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Digesto Departamental
Volumen II Procedimiento.Competencia

Libro II
Del procedimiento
Parte Reglamentaria
Título I.III
Del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Nota:

Por Resolución Nº 731/15/1000 de 18/09/2015, se aprueba el protocolo de actuación ante solicitudes de documentación comprendida en el Archivo Central.

Capítulo I
Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Sección IV
Del expurgo de la Documentación

Artículo R.113.28 ._

A) El Servicio de Imprenta contará con un espacio cerrado (depósito bajo llave que permita albergar como mínimo 15 m³ de documentación) en el cual se acumularán las diferentes remisiones de documentos a eliminar de las unidades de esta Intendencia, siendo el citado Servicio el responsable de su custodia hasta que se traslade para su eliminación.-

B) Todos los Servicios deberán gestionar ante el Archivo Central de Montevideo (ACM) las solicitudes de eliminación documental mediante expediente y una vez otorgada la autorización se habilitará que se coordine su traslado al depósito de documentación para eliminar.-

C) El Servicio de Imprenta y el Archivo Central deberán adoptar las medidas tendientes a garantizar que el traslado desde el depósito hasta el lugar donde se realiza el triturado sea realizado cumpliendo con pautas de seguridad y reserva. Toda la documentación deberá estar embalada en bolsas y/o cajas convenientemente individualizadas y cerradas, que no permitan ver su contenido, las que serán volcadas directamente desde el transporte a la trituradora de papel, bajo la supervisión de un Archivólogo del ACM.-

D) Toda carga y transporte de documentación para eliminar deberá realizarse bajo la supervisión de un funcionario archivólogo del ACM cuya presencia deberá coordinarse por el Servicio de Imprenta con antelación. Dicho funcionario asistirá al proceso desde su carga en el depósito del Servicio de Imprenta hasta su volcado en la trituradora.-

E) Cumplido el proceso de eliminación documental se labrará un acta, que se suscribirá por el archivólogo presente y el responsable del Servicio de Imprenta en la cual se deberá dejar constancia de: a) fecha; b) hora; c) nombre del funcionario del Servicio de Imprenta que abre el depósito; d) nombre del archivólogo del ACM actuante; e) listado de expedientes autorizados a eliminar; f) observaciones si la hubiere y g) firmas del responsable del Servicio de Imprenta y del archivólogo actuante. Estas actas cuyo modelo será avalado previamente por el Servicio de Escribanía y la Unidad Central de Auditoría Interna, se conservarán en dos vías en el Servicio de Imprenta y en el Archivo Central de Montevideo.-

FuentesObservaciones
num. 1
num. 9
art. 10 de la Reglamentación