La presente Base Normativa se encuentra en estado de revisión.
Los usuarios convienen en exonerar de responsabilidad a la Intendencia de Montevideo, División Asesoría Jurídica, Equipo Técnico de Actualización Normativa e Información Jurídica, por todo tipo de daño o perjuicio, directo o indirecto que eventualmente puedan sufrir especialmente los derivados de involuntarias inexactitudes, falta de información o datos imperfectos de cualquier naturaleza, contenidos en los archivos de dicha base.

Digesto Departamental
Procedimiento.Competencia
Del procedimiento
Reglamentaria
Del procedimiento administrativo
De los plazos

Volumen II Procedimiento.Competencia

Libro II
Del procedimiento
Parte Reglamentaria
Título I
Del procedimiento administrativo
Nota:

Por Resolución IM Nº 3060/16 de fecha 4 de julio de 2016 se dispuso que a partir del 21 de junio de 2016 la Intendencia de Montevideo inició la tramitación de su gestión administrativa, en los Municipios y todas las dependencias del Ejecutivo, solamente a través de la herramienta "Expediente Electrónico" en la forma prevista en la Resolución 4824/15 de 19/10/15.

Capítulo VI
De los plazos

Plazos para la impulsión del trámite.
Las providencias del trámite, deberán dictarse en el término máximo de tres (3) días a contar del siguiente al de la recepción del documento o expediente por parte de la dependencia actuante.

Las diligencias o actuaciones ordenadas se cumplirán dentro del plazo máximo de cinco (5) días, el que podrá ampliarse, a solicitud fundada del/de la funcionario/a actuante, por cinco (5) días más.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R. 111

Cómputos de los plazos.
Todos los plazos a que se refiere la presente reglamentación se contarán siempre a partir del día siguiente a aquel en que tenga lugar la notificación o publicación del acto de que se trate.

Cuando dichos plazos se señalen por días, se entenderá que se trata de días hábiles, considerándose tales los días en que funcionan las dependencias de la Administración. Si el plazo se fija en meses, éstos se computarán de fecha a fecha. Si en el mes del vencimiento no hubiese día equivalente a aquel en que comienza el cómputo, se entenderá que el plazo expira el último día del mes. Si el plazo se fija en años, se entenderán años naturales en todos los casos.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.109


El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.99.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el artículo R.100.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.101.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el art. R.102, inc. 1º.




El contenido de este artículo se encuentra recogido con variantes en el art. R.102, inc. 2º.




El contenido de este artículo se encuentra recogido en el artículo R.103.



DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto por Res.IMM 9266/93 de fecha 23/08/93, num. 1.


Todas las dependencias municipales procederán cada cinco años a la revisión de los archivos, retirando de los mismos las actuaciones y materiales que por razones de tiempo o por su propia naturaleza hayan perdido todo valor o importancia, y sobre las que exista seguridad de que no servirán como antecedentes para actuaciones futuras.


DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto por Res.IMM 9266/93 de fecha 23/08/93, num. 1.


A tal efecto, los Directores de Servicios, Unidades, Areas u otras reparticiones similares que tengan a su cargo material de archivos en condición de ser eliminado, lo remitirán al Servicio de Imprenta, para su posterior destrucción.


DEJADO SIN EFECTO

Dejado sin efecto por Res.IMM 9266/93 de fecha 23/08/93, num. 1.


Todas las actuaciones o materiales que se extraigan de los archivos serán inventariados en dos vías, de las cuales una quedará en la repartición remitente, y la otra, conjuntamente con el material, se mandará al Servicio de Imprenta.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res. IMM 9266/93 de 23/08/93, num. 1.


Recibidos por parte de este último Servicio los expedientes o material documental, se procederá a su destrucción por los medios técnicos que se consideren más apropiados y en condiciones que hagan imposible su utilización futura. Esta operación se hará en presencia de Escribano Público que labrará acta de la misma, la que quedará en el Servicio de Escribanía.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res. IMM 9266/93 de 23/08/93, num. 1.


La comercialización del material a que se hace mención en los artículos precedentes, se practicará por parte de la Sección Contabilidad del Servicio Central de Almacenes, contándose a tal efecto con la colaboración de un delegado de Contaduría General.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res. IMM 9266/93 de 23/08/93, num. 1.


Exceptúase de lo dispuesto en el presente Capítulo aquellos expedientes o material documental archivados que, aún no siendo de utilidad práctica para la Intendencia Municipal de Montevideo, por su valor histórico o artístico, existan razones que den mérito a su conservación, en cuyo caso serán enviados al Departamento de Cultura, el cual, luego de valorar tales extremos, procederá a la remisión de los que considere justificados, al Archivo General de la Nación.


Vencimiento de los plazos.
Los plazos vencen en el último momento hábil del horario de la oficina del día respectivo.

Los términos o plazos administrativos que vencieren en día feriado se extenderán hasta el día hábil inmediato siguiente (Ley 12.243, de 20 de diciembre de 1955, apartado 2; Ley 15.869 de 22 de junio de 1987, art.10).

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.110

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 3.


Los Directores de Servicios, Unidades u otras reparticiones que tengan a su cargo material de archivo en las condiciones referidas en el inciso primero del artículo anterior, deberán solicitar asesoramiento técnico al Archivo de la Ciudad de Montevideo a tales efectos.

Si así no lo hicieren, será de su responsabilidad todo eventual menoscabo en su integridad, del que resulte pérdida de información.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 4.


Cada Servicio, Unidad u otra Repartición con el asesoramiento a que se refiere el artículo anterior, evaluará las actuaciones o materiales que posea, discriminando los que proceda conservar, de aquellos que corresponda eliminar. Estos últimos serán enviados a tales efectos al Servicio de Imprenta y Reproducciones, acompañados de Inventario de Eliminación en tres vías: la primera para el propio Servicio; la segunda para el Archivo de la Ciudad de Montevideo y la tercera para el Servicio de Imprenta y Reproducciones.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 2.

 


Recibidos por parte del Servicio de Imprenta y Reproducciones, se procederá a la destrucción de aquéllos que sean representativos de valores o que por sus características (referencias personales, etc.), hagan inconveniente su mantenimiento. La destrucción se hará por los medios técnicos que se consideren apropiados, en condiciones que hagan imposible su utilización futura y en presencia de Escribano designado a tal efecto por el Servicio de Escribanía, quien labrará acta de todo el procedimiento.

Fuera de las situaciones antedichas, el material de desecho podrá ser vendido para su reciclaje o donado a entidades sin fines de lucro. En tales situaciones, el material deberá ser retirado del Servicio de Imprenta y Reproducciones, bajo el control de la Unidad Auditoría.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 2.


Exceptúase de lo dispuesto en el Art. R.104, a la documentación para la cual la normativa nacional estableciere otro plazo de conservación.

La documentación respaldante de los pagos de facturas de tributos y tarifas departamentales (talonarios), así como la emitida por el Servicio de Tesorería no referida a egresos, será enviada oportunamente al Archivo de la Ciudad de Montevideo y eliminada una vez transcurridos dieciocho (18) meses desde su ingreso.

Asimismo, el Servicio Médico podrá proceder a la destrucción de los Carnés de Salud que no hayan sido retirados por sus titulares, así como las respectivas fichas, al término del plazo de su vigencia.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res. IM 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


El Archivo de la Ciudad de Montevideo, creado por Resolución No. 816/02 de 4 de marzo de 2002, está integrado por el conjunto de documentos que configuran el patrimonio documental de la Intendencia.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 1º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


A los efectos de este reglamento, se entiende por  “documento” toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material incluidos los soportes informáticos.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 2º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM  Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Los documentos que forman el patrimonio documental de la Intendencia pueden tener la siguiente procedencia:

a) documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las dependencias,

b) documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en relación con la gestión de la Intendencia,

c) documentos reunidos en colecciones privadas en distintos soportes,

d) toda otra documentación adquirida mediante compra-venta, legado o donación.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 3º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Son objetivos del Archivo de la Ciudad de Montevideo :

a) poner el patrimonio documental de la Intendencia a disposición de los habitantes del Departamento, facilitando su consulta y fomentando su difusión mediante exposiciones, publicaciones, charlas, conciertos y demás actividades.

b) procesar con tratamiento archivístico toda la información contenida en los documentos que recibe.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 4º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res. IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Son cometidos del Archivo de la Ciudad de Montevideo:

a) definir las directivas y criterios para la evaluación – selección – expurgo, organización, conservación y descripción de todos los documentos pertenecientes al patrimonio documental de la Intendencia,

b) clasificar, organizar y custodiar los documentos,

c) establecer las condiciones de acceso a la documentación,

d) adoptar las medidas necesarias para la restauración de los documentos deteriorados,

e) promover la realización de actividades conjuntas con otras instituciones nacionales o internacionales,

f) evitar la duplicación de documentación y la creación de documentos auxiliares en los archivos de gestión que dificulten el desarrollo de la actividad cotidiana y que ocupan espacio innecesario.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 5º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Para el cumplimiento de sus cometidos el Archivo de la Ciudad de Montevideo contará con áreas técnicas, las cuales reunirán las condiciones necesarias que garanticen la buena conservación de los documentos.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 6º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Todo documento que se encuentre en las condiciones previstas en el primer inciso del articulo R. 104 del Volumen II del Digesto Departamental deberá ser remitido al Archivo de la Ciudad de Montevideo para su proceso técnico.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 7º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Los documentos remitidos deberán estar foliados, ordenados y sin duplicados; en caso contrario serán devueltos. Las dependencias remitentes serán las responsables de su traslado, coordinando con el Archivo de la Ciudad de Montevideo su remisión.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 8º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


El Archivo de la Ciudad de Montevideo deberá cotejar los documentos remitidos en el plazo máximo de 15 días hábiles a partir de su ingreso, pudiendo prorrogarse dicho plazo previa autorización del Centro de Formación y Estudios (ex- Instituto de Estudios Municipales).

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 9º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


La recuperación de los documentos será realizada en el Archivo de la Ciudad de Montevideo, salvo que éste no contase con el equipamiento adecuado, situación en la cual se solicitará apoyo externo.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 10º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Habrá una Comisión de Selección y Valoración, que estará integrada por: el Director del Centro de Formación y Estudios (ex- Instituto de Estudios Municipales) quien la presidirá; un delegado del Departamento de Gestión Humana y Recursos Materiales; un delegado de la División Asesoría Jurídica; un delegado de la Contaduría General, un delegado de la Universidad de la República y un delegado del Archivo de la Ciudad de Montevideo quien tendrá a su cargo la secretaria de la Comisión.

Esta Comisión establecerá las pautas para la evaluación, selección y expurgo de los documentos de la Intendencia, de conformidad con la normativa vigente en materia de conservación de documentos.

Para el cumplimiento de sus funciones la Comisión podrá requerir los asesoramientos que estime convenientes.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 11º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 6.


El Archivo de la Ciudad de Montevideo determinará los distintos subfondos documentales producidos por los Servicios, Unidades u otras reparticiones para su clasificación.

A tal efecto, cada dependencia deberá respetar el Principio de Procedencia de los documentos, entendiéndose por éste, el principio por el cual todo documento deberá ser archivado en el lugar donde se originó.

FuentesObservaciones
num. 6
num. 1
num. 2
num. 1
art. 12º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


El Archivo de la Ciudad de Montevideo aplicará a los documentos recibidos todas las operaciones técnicas necesarias para su correcta descripción, a fin de lograr una rápida localización de la información contenida en ellos.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 13º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Los documentos conservados en el Archivo de la Ciudad de Montevideo son públicos, pudiendo ser consultados por las dependencias y público en general, con la sola limitación de su estado de conservación o que hayan sido declarados de carácter secreto, confidencial o reservado (artículo R. 88 del Volumen II del Digesto Departamental).

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 14º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Cuando por su naturaleza o estado de conservación resulte recomendable no consultar los documentos originales, el Archivo de la Ciudad de Montevideo procederá a la reproducción de la información contenida en ellos por los medios que considere adecuados.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 15º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Las dependencias podrán solicitar en carácter de préstamo y para el cumplimiento de sus cometidos, los documentos custodiados en el Archivo de la Ciudad de Montevideo.

El documento prestado será devuelto en el mismo estado de conservación en que fue retirado, en el plazo máximo de dos meses, pudiendo ampliarse dicho plazo a juicio del Centro de Formación y Estudios en situaciones excepcionales debidamente justificadas por el jerarca de la dependencia solicitante.

Vencido el plazo establecido sin que se haya devuelto el documento dado en préstamo, el Archivo de la Ciudad de Montevideo informará tal circunstancia a la Dirección del Centro de Formación y Estudios, a fin de que éste intime su devolución y ponga los hechos en conocimiento de la Superioridad.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 16º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


Fuera del caso previsto en el artículo anterior, los documentos custodiados en el Archivo de la Ciudad de Montevideo podrán ser retirados únicamente en las siguientes situaciones:

- cuando sean solicitados por dependencias judiciales o por cualquier otro organismo público, mediando petición fundada;

- a los efectos de su reproducción o restauración;

- para la realización de exposiciones.

El Archivo de la Ciudad de Montevideo controlará el reintegro de la documentación en iguales condiciones en que fuera entregada y dentro del plazo acordado al otorgarse la autorización correspondiente.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 17º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


 Denomínase “Espacio Cultural Ciudadano” al ámbito de exposiciones y eventos creado por la Resolución No. 4066/03 de 6 de octubre de 2003.

 Los interesados en acceder al uso de este espacio deberán presentar su solicitud por escrito ante el Archivo de la Ciudad de Montevideo, adjuntando curriculum vitae e inventario de las obras a exponer o especificando las características del evento a realizar.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 18º de la reglamentación.

DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto por Res.IM Nº 1234/12 de 26/03/12, num. 5.


El Archivo de la Ciudad de Montevideo establecerá sus procedimientos internos de funcionamiento y de atención al público, de los que dará la debida difusión.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
art. 19º de la reglamentación.

Prórroga de los plazos.
Los plazos exclusivamente reglamentarios, esto es, que no fueren impuestos por una norma constitucional o legal, la Administración podrá prorrogarlos a petición de las personas interesadas, siempre que ello no perjudique derechos de terceros.

Si la Administración no se expidiera sobre la solicitud de prórroga en el plazo de tres (3) días, se reputará concedida.

Podrá solicitarse prórroga por una sola vez y en ningún caso ésta excederá de la mitad del plazo original.


Fiscalización de términos y plazos.
En todos los casos, los/las Jefes/as o Encargados/as de las dependencias u oficinas, deberán fiscalizar si se han cumplido los términos y plazos señalados. Si comprobaran su incumplimiento por parte del/de la funcionario/a actuante, deberán dar cuenta al/a la jerarca de quien dependan para que sancione la omisión.

Al/a la funcionario/a a quien por primera vez se le compruebe esta omisión, se le sancionará con la anotación del hecho en su legajo personal. La reiteración dará lugar a sanciones más graves que se graduarán teniendo en cuenta la medida en que la falta se haya reiterado y el lapso de la demora.

La omisión de la fiscalización será sancionada de la misma manera y en las mismas condiciones señaladas precedentemente.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.112