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Digesto Departamental
Procedimiento.Competencia
Del procedimiento
Reglamentaria
Del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Del funcionamiento del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo

Volumen II Procedimiento.Competencia

Libro II
Del procedimiento
Parte Reglamentaria
Título I.III
Del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Nota:

Por Resolución Nº 731/15/1000 de 18/09/2015, se aprueba el protocolo de actuación ante solicitudes de documentación comprendida en el Archivo Central.

Capítulo I
Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Sección II
Del funcionamiento del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo

Patrimonio Documental. El Patrimonio Documental de la Intendencia de Montevideo está constituido por el conjunto de documentos de cualquier época, cualquiera sea su tipo o soporte:

a) producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las dependencias de la Intendencia o por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en relación con la gestión de la misma, siendo de utilidad para la gestión diaria de las unidades administrativas y pudiendo tener valor de guarda permanente y/o valor histórico;

b) colecciones privadas de interés general adquiridas mediante compraventa, legado o donación por su valor histórico.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 1 de la Reglamentación

Preservación del Patrimonio Documental . La preservación de Patrimonio Documental será responsabilidad de los archivos que integran el Sistema, de acuerdo a la fase del Ciclo Vital:

* A los archivos de Gestión corresponde la preservación de los documentos en fase Pre–Archivística, durante su momento de gestación y momento de trámite.

* Al Archivo Central corresponde la preservación de los documentos en fase Administrativa, durante su momento de vigencia y momento de guarda precaucional.

* Al Archivo Histórico corresponde la preservación de los documentos en fase Histórica, una vez cumplido el plazo precaucional y de las colecciones privadas adquiridas o recibidas por legado o donación.
 

FuentesObservaciones
num. 9
art. 2 de la Reglamentación

Acceso a los documentos. Los documentos preservados en los archivos del Sistema son de acceso público, pudiendo ser consultados por las dependencias de la Intendencia y público en general, con las limitaciones que impone su estado de conservación; que no se haya realizado la descripción documental; y aquellos declarados de carácter confidencial, secreto o reservado mediante el procedimiento previsto en el artículo R.70 del Volumen II, Libro II, Parte Reglamentaria, Título I, Capítulo III, del Digesto.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 3 de la Reglamentación

Archivos Central e Histórico. Los archivos Central e Histórico deberán contar con profesionales Archivólogos de forma de asegurar la aplicación del conocimiento especializado en el tratamiento y preservación del Patrimonio Documental. En el caso del Archivo Histórico deberá contar además con un área técnica multidisciplinaria, así como con un área destinada a las actividades de difusión y extensión cultural.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 4 de la Reglamentación

Principios Generales. Principios generales que rigen el Sistema:

_Principio de Respeto a los Fondos: es el respeto a la unicidad del Patrimonio Documental de la Intendencia, manteniendo su independencia respecto a otros organismos y niveles de gobierno.

_Principio de Procedencia: establece que los documentos deben conservarse en su contexto de producción (agrupación documental de origen), no debiendo mezclarse la documentación procedente de unidades administrativas diferentes.

_Principio de Orden Original: establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Estos principios se deberán complementar con los que establezca la normativa departamental en referencia al Derecho de Acceso a la Información.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 5 de la Reglamentación

Funciones del Archivo Central de Montevideo. Son funciones del Archivo Central de Montevideo:

a) Emitir las directrices generales para todos los archivos, centros y unidades de información y/o documentación de la Intendencia de Montevideo, en referencia a la identificación, organización, conservación, descripción, transferencia y expurgo de documentación, cualquiera sea su soporte.

b) Realizar el seguimiento y control del cumplimiento de las directrices generales en materia archivística en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión).

c) Controlar el funcionamiento de los distintos archivos de Gestión, estableciendo los criterios de ordenación documental.

d) Controlar el cumplimiento del protocolo de seguimiento de las pasantías de formación en archivología, a aplicar en los archivos del Sistema; y realizar el seguimiento de las pasantías de estudiantes de Archivología en los servicios y unidades de la Intendencia que no cuenten con profesionales archivólogos.

e) Coordinar con el Archivo Histórico el desarrollo, implementación y posterior seguimiento del método de descripción documental unificado para toda documentación que reviste valor de guarda permanente o valor histórico, que se preserva en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión) así como también en los centros y/o unidades de información de la Intendencia.

f) Brindar asesoramiento técnico a todas las dependencias del Gobierno Departamental y Gobiernos Municipales que lo soliciten.

g) Organizar y/o promover programas de capacitación y actualización en gestión documental, para los funcionarios de los archivos que integran el Sistema.

h) Determinar las distintas agrupaciones documentales producidas por los servicios o unidades de la Intendencia para su clasificación y ordenación. A tal efecto, asegurará el cumplimiento de los principios de Procedencia y de Orden Original.

i) Conformar y remitir a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, la propuesta del proceso de evaluación de los documentos, en coordinación con el Archivo Histórico de Montevideo (debiendo participar siempre un profesional Archivólogo del ACM y uno del AHM), la misma deberá acompañarse con todos los antecedentes que permitan el estudio y valoración de la documentación a ser considerada por la Comisión.

j) Convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, para estudiar la propuesta de valoración de los documentos.

k) Analizar la integración del Sistema de Archivos de la Intendencia al Sistema Nacional de Archivos.

l) Procurar acuerdos con los gobiernos municipales que permitan coordinar la administración documental producto de su gestión, cumpliendo con los principios de Respeto a los Fondos, Procedencia y Orden Original.

m) Definir las pautas para la transferencia de la documentación dentro del Sistema.

n) Recibir y administrar de acuerdo con los principios y las prácticas archivísticas, todos los documentos, en cualquier soporte, que sean transferidos desde los archivos de Gestión.

o) Aplicar a los documentos recibidos todas las operaciones técnicas necesarias para su correcta descripción, elaborando los instrumentos de descripción pertinentes, a fin de lograr una rápida localización y recuperación de la información contenida en ellos. (*)

p) Proporcionar un servicio de información basado en los documentos de archivo que asegure el acceso a la información pública, para la Administración y público en general, aportando a la transparencia de la función administrativa, conforme al protocolo de actuación aprobado por Resolución de la IM Nº 3028/10 del 5 de julio de 2010, con excepción de aquellos declarados de carácter confidencial, secreto o reservado.

q) Elaborar y actualizar la Tabla de Plazos Precaucionales, conforme a lo dispuesto por la Comisión de Evaluación y Selección Documental, siendo responsable por cumplir y hacer cumplir los plazos establecidos en la misma.

r) Transferir al Archivo Histórico la documentación con valor histórico, una vez cumplido el plazo precaucional en el Archivo Central.

s) Determinar el método de expurgo de los documentos sin valor secundario, una vez vencido el plazo precaucional, controlando el cumplimiento del proceso de eliminación.

t) Establecer su propia normativa y reglamentación para los servicios de préstamo y consulta, así como sus procedimientos internos de funcionamiento y atención al público, de los que deberá dar debida difusión.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 6 de la Reglamentación
Nota:

(*) Por Res.IM Nº 5837/16 de fecha 19 de diciembre de 2016, se aprueba el Cuadro de Clasificación Documental Funcional institucional y la descripción archivística del Fondo Documental de la Intendencia y Gobiernos Municipales.


Funciones del Archivo Histórico de Montevideo. Son funciones del Archivo Histórico de Montevideo:

a) Desarrollar, implementar y realizar el posterior seguimiento del método de descripción documental unificado para toda documentación que reviste valor de guarda permanente o valor histórico, que se preserva en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión) así como también en los centros y/o unidades de información de la Intendencia; en coordinación con el Archivo Central.

b) Conformar y remitir a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, la propuesta del proceso de evaluación de los documentos, en coordinación con el Archivo Central de Montevideo (debiendo participar siempre un profesional Archivólogo del ACM y uno del AHM), la misma deberá acompañarse con todos los antecedentes que permitan el estudio y valoración de la documentación a ser considerada por la Comisión.

c) Convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, para estudiar la propuesta de valoración de los documentos.

d) Implementar programas para preservar la documentación con valor histórico de la Intendencia de Montevideo, presente tanto en el propio Archivo Histórico como en las unidades o centros de información pertenecientes a la Administración, así como en aquellos archivos de Gestión para los cuales en forma excepcional, la Comisión de Evaluación y Selección Documental determine un período de guarda mayor en el mismo.

e) Procurar acuerdos con los gobiernos municipales, que permitan coordinar programas para la preservación de la documentación con valor histórico.

f) Recibir y administrar de acuerdo con los principios y las prácticas archivísticas, todos los documentos con valor histórico, en cualquier soporte, que sean transferidos desde el Archivo Central, una vez cumplido su plazo precaucional.

g) Elaborar los instrumentos de descripción archivísticos propiamente dichos, que posibiliten la identificación, localización y utilización de la información contenida en los documentos de archivo, permitiendo el acercamiento al conocimiento y características físicas de la documentación. (*)

h) Asegurar la preservación de los documentos que integran el Patrimonio Documental Histórico de Montevideo, para lo cual dispondrá las acciones necesarias para la restauración de aquellos que presentan deterioro, en su propio taller o a través de terceros.

i) Conformar Archivos de Seguridad mediante la microfilmación de los documentos de archivo; y Archivos de Consulta mediante la digitalización de los mismos, de forma de evitar la manipulación de los originales.

j) Procurar el enriquecimiento del Patrimonio Documental Histórico de la Intendencia, mediante: la captación de documentos con valor cultural, científico, histórico, social, entre otros; la compraventa, legado o donación de documentos; la realización de campañas y gestiones tendientes a enriquecer el fondo documental histórico; y/o la obtención de copias en cualquier formato de documentos históricos relacionados con Montevideo, existentes en otros archivos.

k) Promover actividades de difusión y extensión cultural tales como: página web, publicaciones, exposiciones, dossieres, charlas, programas pedagógicos destinados a escolares y estudiantes, talleres, entre otros.

l) Proporcionar un servicio de información basado en los documentos de archivo, para las dependencias del Gobierno Departamental, otros niveles de gobierno, investigadores, estudiantes y público en general, que asegure el acceso a la información pública, conforme a lo establecido en la normativa vigente.

m) Promover la formación y actualización de funcionarios y funcionarias de la Intendencia, particularmente de aquellas unidades donde se preserva documentación con valor histórico.

n) Establecer su propia normativa y reglamentación para los servicios de préstamo y consulta, así como sus procedimientos internos de funcionamiento y atención al público, de los que deberá dar debida difusión.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 7 de la Reglamentación
Nota:

(*) Por Res. IM Nº 5837/16 de fecha 19 de diciembre de 2016, se aprueba el Cuadro de Clasificación Documental Funcional institucional y la descripción archivística del Fondo Documental de la Intendencia y Gobiernos Municipales.


Funciones de los Archivos de Gestión. Son funciones de los Archivos de Gestión:

a) Preservar todos los documentos producidos o recibidos por su unidad o servicio, respetando su integridad y unicidad conforme al Procedimiento Administrativo común vigente, hasta su transferencia al Archivo Central o expurgo.

b) Organizar los documentos que se producen en la unidad o servicio de acuerdo a los métodos y técnicas archivísticas, establecidos por el Archivo Central.

c) Instalar adecuadamente los documentos en unidades de instalación y conservación que garanticen su integridad física, su consulta y posterior transferencia al Archivo Central de la Intendencia.

d) Cumplir con los lineamientos establecidos por el Archivo Histórico y el Archivo Central, referente al método de descripción documental y los programas para preservación de la documentación con valor histórico y con valor de guarda permanente, respectivamente.

e) Gestionar y servir los documentos a la unidad donde se han generado y a los involucrados.

f) Proporcionar un servicio de información basado en los documentos de archivo, aportando a la transparencia de la función administrativa y asegurando el acceso a la información pública, con excepción de aquellos declarados de carácter confidencial, secreto o reservado previsto en el artículo R.70 del Volumen II, Libro II, Parte Reglamentaria, Título I, Capítulo III, del Digesto.

g) Transferir al Archivo Central los documentos que hayan cumplido el plazo máximo de guarda previsto en el Sistema para los archivos de Gestión; el que deberá realizarse de acuerdo a las pautas establecidas por el Archivo Central.

h) Iniciar el proceso de expurgo de la documentación sin valor secundario que haya cumplido el plazo precaucional.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 8 de la Reglamentación