendo extraños a él, y a la individualización de los responsables.


El sumario administrativo es el procedimiento tendiente a determinar o comprobar la responsabilidad de los funcionarios imputados de la comisión de falta administrativa, y a su esclarecimiento y a propiciar en su caso, la aplicación de las sanciones que corresponda.


Cuando el Intendente disponga la instrucción de un sumario, establecerá en la misma resolución las medidas provisorias que corresponda sobre la situación del funcionario inculpado, determinando al respecto, según las circunstancias:

a) la permanencia del funcionario en el cargo o el cambio de funciones dentro de la repartición donde presta servicios;

b) el traslado a otra dependencia;

c) la suspensión en el ejercicio de sus funciones, con retención total o parcial de sueldos, hasta por el término de cuatro meses, según tenga o no familiares a su cargo.

En éste último caso, si el instructor determina "prima facie" que no existen elementos suficientes como para responsabilizar disciplinariamente al funcionario o que la falta cometida revista el carácter de leve, informará de inmediato con carácter provisorio y sin que implique prejuzgamiento, a los efectos de levantar la suspensión del funcionario sumariado.


Vencido el término de la suspensión preventiva, si no se hubiere adoptado resolución definitiva en el sumario administrativo, y si no se hubiere reintegrado el agente al ejercicio de sus funciones, la dependencia a que pertenece tomará las medidas pertinentes, para que se proceda al reintegro del funcionario.


La instrucción del sumario o investigación administrativa se realizará por la Unidad Sumarios de la División Asesoría Jurídica, excepto en los casos en que el Intendente la cometa a otra dependencia o funcionario determinado.

Dispuesta dicha instrucción, se remitirán de inmediato todos los antecedentes relacionados con los hechos cuyo esclarecimiento se persigue a la División Asesoría Jurídica o a la dependencia o funcionario designados, según corresponda.

El Director de la División Administración de Personal, o los funcionarios de su dependencia que al efecto cometa, deberán formular las denuncias por ilícitos penales, dando cuenta al Intendente dentro del plazo de veinticuatro horas.


Siempre que ocurra o se denuncie alguna irregularidad que por su naturaleza requiera la formación de un sumario o investigación administrativa, las reparticiones y dependencias la pondrán de inmediato en conocimiento de la Superioridad, con informe circunstanciado a los efectos de que ésta, si lo considera pertinente, ordene la instrucción o investigación sumaria tendiente al esclarecimiento de los hechos y la determinación de las responsabilidades consiguientes.


Cuando se comprueben hurtos o cualquier otro hecho presuntamente delictivo en dependencias ubicadas en el Palacio de la Intendencia, el mismo deberá ponerse inmediatamente en conocimiento del respectivo Director de División, a efectos de la realización, sin dilación, de la correspondiente denuncia policial. En la medida en que las circunstancias lo permitan, éstos contarán con el debido asesoramiento jurídico.

Cuando el hecho irregular acaezca en dependencias situadas fuera del Palacio de la Intendencia, el Jefe o encargado del respectivo Sector o Unidad, podrá radicar la denuncia ante la Seccional Policial correspondiente, debiendo igualmente poner de inmediato los antecedentes del caso en conocimiento del Director del Servicio a que pertenezca.


Todos los empleados de la Intendencia, están obligados a recibir y dar curso a las denuncias que se les formulen sobre irregularidades en la Administración y a denunciar las que comprueben, en uno y otro caso, poniéndolas en conocimiento de sus superiores inmediatos, considerándose falta grave el encubrirlas o no denunciarlas.

Dichas denuncias deberán ponerse inmediatamente en conocimiento del Director del respectivo Servicio, quien será responsable del estricto cumplimiento de lo dispuesto en el presente Capítulo.


Si se tratara de denuncia oral, se labrará un acta que deberá contener, consignados del modo más claro y preciso posible:

a) los datos personales del denunciante: nombre, edad, estado civil, nacionalidad, profesión y domicilio, debiendo asimismo justificar su identidad con documento fehaciente, salvo en caso de tratarse de un funcionario de la Intendencia;

b) una relación circunstanciada del hecho o infracción denunciada, con determinación del lugar, tiempo y forma de su ejecución;

c) nombre de las personas que intervinieron en el hecho y de las que conocen el mismo;

d) cualquier otra circunstancia o prueba que pueda ofrecerse y que tiendan a favorecer el esclarecimiento del hecho denunciado. El acta será firmada por el funcionario ante quien se haga la denuncia y por el denunciante; si éste no supiese, no pudiese o no quisiera hacerlo, por otra persona a su ruego o ante dos testigos, mencionándose la causa de la omisión.


Si se recibiesen denuncias escritas, se procurará dejar constancia de la identidad y datos personales del denunciante. Si llegasen por intermedio del correo, se elevarán con el sobre que las contengan.


En conocimiento de alguna irregularidad administrativa el jefe o encargado correspondiente dispondrá la realización de una información de urgencia.

Esta consiste en los procedimientos inmediatos tendientes a individualizar a los posibles autores, cómplices y testigos y para evitar la dispersión de la prueba.

A tales efectos personalmente o por el funcionario que designe, interrogará al personal directamente vinculado al hecho, agregará la documentación que hubiere y ocupará todo otro elemento que pueda resultar útil a los fines de ulteriores averiguaciones.

En caso de que la presunta irregularidad versare sobre hechos considerados graves o involucrara a los jerarcas del Servicio, el Director de la División respectiva podrá solicitar a la Asesoría Jurídica su colaboración para la instrucción de la investigación de urgencia.

Nota:

Por Res. IM 1714/11 de 12/04/11, num. 2º, se aprobó el Manual de Procedimiento de Información de Urgencia en el marco de Mejora de Gestión de la Intendencia de Montevideo.


En todos los casos, la denuncia, con la información de urgencia, deberá ser puesta en conocimiento del jerarca del Servicio en forma inmediata, quien a su vez la elevará sin dilación al Director de División.


El sumario durante su instrucción y hasta la oportunidad en que debe ponerse de manifiesto será secreto.

También será secreto el trámite de las investigaciones administrativas, hasta que se dé vista a los funcionarios involucrados o se dicte resolución disponiendo la clausura de la misma.

En caso de que la investigación administrativa devenga en un sumario, sus actuaciones se considerarán incorporadas y formando parte de éste, manteniendo su carácter secreto en los términos expresados en el inciso primero.

La obligación de mantener estrictamente el secreto alcanza no solamente al personal de la Unidad Sumarios o de la dependencia encargada de la instrucción, sino también a todo funcionario que por cualquier motivo o circunstancia tuviese conocimiento de alguna resultancia del procedimiento.


Recibidos los antecedentes por la Unidad Sumarios, o por quien corresponda deberá iniciarse la instrucción o investigación ordenada dentro de la mayor brevedad posible.

Toda diligencia de trámite se hará constar en el sumario, con la fecha en que se efectúe y la firma del funcionario encargado de instruirlo.


En los sumarios se formarán falsos expedientes que puedan sustituir a los originales, si fuere necesario, a cuyos efectos las declaraciones deberán sacarse con copias que también firmarán los declarantes.


La instrucción del sumario o investigación administrativa deberá quedar terminada dentro del término de sesenta días de cometidas las actuaciones al respectivo instructor.

En casos especiales en que la terminación no sea posible dentro del término fijado, el funcionario instructor deberá comunicarlo al Director de la División Asesoría Jurídica con expresión de causa estando a lo que éste resuelva.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res. IMM No.192.830 de 22/11/83, num. 1º.
 


Delegar en el Director General del Departamento Jurídico con carácter general, la facultad de conceder prórrogas o ampliaciones de los plazos fijados por resolución expresa para el diligenciamiento de los distintos sumarios o investigaciones administrativas que se tramitan en esta Comuna, siempre que no superen el máximo de cuatro meses, fijado por el artículo D.105 del Digesto Municipal.


Al imputado deberá interrogársele sin ningún género de coacción o violencia física o moral y sin juramento ni promesa de decir verdad.

Tampoco podrán formulársele preguntas capciosas o sugestivas.


El funcionario sumariado será preguntado:

a) por su nombre, edad, estado civil, domicilio, cargo y funciones que desempeña, antigüedad en la administración y en el cargo que ejerce;

b) si ha sido sumariado con anterioridad, y en caso afirmativo: motivo del sumario, resolución que recayó y repartición por la que se tramitó;

c) por todos los hechos y pormenores que puedan conducir al esclarecimiento de los hechos que se le atribuyen; como asimismo por todas las circunstancias que sirvan para establecer la gravedad del hecho y la mayor o menor culpabilidad del imputado;

d) si en la comisión de la falta o hecho intervinieron otras personas, como autores, cómplices o encubridores, dejándose constancia de todas las que fueron indicadas y precisando los detalles que suministre al respecto.


El sumariado no está obligado a contestar precipitadamente. Las preguntas serán siempre claras y precisas y les serán repetidas toda vez que parezca que no las ha entendido o cuando la respuesta no concuerde con la pregunta.


Se permitirá al sumariado manifestar cuanto tenga por conveniente para su descargo, a menos que sus manifestaciones fueren claramente improcedentes a juicio del instructor, por no conducir a la averiguación del hecho investigado.


Durante la etapa de instrucción, el funcionario sumariado tendrá derecho a ser asistido por un abogado. Este podrá actuar exclusivamente en las declaraciones que preste su patrocinado y al sólo efecto de verificar la legalidad de los procedimientos. Al finalizar el interrogatorio, podrá dejar las constancias y solicitar las rectificaciones que estime pertinentes. No se permitirá la asistencia de abogados en el curso de las investigaciones administrativas.


El instructor del sumario o investigación administrativa, deberá adoptar todas las medidas necesarias o convenientes para el más completo esclarecimiento de los hechos; debiendo, asimismo, evacuar todas las citas que resulten de los antecedentes o de su ulterior diligenciamiento.

Si ello no fuere posible, así lo hará constar, con expresión de la causa que lo ha impedido.


Los testigos serán citados por cédulas suscritas por el instructor, en las que se determinará con claridad y precisión el día, hora y lugar donde debe concurrir y el motivo de la citación; previniéndole que deberá comparecer munido de documento que acredite su identidad.

Cuando se trate de funcionarios de la Intendencia podrá citárseles en otra forma fehaciente.

En todos los casos se dejará constancia de la citación en el expediente y forma en que se hizo.

El testigo que no concurriese a la primera citación será citado por segunda vez, bajo apercibimiento. Si el testigo omiso fuere un funcionario de la Intendencia, el instructor dará cuenta al Director o Jefe de la repartición a que pertenece, a fin de que tome las medidas pertinentes.

Si existiera la necesidad de interrogar a un testigo que se domicilia en lugar distante al que se halle el instructor, éste podrá optar en hacer venir al testigo o concurrir él personalmente al lugar donde el mismo se encuentre.


Declárase falta administrativa grave, pasible de suspensión sin goce de sueldo, la omisión de concurrir a declarar sin causa justificada, de todo funcionario dependiente de la Intendencia, que hubiere sido citado por segunda vez por el instructor de un sumario o investigación administrativa y cuyas citaciones estén documentadas en forma fehaciente.

En caso de reincidencia suficientemente comprobada, la omisión podrá reputarse falta pasible de destitución, según las circunstancias y gravedad del hecho.


Si resultaren mencionados como testigos, el Intendente, miembros de la Junta Departamental, Directores Generales y Directores de División, sólo se les requerirá su testimonio por certificación o informe.

Cuando se tratare de alguno de los funcionarios mencionados en el artículo 163 del Código General del Proceso; y su testimonio tuviere importancia fundamental en el proceso, a juicio del instructor, deberá comunicarlo circunstanciadamente a la Intendencia, estando a lo que ésta resuelva.

Nota:

El artículo 163 del Código General del Proceso establece lo siguiente:
"Declaración por informe. Sólo podrán dar testimonio por certificación o informe, el Presidente de la República, el Vicepresidente, los Ministros y Subsecretarios del Poder Ejecutivo, los Senadores y Representantes Nacionales, los Ministros de la Suprema Corte de Justicia, del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, de la Corte Electoral y del Tribunal de Cuentas, Intendentes Municipales, los Oficiales Generales en actividad de las Fuerzas Armadas, los Ministros de los Tribunales de Apelaciones, el Fiscal de Corte y Procurador General de la Nación, el Procurador del Estado en lo Contencioso Administrativo, los Jueces Letrados, los Fiscales Letrados, los embajadores y demás diplomáticos acreditados en la República cuando así proceda de acuerdo con las normas del Derecho Internacional."


Los testigos serán siempre interrogados, además de los hechos que motivan su declaración:

a) por su nombre, edad, estado civil, nacionalidad, profesión y domicilio; dejándose constancia de documento que acredite su identidad, o, en su defecto de los medios probatorios sustitutivos que garanticen la misma;

b) por las generales de la ley;

c) por la razón o motivo de sus dichos.


Las declaraciones se tomarán por separado, labrándose acta de cada una de ellas.

Las manifestaciones del deponente se reproducirán con toda fidelidad, procurando emplear las mismas palabras expresadas por el declarante, quien, si lo prefiere, podrá dictar su declaración.

En ningún caso se permitirá al deponente leer apuntes o escritos.


Las declaraciones serán tomadas personalmente por el Abogado Instructor, o quien lo sustituya, u otro Abogado de la Unidad Sumarios. En caso de ausencia, impedimento o excusación del Abogado Asesor Sumariante, el Director de la División Asesoría Jurídica, designará para subrogarlo a otro Abogado de la División Asesoría Jurídica.

Cuando circunstancias especiales lo requieran, el Instructor actuará asistido por Escribano, designado al efecto por el Director del Servicio de Escribanía, a fin de certificar el acta que se labrará y suscribirá en su presencia.


Terminada la declaración se dará lectura a la misma, requiriéndole al deponente su ratificación y preguntándole si tiene algo que agregar o enmendar; de todo lo cual se dejará constancia al final del acta, la que deberá ser firmada por el declarante y el funcionario instructor.

Si el deponente no supiera, no pudiera o no quisiera firmar, se hará constar en el acta, la que deberán suscribir dos testigos simultáneamente presentes, en defecto de Escribano Público.


Tratándose de sumarios en que aparezcan involucrados funcionarios de la Intendencia, se solicitará al Servicio de Administración de Gestión Humana, la remisión de copia de las constancias existentes en su legajo personal, la que será agregada al expediente.


Durante el curso del sumario, el instructor podrá llamar cuantas veces estime necesario a los sumariados o testigos, para ampliar las declaraciones o aclarar lo que crea pertinente.

Podrá también el funcionario instructor, disponer careos entre quienes hayan declarado en el curso de la instrucción, con el fin de explicar contradicciones entre sus respectivas declaraciones o para que procuren convencerse recíprocamente.


Si existiese prueba documental sobre los hechos imputados, se agregará al sumario; en su defecto, testimonio de los documentos, poniéndose constancia del lugar donde se encuentra el original.

Los hechos relevantes para la decisión del procedimiento disciplinario podrán acreditarse por cualquier medio lícito de prueba (fotografías, fotocopias, croquis, cintas magnetofónicas, así como por todo otro medio hábil que provea la técnica).


En cualquier estado del sumario, si el instructor comprobase la existencia de elementos presuntivos fehacientes de la comisión de un delito sancionable de oficio, lo pondrá de inmediato en conocimiento del Director de la División Asesoría Jurídica a los efectos de dar intervención a la justicia ordinaria si correspondiere (Art. 177 del Código Penal).

Nota:

Ver art. 177 del Código Penal (Omisión de los funcionarios en proceder a denunciar los delitos).


Toda vez que de las diligencias indagatorias realizadas se configure la semiplena prueba de la intervención dolosa de un funcionario en algún acto que comprometa el patrimonio, el prestigio o el decoro de la Administración, el instructor lo comunicará de inmediato al Director de la División Asesoría Jurídica con expresión de causa, a fin de que se adopten las medidas pertinentes.

Asimismo, el instructor solicitará la suspensión o traslado provisorio de cualquier funcionario, siempre que su separación de las funciones sea necesaria o conveniente para la mayor eficacia de su cometido, debiendo dar cuenta en cuanto desaparezca la causa que motivó su solicitud, para que se deje sin efecto la medida adoptada.


Cuando el abogado instructor considere agotadas las diligencias indagatorias, procederá a efectuar una relación circunstancial de los hechos cuya probanza surja del sumario.


Cumplida dicha diligencia, el instructor pondrá el expediente de manifiesto en la oficina para su examen, por el perentorio término de seis días, notificando al o los funcionarios imputados dicha resolución.


Durante el término fijado en el artículo anterior, los funcionarios imputados podrán solicitar la ampliación del sumario, manifestando concretamente las probanzas o diligencias que estimen necesarias.

El funcionario instructor dispondrá el trámite de las diligencias ampliatorias que considere pertinentes al esclarecimiento de los hechos.


El abogado del sumariado podrá asistir a las declaraciones testimoniales que se realicen durante la ampliación sumarial. Al finalizar el interrogatorio correspondiente, el letrado podrá formular hasta diez repreguntas al testigo, por intermedio del abogado instructor. Este apreciará la pertinencia de dichas repreguntas, pudiendo descartar las que considere no vinculadas directamente con el objeto del sumario o que no dirijan a verificar hechos relevantes para el resultado del procedimiento disciplinario.

En caso de discrepancia entre el instructor y el abogado sumariado, éste podrá dejar las constancias que estime del caso, al final de la declaración.


Vencido el término de manifiesto, si los interesados no hubieren solicitado ampliación del sumario, o realizada ésta, según corresponda, el instructor conferirá vista a los funcionarios imputados por el término perentorio de seis días (Art. 66 de la Constitución), durante cuyo lapso permanecerá el expediente en la Oficina a disposición de los mismos para su examen.

Nota:

El artículo 66 de la Constitución dispone:
"Art. 66.-Ninguna investigación parlamentaria o administrativa sobre irregularidades, omisiones o delitos, se considerará concluída mientras el funcionario inculpado no pueda presentar sus descargos y articular su defensa."


Las vistas deberán evacuarse por escrito en todos los casos, no admitiéndose alegatos verbales de los interesados.


Evacuada la vista o vencido el término de la misma, en su defecto, el expediente volverá al funcionario instructor, previa agregación de los escritos presentados o con la constancia negativa en su caso, quien dará por conclusa la instrucción del sumario.


Dentro del término de ocho días de la conclusión del sumario, el instructor lo pasará al Abogado Asesor Sumariante, con informe definitivo sobre el mismo, en el que analizará las pruebas de cargo y de descargo acumuladas y determinará las conclusiones de hecho a que arribe, sin indicar las sanciones a aplicarse.

El Abogado Asesor Sumariante o el Abogado Asesor que a tal efecto designe el Director de la División Asesoría Jurídica, dentro del plazo de quince días, lo elevará con informe circunstanciado, en el que considerará el aspecto formal y el sustancial del sumario y aconsejará las medidas que en su concepto corresponda adoptar. Podrá disponer, las diligencias para mejor dictaminar que estime indispensable, remitiendo para ello los antecedentes al instructor, en cuyo caso se interrumpirá el término fijado en el párrafo anterior.


El Director de la División Asesoría Jurídica elevará al Departamento de Recursos Humanos y Materiales todas las actuaciones para la definitiva resolución, expresando las consideraciones que a su juicio pudieran corresponder.


El Director de la División Asesoría Jurídica podrá conceder las prórrogas o ampliaciones de los plazos fijados para la vigilancia de las causas penales, en los sumarios administrativos cuyos pronunciamientos sea necesario diferir, hasta el dictado del fallo judicial, mediante resolución que establezca que la demora proviene del trámite judicial.

FuentesObservaciones
num. 1
Capítulo II
Del procedimiento para la ejecución de la sanción de suspensión

La sanción de la suspensión importará la pérdida de la remuneración correspondiente.

Los Directores de los Servicios y demás dependencias, o quienes desempeñen las funciones de tales, deberán comunicar a la Contaduría General, la fecha en que los funcionarios suspendidos comenzarán a cumplir las suspensiones que se les apliquen, cualquiera sea el motivo de las mismas, para practicar los descuentos o retenciones correspondientes.

A los efectos de lo establecido en el inciso precedente, se dispondrá de un plazo de cinco días, a contar de la fecha en que se aplicó la suspensión, o se recibió la comunicación de la misma en el caso de que haya sido dispuesta por Resolución del Intendente, o del Secretario General o Directores de Departamento respectivos.

FuentesObservaciones
num. 1

La sanción de suspensión una vez firme, se aplicará de inmediato. Por razones de servicio su aplicación podrá postergarse por un período prudencial que no excederá los 60 días corridos a partir de la fecha del dictado de la Resolución sancionatoria. Si los funcionarios sancionados se encontraren haciendo uso de la licencia anual ordinaria, especial, extraordinaria, o por enfermedad, la suspensión se hará efectiva a partir del vencimiento de ésta.


Excepción. En situaciones en que la aplicación de la suspensión en el período máximo indicado en el artículo anterior distorsionara o afectara ostensiblemente la marcha del servicio donde el/la funcionario/a sobre el que pende el cumplimiento de la sanción desempeña tareas, el superior jerárquico deberá así indicarlo al Departamento de Gestión Humana y Recursos Materiales, fundamentando en forma expresa y ostensible tal perjuicio o afectación del servicio, solicitando se autorice la excepción y el diferimiento de la aplicación de la sanción más allá de los 60 días desde que la misma quedó dispuesta.

Tal puesta de conocimiento y solicitud de aplicación de excepción deberá presentarse con una antelación no menor a los 15 días de que expire el plazo de 60 días para el efectivo cumplimiento de la misma.

El plazo máximo de prórroga será de 30 días.

FuentesObservaciones
num. 2

Si los funcionarios sancionados se encontraren incluidos en los regímenes de licencia por enfermedad establecidos en los artículos D. 120 a D. 129 del Volumen III del Digesto, se practicará directamente el respectivo descuento en sus haberes del mes siguiente a la aplicación de la sanción.


Queda terminantemente prohibido fraccionar las suspensiones.

FuentesObservaciones
num. 1
Título III
Del procedimiento en materia de derechos autorales de la IM
Capítulo
De los derechos autorales

Declárase que la Intendencia de Montevideo es titular de todos los derechos autorales de carácter patrimonial emergentes de los impresos que realiza el Servicio de Imprenta y Reproducciones, de los que se originaren en obras de cualquier carácter y en publicaciones o creaciones electrónicas de cualquier tipo realizados en dependencias de la I. de M., así como de los provenientes de todas aquellas obras, impresos o creaciones de cualquier naturaleza que terceros realizan por cuenta y orden de la Comuna, salvo pacto expreso en contrario.

FuentesObservaciones
num. 1

Cuando un funcionario de la Intendencia a cualquier título y bajo cualquier régimen, elabora o proporciona a la Comuna algún tipo de material o elemento que constituya por sí alguno de los productos definidos en el art. R. 159.1 o no reuniendo tal condición se destine a ser incluido en uno de ellos, se entenderá que lo hace en virtud de su relación funcional y por ende, no generará derecho autoral patrimonial alguno. Tratándose de cualquier otra persona física o de personas jurídicas, se entenderá que ceden de pleno derecho y sin que pueda dar lugar a reclamación alguna, cualquier eventual derecho autoral de carácter patrimonial que pudiera emerger del elemento suministrado, salvo que se hubiere pactado expresamente lo contrario.

Quienes colaboren de cualquier manera en la obtención de los productos definidos en el art. R. 159.1 ya sea en régimen de arrendamiento de obra o de servicios, o en virtud de cualquier otra convención de la que resulte una retribución o remuneración por su aporte a aquéllos, transfieren a la Comuna de pleno derecho todos los derechos autorales de carácter patrimonial que pudieran emerger de su intervención. Queda excluida toda posibilidad de ejercicio del derecho de retracto por parte de los autores, respecto de cualquiera de las obras comprendidas en el artículo anterior.

Lo expresado en los incisos precedentes es sin perjuicio del derecho moral que pudiera corresponder a los autores en el sentido de solicitar el reconocimiento de la paternidad intelectual de la obra de que se tratare, el que podrá hacerse valer de acuerdo con los requisitos y el procedimiento regulado en los artículos siguientes.

FuentesObservaciones
num. 1

Todos los impresos realizados por el Servicio de Imprenta y Reproducciones, tanto los destinados a uso interno como externo, llevarán la mención “Servicio de Imprenta y Reproducciones - Intendencia de Montevideo. Derechos reservados”, pudiendo sustituir la denominación de la Comuna por la sigla “I.M.", agregando el escudo departamental. Todo otro tipo de obras realizadas por las restantes dependencias del carácter de las comprendidas en el artículo R. 159.1, deberán contener la mención respectiva.

FuentesObservaciones
num. 1

Cuando los impresos, obras o publicaciones descriptos en el artículo R. 159.1 contengan una producción intelectual, científica o artística que constituya una creación original, sin perjuicio de que todos los derechos patrimoniales derivados de ella pertenecen a la Administración, en ejercicio de su derecho moral el autor podrá solicitar la mención de su nombre junto a la leyenda referida en el artículo R. 159.3. Se considerará original a aquella obra que a juicio de la I.M. exprese la creatividad del solicitante y sea fruto de su esfuerzo personal.

Tratándose de obras colectivas o de productos que cuenten con aportes creativos de varias personas, la mención de los autores se incluirá únicamente en caso de que resulte fácilmente discernible para la Administración el aporte original de cada uno; de lo contrario, figurará exclusivamente la mención institucional.

FuentesObservaciones
num. 1

Tratándose de impresos realizados por el Servicio de Imprenta y Reproducciones, la solicitud a que refiere el artículo precedente deberá efectuarse por escrito y dirigirse al Director de la dependencia requirente del impreso; en ella el peticionante fundamentará su solicitud detallando la originalidad de la obra cuya mención de autoría reclama. El referido jerarca expresará su opinión en forma fundada y remitirá los antecedentes al Servicio de Imprenta y Reproducciones.

Si la Dirección del Servicio de Imprenta y Reproducciones entendiera que no corresponde en el impreso la mención del nombre de quien así lo solicita, previo informe expresando sus razones, dará al interesado vista de las actuaciones por un plazo de diez días para que formule las consideraciones que entienda pertinentes. Cumplido, elevará las actuaciones a la Dirección General del Departamento de Gestión Humana y Recursos Materiales, quien resolverá al respecto.

FuentesObservaciones
num. 1

En el caso de las restantes creaciones comprendidas en lo definido por el art. R. 159.1, realizadas en otras dependencias o por terceros actuando por cuenta y orden de la Comuna, la solicitud se presentará por escrito ante el Director de la dependencia interviniente, con iguales requisitos y procedimiento que en el artículo anterior, elevando las actuaciones a la Dirección General del Departamento de Gestión Humana y Recursos Materiales para la adopción de resolución al respecto.

FuentesObservaciones
num. 1

La Intendencia de Montevideo se reserva el derecho exclusivo de editar, imprimir, publicar, difundir, distribuir, reproducir, realizar nuevas ediciones, poner a disposición del público en cualquier forma, comunicar por cualquier medio, mantener reservada o destruir toda obra de las comprendidas en el artículo R. 159.1. Tratándose de obras en cuya difusión la Administración tenga especial interés, podrá autorizarse a terceros su reproducción por resolución del Departamento de Gestión Humana y Recursos Materiales, estableciendo que deberá constar en las copias la fuente y la autorización respectiva.

La I.M. se reserva asimismo el derecho de modificar, transformar o adaptar las obras comprendidas en el artículo R. 159.1, sin necesidad de solicitar autorización al autor si éste estuviere individualizado, pudiendo el autor en estos casos pedir que se retire su nombre, si constare.

Si se introdujeran modificaciones que incluyeran cambios en alguna parte de la obra respecto de la cual se hubiera dejado constancia de la autoría en su presentación anterior, se completarán los datos si correspondiere, en los términos del art. R. 159.4 introduciendo las señas del nuevo autor en el caso que éste lo solicitare; de lo contrario, figurará exclusivamente la mención institucional. Las menciones autorales que respondieran a aspectos de la obra que se reproducen sin cambios, se reiterarán.

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num. 1
Título IV
Del procedimiento en materia de cesión de contrato y cesión de derechos de crédito

De acuerdo con lo que establecen los artículos R.1010 a R.1013 del Título VII del Volumen VIII del Digesto Departamental, para solicitar la notificación de una cesión de contrato o de créditos, el interesado deberá iniciar el trámite en el Despacho de la Oficina Central del Departamento de Secretaría General, presentando el correspondiente escrito de solicitud acompañado de la documentación establecida en los artículos R.1010 y R.1011, así como de los documentos justificativos del crédito y del Certificado del Registro Nacional de Actos Personales Sección Interdicciones con información respecto del cedente y del cesionario posterior a la fecha de la cesión, todo ello con una copia a efectos de la tramitación interna.

A la vez, al momento de la solicitud de aprobación de la cesión de créditos, el cedente deberá acreditar que se encuentra al día con sus obligaciones fiscales, nacionales y departamentales (BPS, DGI, CUD) y con toda otra documentación que se estime pertinente exigir.

Presentada una solicitud de notificación, se remitirá copia del expediente a la Contaduría General dentro de las 48 horas siguientes para que no se efectúe ningún pago relacionado con dichas cesiones hasta la finalización del trámite a menos que medie la conformidad de ambas partes.

El expediente original será enviado a la División Asesoría Jurídica a fin de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en los artículos referidos anteriormente.

Con el informe jurídico favorable, se procederá a la redacción de la resolución por la que la Intendencia se notifique y apruebe la cesión, y una vez dictada, se remitirá una copia de la misma a la Contaduría General para que el pago de los derechos o créditos cedidos se hagan al cesionario en la misma forma en que correspondía haberlos efectuado al cedente.

Título V
Del Procedimiento en Materia de Acoso Sexual Laboral
Nota:

Por Res. IM Nº 3419/12 de 13/08/12 se aprobó el Protocolo de Actuación de Acoso Sexual Laboral elaborado por el Grupo de Trabajo designado con el cometido de actualizar la normativa en materia de prevención y tratamiento de acoso sexual laboral.


La denuncia será formulada personalmente por la víctima del acoso sexual laboral, en forma escrita u oral, ante el Servicio de Salud y Seguridad Ocupacional. Si la denuncia se realiza en forma oral, el Servicio labrará acta que tendrá idéntico contenido al que deberá lucir la presentada por escrito, según el siguiente detalle:

a) Datos identificatorios del/a denunciante: nombre, C.I, dependencia, teléfono interno.

b) Datos del/de la denunciado/a como presunto/a acosador/a: nombre, cargo o función, dependencia en que presta funciones, si ocupa el mismo lugar jerárquico, inferior o superior, si trabaja directamente con el/la denunciante.

El/la denunciante deberá expresar su conformidad de dar inicio a la investigación de los hechos denunciados.

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num. 4
num. 16

Presentada la denuncia por escrito o labrada el acta correspondiente, se entregará copia sellada al/a la denunciante.

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num. 5
num. 16

El Servicio de Salud y Seguridad Ocupacional formará expediente con carácter reservado, que tendrá el rótulo de urgente. Para mayor confidencialidad deberá circular dentro de un sobre cerrado, sin identificación de los datos de denunciante, denunciado/a y declarantes a fin de evitar la publicidad de la situación y mantener a resguardo su intimidad. Estos datos se contendrán en acta aparte que no formará parte del expediente pero que se relacionará de manera de asegurar su posterior asociación. Todo el procedimiento debe desarrollarse de modo de garantizar la confidencialidad absoluta de los hechos y de los involucrados, así como la debida defensa del/a denunciado/a. La obligación de mantener estrictamente el secreto alcanza no solamente al personal del Servicio de Salud y Seguridad Ocupacional o al Equipo Instructor, sino también a todo/a funcionario/a que por cualquier motivo o circunstancia tuviese conocimiento de alguna resultancia del procedimiento.

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num. 6
num. 16

El mencionado Servicio deberá realizar la tarea de apoyo y contención de la víctima, así como efectuar una visita a su lugar de trabajo, a fin de constatar las condiciones generales de la dependencia, organización y distribución del trabajo. Asimismo, constatará si hay antecedentes de intervención preventiva o de denuncias anteriores con relación a dicha dependencia, todo lo cual, será asentado en un informe que se agregará al expediente de la denuncia y a fin de dar inicio a la investigación de los hechos denunciados, se remitirá al Equipo Instructor en un plazo no mayor a tres días contados desde la recepción de la denuncia. En casos excepcionales y debidamente justificados la Dirección del Servicio podrá extender dicho plazo.

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num. 7
num. 16

La División Asesoría Jurídica deberá realizar la instrucción, a cuyos efectos designará el/la abogado/a y el/la psicólogo/a que integrarán el Equipo Instructor, los que actuarán conjuntamente. Preferentemente estos profesionales contarán con formación en derechos humanos y género.

El Equipo Instructor así conformado, iniciará la investigación interrogando al/ a la denunciante, quien a los efectos de la continuación del procedimiento deberá ratificar la denuncia. Luego explicará los hechos constitutivos de la misma, así como indicará como mínimo los siguientes aspectos:

a) Si ha puesto en conocimiento de la situación que le afecta a su superior inmediato.

b) A partir de que momento está siendo víctima de actos que puedan constituir un supuesto de acoso sexual laboral (días, semanas, meses, años).

c) Especificar si conoce la existencia de otros posibles afectados/as por acoso sexual laboral de parte del/la denunciado/a, con anterioridad o en el presente.

d) Aportar, de existir, datos de posibles testigos, así como cualquier otro medio de prueba de los hechos que se denuncian.

Una vez tomada la declaración al/a la denunciante, el Equipo Instructor recomendará al superior la adopción de las medidas que entienda necesarias para la protección de la integridad de la víctima en forma urgente, que podrán consistir en disponer traslados, cambios de horario u otras que se consideren adecuadas de acuerdo a las circunstancias del caso. El/la denunciante podrá concurrir a esta instancia acompañado/a de un abogado/a.

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num. 1
num. 8
num. 16

Adoptadas las primeras medidas anteriormente referidas, el Equipo Instructor procederá a tomar declaración al/a la denunciado/a, testigos y jerarcas de la dependencia dónde presuntamente hubiera tenido lugar la conducta de acoso sexual. El/la denunciado/a podrá prestar su declaración en presencia de su abogado/a a efectos del control de legalidad del procedimiento. El interrogatorio de los restantes involucrados se hará en forma personal, individual y reservada, sin presencia de representantes o asistentes de denunciante o denunciado/a.

El Equipo Instructor procederá asimismo a recepcionar las pruebas ofrecidas por el/la denunciante y podrá disponer la diligencia de los medios de prueba que considere necesarios o convenientes a efectos de procurar el esclarecimiento de los hechos denunciados.

El interrogatorio, la recepción de pruebas y el diligenciamiento de las que se dispusieran, deberá realizarse en un plazo común que no excederá de 30 días corridos contados desde que el Equipo Instructor haya tenido el expediente a su disposición. En el caso de que la complejidad de la instrucción así lo requiera, dicho plazo podrá prorrogarse por única vez por 10 días más, lo que deberá ser solicitado en forma fundada al Superior, quien evaluadas las circunstancias decidirá.

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num. 9
num. 16

Los hechos relevantes para la decisión del procedimiento disciplinario podrán acreditarse por cualquier medio lícito de prueba.

Los testigos serán citados por cédulas suscritas por el Equipo Instructor, en las que se determinará con claridad y precisión día, hora y lugar donde deben concurrir, previniéndole que deberá comparecer munido de documento de identidad. En todos los casos se dejará constancia de la citación en el expediente y de la forma en que se hizo.

El testigo que no concurriese a la primera citación será citado por segunda vez, bajo apercibimiento. Si el testigo fuere un funcionario de la Intendencia, el Equipo Instructor dará cuenta a la Dirección de la repartición donde se desempeña, a fin de que tome las medidas pertinentes.

Declárase falta administrativa grave, pasible de suspensión sin goce de sueldo, la omisión de concurrir a declarar sin causa justificada, de todo funcionario dependiente de la Intendencia, que hubiere sido citado por segunda vez por el Equipo Instructor y cuyas citaciones estén documentadas en forma fehaciente. 

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num. 10
num. 16

Agotadas las diligencias indagatorias, se notificará personalmente a denunciante y denunciado/a de la apertura a prueba, para que dentro del plazo de 5 días corridos contados desde la notificación ofrezcan el diligenciamiento de las pruebas que crean convenientes y no se hubieren producido. La prueba ofrecida deberá diligenciarse en un plazo máximo de 10 días corridos contados desde el vencimiento del plazo anterior, salvo que el Equipo Instructor la califique de inconveniente, inconducente o impertinente.

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num. 11
num. 16

Diligenciada la totalidad de la prueba, el Equipo Instructor elaborará el informe en un plazo no mayor a 5 días desde que el expediente estuviera a su disposición. Dicho informe contendrá la relación circunstanciada de los hechos y de las pruebas/indicios que surjan de las investigaciones, así como la conclusión a la que el Equipo haya arribado en cuanto a la configuración o no de la conducta de acoso sexual.

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num. 12
num. 16

De dicho informe se dará vista a denunciante y denunciado/a por el plazo de 3 días corridos.

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num. 13
num. 16

Evacuada la vista o vencido el término de la misma, el expediente se elevará al Superior, quien determinará las conclusiones a las que arribe y en su caso indicará las sanciones o medidas a aplicar.

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num. 14
num. 16

La decisión final se adoptará siempre por Resolución de el/la Intendente/a, quien en caso de configurarse la conducta de acoso sexual dispondrá la sanción a aplicar al funcionario/a denunciado/a y establecerá en la misma resolución las medidas que entienda corresponde aplicar con relación al funcionario/a inculpado/a, así como con relación a la víctima.

Si entendiera que no se ha configurado acoso sexual, dispondrá el archivo de las actuaciones.

En este último caso, si del curso de las actuaciones cumplidas surgiera fehacientemente que el/la denunciante o denunciado/a ha actuado con estratagemas o engaños artificiosos pretendiendo inducir en error sobre la existencia del acoso sexual denunciado, podrá determinarse la aplicación de una sanción de acuerdo a lo dispuesto por la ley Nº 18.561 de 18 de agosto de 2009.

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num. 15
num. 16