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Volumen II Procedimiento.Competencia

Libro II
Del procedimiento
Parte Reglamentaria
Título I.III
Del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Nota:

Por Resolución Nº 731/15/1000 de 18/09/2015, se aprueba el protocolo de actuación ante solicitudes de documentación comprendida en el Archivo Central.

Capítulo I
Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Sección I
Del Sistema de Archivos

Cometidos. El Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo tendrá los siguientes cometidos:

a) preservar el Patrimonio Documental, para alcanzar la especialización e interconexión de las administraciones documentales; favorecer los principios de publicidad, transparencia administrativa y participación ciudadana; preservar y garantizar los derechos ciudadanos de privacidad y propiedad intelectual, garantizando el derecho de acceso a la información pública.

b) Integrar los archivos de la Intendencia mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos archivológicos, que habiliten la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental.

c) Potenciar la utilización de la información por parte de la Administración y de los ciudadanos, dado su carácter testimonial, para la investigación, el comercio, la cultura y el fortalecimiento de la identidad y la memoria.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 1) de la Reglamentación

Conformación. El Sistema de Archivos estará conformado por:

1) El Archivo Central de Montevideo, el que dependerá en forma directa de Secretaría General.

2) El Archivo Histórico de Montevideo, que dependerá en forma directa de la División Artes y Ciencias, del Departamento de Cultura.

3) Archivos de Gestión, que dependerán en forma directa de la dirección del Servicio, Unidad o dependencia a la cual pertenecen.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 2) de la Reglamentación

Archivo Central de Montevideo. Cometidos. Será responsable por velar y conformar el Patrimonio Documental del Gobierno Departamental, siendo el órgano rector de la política archivística institucional. Presenta la dualidad de funcionar como Archivo Administrativo y Archivo Intermedio.

Serán cometidos del Archivo Central:

a) Coordinar el Sistema de Archivos institucional, definiendo las políticas tendientes a la normalización de la gestión documental.

b) Definir las directivas y criterios generales en materia archivística, aplicables a todos los documentos pertenecientes al Patrimonio Documental del Gobierno Departamental.

c) Asesorar y coordinar en materia archivística, a los centros y/o unidades de información documental pertenecientes a la Intendencia, no incluidas por definición en este Sistema.

d) Definir el protocolo correspondiente al seguimiento de las pasantías de formación en archivología, a aplicar en los archivos del Sistema.

e) Fomentar la cultura de la información archivística.

f) Procurar la integración de los Gobiernos Municipales de Montevideo al Sistema de Archivos de la Intendencia.

g) Preservar el Patrimonio Documental de la Intendencia en su fase Administrativa, correspondiente al período de vigencia administrativa y guarda precaucional.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 3) de la Reglamentación

Archivo Histórico de Montevideo. Cometidos. Será responsable por la preservación del Patrimonio Documental Histórico del Gobierno Departamental en su fase histórica, el que se constituye con los documentos de cualquier tipo y en cualquier soporte, con valor histórico, cultural, social, entre otros, establecido por la Comisión de Evaluación y Selección Documental y con aquellos recibidos por donación, legado, custodia y/o adquisición.

Serán cometidos del Archivo Histórico de Montevideo:

a) Preservar el Patrimonio Documental Histórico de la Intendencia de Montevideo.

b) Instaurar un espacio de visualización global centralizada, de toda documentación con valor histórico del Gobierno Departamental. Dicho espacio incluirá además de la documentación que conserva en sus propias instalaciones; aquella documentación con valor histórico que no se encuentra en el Archivo Histórico por estar dentro del período de vigencia o plazo de guarda precaucional en otros archivos del Sistema, de acuerdo a lo establecido por la Comisión de Evaluación y Selección Documental; o se encuentra en unidades o centros de información pertenecientes a la Intendencia no incluidos por definición en este Sistema.

c) Coordinar y asesorar en el tratamiento técnico de la documentación con valor histórico, a los archivos del Sistema y a las unidades y centros de información, mencionados en el literal anterior.

d) Implementar el sistema de descripción unificado de los documentos con valor histórico y de guarda permanente para todas las dependencias de la Intendencia de Montevideo, en coordinación con el Archivo Central.

e) Promover actividades de extensión cultural, procurando la sensibilización de la sociedad sobre la importancia de los archivos como unidades de información esenciales para la misma y como parte fundamental de la memoria colectiva.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 4) de la Reglamentación

Archivos de Gestión. Cometidos. Son los archivos existentes en todos los servicios y unidades de la Intendencia, cuyo subfondo se constituye con la documentación en trámite o sometida a consulta frecuente por las oficinas productoras y/o receptoras, durante el plazo de guarda establecido en la reglamentación vigente.

Serán cometidos de los Archivos de Gestión:

Preservar y organizar los documentos que se gestionan en el servicio o unidad al que pertenecen, de acuerdo a los principios y técnicas archivísticas establecidas por el Archivo Central, durante el plazo de guarda de la documentación en los mismos.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 5) de la Reglamentación

Todas las unidades administrativas de la Intendencia de Montevideo están sujetas al cumplimiento de las directivas que rigen el Sistema de Archivos.
 

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 6) de la Reglamentación

Transferencia de la documentación. Se realizará la transferencia de la documentación de carácter histórico desde el Archivo Central al Archivo Histórico, una vez cumplido el plazo de guardia precaucional.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 7) de la Reglamentación
Sección II
Del funcionamiento del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo

Patrimonio Documental. El Patrimonio Documental de la Intendencia de Montevideo está constituido por el conjunto de documentos de cualquier época, cualquiera sea su tipo o soporte:

a) producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las dependencias de la Intendencia o por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en relación con la gestión de la misma, siendo de utilidad para la gestión diaria de las unidades administrativas y pudiendo tener valor de guarda permanente y/o valor histórico;

b) colecciones privadas de interés general adquiridas mediante compraventa, legado o donación por su valor histórico.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 1 de la Reglamentación

Preservación del Patrimonio Documental . La preservación de Patrimonio Documental será responsabilidad de los archivos que integran el Sistema, de acuerdo a la fase del Ciclo Vital:

* A los archivos de Gestión corresponde la preservación de los documentos en fase Pre–Archivística, durante su momento de gestación y momento de trámite.

* Al Archivo Central corresponde la preservación de los documentos en fase Administrativa, durante su momento de vigencia y momento de guarda precaucional.

* Al Archivo Histórico corresponde la preservación de los documentos en fase Histórica, una vez cumplido el plazo precaucional y de las colecciones privadas adquiridas o recibidas por legado o donación.
 

FuentesObservaciones
num. 9
art. 2 de la Reglamentación

Acceso a los documentos. Los documentos preservados en los archivos del Sistema son de acceso público, pudiendo ser consultados por las dependencias de la Intendencia y público en general, con las limitaciones que impone su estado de conservación; que no se haya realizado la descripción documental; y aquellos declarados de carácter confidencial, secreto o reservado mediante el procedimiento previsto en el artículo R.70 del Volumen II, Libro II, Parte Reglamentaria, Título I, Capítulo III, del Digesto.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 3 de la Reglamentación

Archivos Central e Histórico. Los archivos Central e Histórico deberán contar con profesionales Archivólogos de forma de asegurar la aplicación del conocimiento especializado en el tratamiento y preservación del Patrimonio Documental. En el caso del Archivo Histórico deberá contar además con un área técnica multidisciplinaria, así como con un área destinada a las actividades de difusión y extensión cultural.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 4 de la Reglamentación

Principios Generales. Principios generales que rigen el Sistema:

_Principio de Respeto a los Fondos: es el respeto a la unicidad del Patrimonio Documental de la Intendencia, manteniendo su independencia respecto a otros organismos y niveles de gobierno.

_Principio de Procedencia: establece que los documentos deben conservarse en su contexto de producción (agrupación documental de origen), no debiendo mezclarse la documentación procedente de unidades administrativas diferentes.

_Principio de Orden Original: establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Estos principios se deberán complementar con los que establezca la normativa departamental en referencia al Derecho de Acceso a la Información.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 5 de la Reglamentación

Funciones del Archivo Central de Montevideo. Son funciones del Archivo Central de Montevideo:

a) Emitir las directrices generales para todos los archivos, centros y unidades de información y/o documentación de la Intendencia de Montevideo, en referencia a la identificación, organización, conservación, descripción, transferencia y expurgo de documentación, cualquiera sea su soporte.

b) Realizar el seguimiento y control del cumplimiento de las directrices generales en materia archivística en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión).

c) Controlar el funcionamiento de los distintos archivos de Gestión, estableciendo los criterios de ordenación documental.

d) Controlar el cumplimiento del protocolo de seguimiento de las pasantías de formación en archivología, a aplicar en los archivos del Sistema; y realizar el seguimiento de las pasantías de estudiantes de Archivología en los servicios y unidades de la Intendencia que no cuenten con profesionales archivólogos.

e) Coordinar con el Archivo Histórico el desarrollo, implementación y posterior seguimiento del método de descripción documental unificado para toda documentación que reviste valor de guarda permanente o valor histórico, que se preserva en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión) así como también en los centros y/o unidades de información de la Intendencia.

f) Brindar asesoramiento técnico a todas las dependencias del Gobierno Departamental y Gobiernos Municipales que lo soliciten.

g) Organizar y/o promover programas de capacitación y actualización en gestión documental, para los funcionarios de los archivos que integran el Sistema.

h) Determinar las distintas agrupaciones documentales producidas por los servicios o unidades de la Intendencia para su clasificación y ordenación. A tal efecto, asegurará el cumplimiento de los principios de Procedencia y de Orden Original.

i) Conformar y remitir a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, la propuesta del proceso de evaluación de los documentos, en coordinación con el Archivo Histórico de Montevideo (debiendo participar siempre un profesional Archivólogo del ACM y uno del AHM), la misma deberá acompañarse con todos los antecedentes que permitan el estudio y valoración de la documentación a ser considerada por la Comisión.

j) Convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, para estudiar la propuesta de valoración de los documentos.

k) Analizar la integración del Sistema de Archivos de la Intendencia al Sistema Nacional de Archivos.

l) Procurar acuerdos con los gobiernos municipales que permitan coordinar la administración documental producto de su gestión, cumpliendo con los principios de Respeto a los Fondos, Procedencia y Orden Original.

m) Definir las pautas para la transferencia de la documentación dentro del Sistema.

n) Recibir y administrar de acuerdo con los principios y las prácticas archivísticas, todos los documentos, en cualquier soporte, que sean transferidos desde los archivos de Gestión.

o) Aplicar a los documentos recibidos todas las operaciones técnicas necesarias para su correcta descripción, elaborando los instrumentos de descripción pertinentes, a fin de lograr una rápida localización y recuperación de la información contenida en ellos. (*)

p) Proporcionar un servicio de información basado en los documentos de archivo que asegure el acceso a la información pública, para la Administración y público en general, aportando a la transparencia de la función administrativa, conforme al protocolo de actuación aprobado por Resolución de la IM Nº 3028/10 del 5 de julio de 2010, con excepción de aquellos declarados de carácter confidencial, secreto o reservado.

q) Elaborar y actualizar la Tabla de Plazos Precaucionales, conforme a lo dispuesto por la Comisión de Evaluación y Selección Documental, siendo responsable por cumplir y hacer cumplir los plazos establecidos en la misma.

r) Transferir al Archivo Histórico la documentación con valor histórico, una vez cumplido el plazo precaucional en el Archivo Central.

s) Determinar el método de expurgo de los documentos sin valor secundario, una vez vencido el plazo precaucional, controlando el cumplimiento del proceso de eliminación.

t) Establecer su propia normativa y reglamentación para los servicios de préstamo y consulta, así como sus procedimientos internos de funcionamiento y atención al público, de los que deberá dar debida difusión.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 6 de la Reglamentación
Nota:

(*) Por Res.IM Nº 5837/16 de fecha 19 de diciembre de 2016, se aprueba el Cuadro de Clasificación Documental Funcional institucional y la descripción archivística del Fondo Documental de la Intendencia y Gobiernos Municipales.


Funciones del Archivo Histórico de Montevideo. Son funciones del Archivo Histórico de Montevideo:

a) Desarrollar, implementar y realizar el posterior seguimiento del método de descripción documental unificado para toda documentación que reviste valor de guarda permanente o valor histórico, que se preserva en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión) así como también en los centros y/o unidades de información de la Intendencia; en coordinación con el Archivo Central.

b) Conformar y remitir a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, la propuesta del proceso de evaluación de los documentos, en coordinación con el Archivo Central de Montevideo (debiendo participar siempre un profesional Archivólogo del ACM y uno del AHM), la misma deberá acompañarse con todos los antecedentes que permitan el estudio y valoración de la documentación a ser considerada por la Comisión.

c) Convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, para estudiar la propuesta de valoración de los documentos.

d) Implementar programas para preservar la documentación con valor histórico de la Intendencia de Montevideo, presente tanto en el propio Archivo Histórico como en las unidades o centros de información pertenecientes a la Administración, así como en aquellos archivos de Gestión para los cuales en forma excepcional, la Comisión de Evaluación y Selección Documental determine un período de guarda mayor en el mismo.

e) Procurar acuerdos con los gobiernos municipales, que permitan coordinar programas para la preservación de la documentación con valor histórico.

f) Recibir y administrar de acuerdo con los principios y las prácticas archivísticas, todos los documentos con valor histórico, en cualquier soporte, que sean transferidos desde el Archivo Central, una vez cumplido su plazo precaucional.

g) Elaborar los instrumentos de descripción archivísticos propiamente dichos, que posibiliten la identificación, localización y utilización de la información contenida en los documentos de archivo, permitiendo el acercamiento al conocimiento y características físicas de la documentación. (*)

h) Asegurar la preservación de los documentos que integran el Patrimonio Documental Histórico de Montevideo, para lo cual dispondrá las acciones necesarias para la restauración de aquellos que presentan deterioro, en su propio taller o a través de terceros.

i) Conformar Archivos de Seguridad mediante la microfilmación de los documentos de archivo; y Archivos de Consulta mediante la digitalización de los mismos, de forma de evitar la manipulación de los originales.

j) Procurar el enriquecimiento del Patrimonio Documental Histórico de la Intendencia, mediante: la captación de documentos con valor cultural, científico, histórico, social, entre otros; la compraventa, legado o donación de documentos; la realización de campañas y gestiones tendientes a enriquecer el fondo documental histórico; y/o la obtención de copias en cualquier formato de documentos históricos relacionados con Montevideo, existentes en otros archivos.

k) Promover actividades de difusión y extensión cultural tales como: página web, publicaciones, exposiciones, dossieres, charlas, programas pedagógicos destinados a escolares y estudiantes, talleres, entre otros.

l) Proporcionar un servicio de información basado en los documentos de archivo, para las dependencias del Gobierno Departamental, otros niveles de gobierno, investigadores, estudiantes y público en general, que asegure el acceso a la información pública, conforme a lo establecido en la normativa vigente.

m) Promover la formación y actualización de funcionarios y funcionarias de la Intendencia, particularmente de aquellas unidades donde se preserva documentación con valor histórico.

n) Establecer su propia normativa y reglamentación para los servicios de préstamo y consulta, así como sus procedimientos internos de funcionamiento y atención al público, de los que deberá dar debida difusión.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 7 de la Reglamentación
Nota:

(*) Por Res. IM Nº 5837/16 de fecha 19 de diciembre de 2016, se aprueba el Cuadro de Clasificación Documental Funcional institucional y la descripción archivística del Fondo Documental de la Intendencia y Gobiernos Municipales.


Funciones de los Archivos de Gestión. Son funciones de los Archivos de Gestión:

a) Preservar todos los documentos producidos o recibidos por su unidad o servicio, respetando su integridad y unicidad conforme al Procedimiento Administrativo común vigente, hasta su transferencia al Archivo Central o expurgo.

b) Organizar los documentos que se producen en la unidad o servicio de acuerdo a los métodos y técnicas archivísticas, establecidos por el Archivo Central.

c) Instalar adecuadamente los documentos en unidades de instalación y conservación que garanticen su integridad física, su consulta y posterior transferencia al Archivo Central de la Intendencia.

d) Cumplir con los lineamientos establecidos por el Archivo Histórico y el Archivo Central, referente al método de descripción documental y los programas para preservación de la documentación con valor histórico y con valor de guarda permanente, respectivamente.

e) Gestionar y servir los documentos a la unidad donde se han generado y a los involucrados.

f) Proporcionar un servicio de información basado en los documentos de archivo, aportando a la transparencia de la función administrativa y asegurando el acceso a la información pública, con excepción de aquellos declarados de carácter confidencial, secreto o reservado previsto en el artículo R.70 del Volumen II, Libro II, Parte Reglamentaria, Título I, Capítulo III, del Digesto.

g) Transferir al Archivo Central los documentos que hayan cumplido el plazo máximo de guarda previsto en el Sistema para los archivos de Gestión; el que deberá realizarse de acuerdo a las pautas establecidas por el Archivo Central.

h) Iniciar el proceso de expurgo de la documentación sin valor secundario que haya cumplido el plazo precaucional.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 8 de la Reglamentación
Sección III
Del Relacionamiento interno del Sistema de Archivos

Archivos de Gestión – Archivo Central de Montevideo:

1. Las direcciones de todos los servicios, unidades u otras dependencias de la Intendencia, son responsables por la preservación y el buen funcionamiento del/los Archivo/s de Gestión de su dependencia, debiendo asegurar el cumplimiento de los lineamientos generales que rigen el Sistema de Archivos de la Intendencia y aquellos establecidos por el Archivo Central para su organización.

2. Las direcciones de todos los servicios, unidades u otras dependencias de la Intendencia, deberán solicitar asesoramiento técnico al Archivo Central ante situaciones no claras o imprevistas referidas a la gestión de los documentos que se preservan en sus Archivos de Gestión, debiendo actuar de acuerdo a lo que éste dictamine. Si así no lo hicieran, serán responsables por todo eventual menoscabo en la integridad de los documentos del que resulte pérdida de información; alcanzando responsabilidad administrativa y penal cuando corresponda.

3. El Archivo Central, en tanto órgano rector del Sistema, realizará las intervenciones que entienda pertinentes en los Archivos de Gestión, para controlar el cumplimiento de los lineamientos generales que rigen el Sistema y aquellos específicos para la organización de los documentos.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 9 literal A) apartados 1, 2 y 3 de la Reglamentación

Transferencia de documentación de los Archivos de Gestión al Archivo Central. Los Archivos de Gestión deberán remitir anualmente al Archivo Central de Montevideo toda documentación que tenga cinco años cumplidos desde su gestación al 31 de diciembre del año anterior a su envío, de acuerdo al Cronograma Anual de Transferencia. Exceptúase de esta regla toda aquella documentación propuesta para expurgo por haber agotado su valor primario y no presentar valor secundario en potencia.

En caso de ser necesaria la permanencia de la documentación durante un período de tiempo mayor en el Archivo de Gestión, la Dirección del servicio o unidad deberá solicitar en forma fundada la extensión del plazo al Archivo Central, quien tiene la potestad de prorrogar hasta por igual período, sin necesidad de convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental.

En caso de ser necesaria la permanencia de la documentación durante períodos mayores en el Archivo de Gestión, la Dirección del servicio, unidad o dependencia deberá solicitar en forma fundada la extensión del plazo al Archivo Central, quien deberá elaborar la propuesta para ser considerada por la Comisión de Evaluación y Selección.

Los documentos remitidos al Archivo Central deberán estar correctamente identificados, foliados, ordenados y no deberán tener duplicados, ni presentar ningún vicio de forma. En caso contrario serán devueltos.

Los servicios, unidades y dependencias que remitan documentación al Archivo Central serán responsables por la transferencia de la misma; debiendo coordinar con éste la fecha y condiciones del traslado. La documentación remitida se deberá acompañar con:
a) la documentación registrada en los sistemas informáticos, deberá estar caratulada correctamente y acompañarse con el Remito correspondiente;
b) la documentación no registrada en los sistemas informáticos, deberá acompañarse con la Hoja de Remisión y el registro en soporte informático, normalizados por el Archivo Central.

El Archivo Central tendrá un plazo máximo de 20 días hábiles para controlar la documentación remitida por los archivos de Gestión, pudiendo prorrogarse dicho plazo por hasta igual período, por razones fundadas. El mismo devolverá la documentación que no cumpla con las pautas establecidas en la normativa vigente, acompañándola con el formulario de devolución, especificando las causas de la misma.

Los Archivos de Gestión deberán solicitar autorización al Archivo Central, para realizar el expurgo de los documentos que hayan cumplido el plazo precaucional. Dicha solicitud deberá realizarse mediante Formulario de Eliminación en 3 vías: la 1ª vía para el servicio o unidad, la 2ª vía para el Archivo Central y la 3ª vía para el Servicio de Imprenta y Reproducción.

Los Archivos de Gestión deberán informar al Archivo Central en caso de que posean documentación con potencial valor histórico y/o de guarda permanente.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 9 literal A) apartados 4 a 11 de la Reglamentación

Archivo Central de Montevideo – Archivo Histórico de Montevideo:

1. El Archivo Central transferirá al Archivo Histórico de Montevideo, la documentación con valor histórico que haya cumplido el plazo precaucional establecido por la Comisión de Evaluación y Selección Documental.

2. La documentación transferida por el Archivo Central se deberá acompañar con los Instrumentos de Descripción correspondientes a la etapa del ciclo vital.

3. La transferencia de la documentación será acordada entre ambos archivos, tanto en lo que refiere a la fecha y condiciones físicas, como a la responsabilidad de efectuar la misma. Dicha documentación deberá remitirse correctamente identificada y se acompañará con:
a)Remito, para aquella documentación que sea registrada en los sistemas informáticos,
b) Hoja de Remisión y registro en soporte informático, cuando no haya registro en los sistemas informáticos.

4. El Archivo Histórico tendrá un plazo máximo de 20 días hábiles para controlar la documentación remitida por el Archivo Central, pudiendo prorrogarse dicho plazo por hasta igual período, por razones fundadas. El mismo devolverá aquellos documentos que no cumplan con las pautas establecidas en la normativa vigente, acompañándola con el formulario de devolución, especificando las causas de la misma.

5. El Archivo Central y el Archivo Histórico coordinarán el tratamiento de la documentación con valor histórico, durante el plazo de guarda precaucional en el Archivo Central.

6. El Archivo Central deberá comunicar al Archivo Histórico la existencia de documentación con posible valor histórico en los Archivos de Gestión.

7. Ambos archivos deberán coordinar la preparación de la propuesta a elevar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 9 literal B) apartados 1 a 7 de la Reglamentación

Archivo Histórico de Montevideo – Archivos de Gestión:

1. El Archivo Histórico, responsable del Patrimonio Documental Histórico de la Intendencia realizará en coordinación con el Archivo Central, las intervenciones que entienda pertinentes en los Archivos de Gestión, sobre la documentación con valor histórico en potencia, para asegurar la preservación de la misma.

2. En aquellos casos en que se haya autorizado la permanencia en los Archivos de Gestión de documentación con valor histórico, durante un período mayor al que establece el Reglamento, el Archivo Histórico realizará las intervenciones que considere necesarias para garantizar su preservación y controlar el cumplimiento de los lineamientos específicos.
 

FuentesObservaciones
num. 9
art. 9 literal C) apartados 1 y 2 de la Reglamentación
Sección IV
Del expurgo de la Documentación

A) El Servicio de Imprenta contará con un espacio cerrado (depósito bajo llave que permita albergar como mínimo 15 m³ de documentación) en el cual se acumularán las diferentes remisiones de documentos a eliminar de las unidades de esta Intendencia, siendo el citado Servicio el responsable de su custodia hasta que se traslade para su eliminación.-

B) Todos los Servicios deberán gestionar ante el Archivo Central de Montevideo (ACM) las solicitudes de eliminación documental mediante expediente y una vez otorgada la autorización se habilitará que se coordine su traslado al depósito de documentación para eliminar.-

C) El Servicio de Imprenta y el Archivo Central deberán adoptar las medidas tendientes a garantizar que el traslado desde el depósito hasta el lugar donde se realiza el triturado sea realizado cumpliendo con pautas de seguridad y reserva. Toda la documentación deberá estar embalada en bolsas y/o cajas convenientemente individualizadas y cerradas, que no permitan ver su contenido, las que serán volcadas directamente desde el transporte a la trituradora de papel, bajo la supervisión de un Archivólogo del ACM.-

D) Toda carga y transporte de documentación para eliminar deberá realizarse bajo la supervisión de un funcionario archivólogo del ACM cuya presencia deberá coordinarse por el Servicio de Imprenta con antelación. Dicho funcionario asistirá al proceso desde su carga en el depósito del Servicio de Imprenta hasta su volcado en la trituradora.-

E) Cumplido el proceso de eliminación documental se labrará un acta, que se suscribirá por el archivólogo presente y el responsable del Servicio de Imprenta en la cual se deberá dejar constancia de: a) fecha; b) hora; c) nombre del funcionario del Servicio de Imprenta que abre el depósito; d) nombre del archivólogo del ACM actuante; e) listado de expedientes autorizados a eliminar; f) observaciones si la hubiere y g) firmas del responsable del Servicio de Imprenta y del archivólogo actuante. Estas actas cuyo modelo será avalado previamente por el Servicio de Escribanía y la Unidad Central de Auditoría Interna, se conservarán en dos vías en el Servicio de Imprenta y en el Archivo Central de Montevideo.-

FuentesObservaciones
num. 1
num. 9
art. 10 de la Reglamentación
Sección V
Del Préstamo de Documentos de Archivo

Las dependencias de la Intendencia podrán solicitar en carácter de préstamo y para el cumplimiento de sus cometidos, los documentos custodiados en los archivos del Sistema. En el caso del Archivo Histórico no se podrá prestar documentos originales por razones de conservación.

1. Las solicitudes de préstamo de documentación la deberán realizar las direcciones de los servicios o unidades de la Intendencia (mediante procedimiento que se reglamentará) dirigida, según corresponda: al Archivo Central, al Archivo Histórico o a la dirección del servicio o unidad responsable por la guarda de la documentación en un Archivo de Gestión.

2. El documento o la reproducción otorgada en préstamo, deberán ser devueltos en el mismo estado de conservación en que fueron retirados, en un plazo máximo de dos meses, pudiendo ampliarse dicho plazo por hasta igual período en situaciones excepcionales, debidamente justificadas por la dirección del servicio o unidad solicitante.

3. Cuando sea necesario el préstamo por períodos mayores, la dirección de la unidad correspondiente solicitará ampliación del plazo mediante Nota SEM dirigida al Archivo Histórico, al Archivo Central, o al servicio o unidad que corresponda.

4. Estos plazos no se aplicarán cuando las unidades administrativas soliciten expedientes al Archivo Central o a los Archivos de Gestión para ser reactivados o adjuntados a otro expediente. Dicha solicitud se deberá realizar mediante nota fundada, con la firma de la dirección del servicio o unidad solicitante.

5. Además de los casos previstos en los ítems anteriores, los documentos custodiados en los archivos del Sistema podrán ser retirados de los mismos, únicamente en las siguientes situaciones:
a) cuando sean solicitados por dependencias judiciales, mediando petición fundada;
b) del Archivo Central y del Archivo Histórico: para la realización de exposiciones o publicaciones, de acuerdo al procedimiento previsto en el Reglamento Interno de los mismos y previa autorización de Secretaría General.
c) del Archivo de Gestión, por el profesional patrocinante del interesado, según lo establecido en el Procedimiento Administrativo común vigente (Art. R.72 del Vol. II, Libro II, Parte Reglamentaria, Título I, Cap. III, del Digesto).

6. El Archivo a quien corresponda la guarda de la documentación, deberá controlar el reintegro de la misma en iguales condiciones en que fuera prestada y dentro del plazo acordado al otorgarse la autorización correspondiente.

FuentesObservaciones
num. 9
Art. 11 de la reglamentación.
Sección VI
Del Glosario de Términos

Las definiciones del presente artículo, serán de aplicación en todo el Gobierno Departamental y Gobiernos Municipales en referencia a su Patrimonio Documental.

Agrupaciones Documentales: son los grupos de documentos que se conforman en agrupaciones naturales atendiendo a su formación original (principio de procedencia y de orden original); y en agrupaciones artificiales atendiendo a situaciones subjetivas de los productores y/o profesionales de la información.
Entre las primeras: el Fondo, Subfondo, Subfondo Subordinado, Grupo de Series, Serie, Subserie y la unidad documental simple y compuesta.
Entre las segundas: las denominadas secciones fácticas y las colecciones.

Archivo: conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por la Administración, personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. También es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.
Para que se pueda hablar de archivo, los documentos han de estar organizados y su información recuperable para su uso.

Ciclo Vital de los documentos: proceso natural por el que transitan todos los documentos de archivo desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente, estructurado en diferentes fases.
A cada fase del Ciclo Vital corresponde aplicar un tratamiento específico a la documentación, lo que corresponde a diferentes tipos de archivo: gestión, central e histórico.

Clasificación documental: proceso mediante el cual se establecen las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo documental de la Intendencia. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada Identificación.

Colección documental:
(1) Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia.
(2) Conjunto de documentos reunidos en formas fácticas por motivos de conservación o por su especial interés.

Conservación: conjunto de procedimientos y medidas, destinados a asegurar la prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos.

Conservación permanente: situación derivada de la fase de valoración que afecta a los documentos que han desarrollado valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser eliminados.

Custodia: responsabilidad jurídico-administrativa que implica por parte de los Archivos del Sistema el control y la adecuada conservación de las agrupaciones documentales bajo su responsabilidad.

Descripción Documental: es una representación exacta de la unidad de descripción y en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información, que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.

Documento: es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, incluso los soportes informáticos.

Documento de Archivo: es el testimonio material de un hecho o acto, cuya información esta contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier servicio o unidad de la Intendencia o persona, en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Expurgo: Procedimiento archivístico que consiste en la selección de los documentos que se van a destruir, conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración. Se trata de una eliminación responsable, a fin de que sólo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen al Archivo Histórico para su conservación perpetua, como piezas valiosas del Patrimonio Documental.

Evaluación: es el proceso que precede a la Selección y consiste en analizar los documentos para su posterior valoración.

Fondo: agrupación documental mayor, integrada por todos los documentos con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente o recibidos y conservados por cualquier servicio o unidad de la Intendencia en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Administración, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Guía: es el instrumento de descripción que proporciona información sobre el Fondo Documental Departamental; describiendo globalmente las características fundamentales de las agrupaciones documentales, la historia de los productores y facilitando información auxiliar acerca del horario y servicios disponibles a los usuarios.

Hoja de remisión: hojas impresas cuya normalización es competencia del Archivólogo, en las cuales figuran datos referidos al origen o procedencia de la documentación y otros relativos a la documentación (número de unidades de conservación, descripción de las series contenidas en cada unidad, fechas extremas - sólo años -, entre otros). Estos datos, expuestos en forma de columnas, deberán ser cumplimentados, unos por el productor y otros por el receptor. No pueden faltar las firmas de los responsables.

Índice: instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, patronímicos y de conceptos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción; consistente en elegir los términos más apropiados para representar el contenido del documento para su localización.

Instrumentos de Descripción: son los vehículos utilizados para cualquier descripción realizada o recibida por un Archivo en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos, pues median entre los usuarios y el fondo documental institucional, previendo a diferentes niveles las interrogaciones susceptibles de ser planteadas.

Inventario: es el Instrumento que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentra fraccionada en unidades de conservación.

Nivel de descripción: es el lugar que ocupa la unidad de descripción en la jerarquía del fondo.

Ordenación documental: consiste en la tarea material de establecer secuencias naturales cronológicas, numéricas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominado identificación.

Organización documental: proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.

Patrimonio Documental Histórico: conjunto de documentos archivísticos que una vez agotado su valor inmediato o administrativo, son declarados de valor histórico permanente porque son expresión de su ser social y sirven para recrear su pasado.

Plazo de vigencia administrativa: período reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los valores primarios de una serie documental, de manera simultánea o sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado.

Plazo precaucional: es el tiempo fijado por la Comisión de Evaluación y Selección Documental, en que se debe mantener un documento, atendiendo la necesidad de responder posibles reclamos administrativos o para servir de antecedente directo de otro documento, o de soporte jurídico a un documento que lo requiera.

Prescripción documental: momento en el que se extinguen los valores primarios de los documentos administrativos.

Preservación documental: conjunto de procedimientos intelectuales y mecánicos destinados a asegurar la perdurabilidad de los documentos.

Procedencia: relación existente entre los documentos y los servicios o unidades de la Intendencia o personas físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado, en el desarrollo de su propia actividad.

Reproducción de documentos: conjunto de procedimientos de copia o microcopia realizados mediante cualquier tecnología y en distintos soportes.

Restauración documental: conjunto de procedimientos técnicos destinados a devolver al papel sus condiciones primigenias, que comportan desde operaciones básicas como el lavado, oreo, secado, blanqueo, nebulización, alisado, etc., hasta aquellas más complejas que exigen la utilización de equipamiento específico (reintegración, laminación, fumigación, etc.).

Selección Documental: proceso técnico por el cual cumplidos sus valores primarios y agotado su período de guarda precaucional, se establece cuáles de ellos han de conservarse para que sirvan a fines de investigación retrospectiva. Consiste a su vez en un estudio de valores: el valor para la administración que los produce (valor primario) y el valor para la investigación del pasado (valor secundario).

Serie documental: documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad, que tiene una forma particular, o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización.

Subfondo: subdivisión del fondo, consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada.

Tabla de Plazos Precaucionales: Consiste en un listado de tipos documentales o asuntos a los que se les asigna la cantidad de tiempo que han de ser conservados, desde que concluye la vigencia hasta la fecha de su desafectación tanto en los Archivos de Gestión como en el Archivo Central. La desafectación de un documento de archivo implica: la transferencia al Archivo Histórico, para integrar el Patrimonio Documental Histórico o el expurgo.

Tipo documental: unidad documental producida por un servicio o unidad de la Intendencia en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.

Transferencia: procedimiento que implica el traslado físico de los documentos dentro del Sistema de Archivos, una vez que éstos han cumplido el plazo de permanencia en su unidad administrativa conforme a lo establecido por la normativa vigente, tanto a nivel nacional como departamental.

Tratamiento archivístico: conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y físico de los documentos a lo largo de su ciclo vital.

Unidad de conservación: Es la unidad física (caja) donde son guardados para su preservación los documentos de archivo.

Unidad Documental: es el elemento básico de una serie documental, puede estar constituido por un solo documento o por varios desarrollados en un mismo trámite, formando un documento compuesto.

Unidad de instalación: constituye una agrupación documental que no viene definida por el contenido o las características internas de los documentos, sino por la unidad física donde están instalados (estanterías).

Valoración: fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia y conservación o eliminación total o parcial.

Valor archivístico: conjunto de valores administrativos, legales, probatorios y/o informativos, que justifican la conservación permanente de los documentos.

Valor histórico: aquél que posee el documento como fuente primaria para la historia.

Valor primario: es aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución, siendo de carácter fiscal, judicial, jurídico – administrativo, etc.

Valor secundario: Es aquél que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico, científico, social e informativo.

FuentesObservaciones
num. 1
num. 9
Art. 12 de la reglamentación.
Sección VII
De las modificaciones del funcionamiento del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo

Las modificaciones del funcionamiento del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo requerirán del consenso expreso entre el Archivo Central y el Archivo Histórico.

FuentesObservaciones
num. 9
Art. 13 de la reglamentación.