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Digesto Departamental
Procedimiento.Competencia
Del procedimiento
Reglamentaria
Del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Comisión de Evaluación y Selección Documental
Del Funcionamiento de la Comisión de Evaluación y Selección Documental

Volumen II Procedimiento.Competencia

Libro II
Del procedimiento
Parte Reglamentaria
Título I.III
Del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Nota:

Por Resolución Nº 731/15/1000 de 18/09/2015, se aprueba el protocolo de actuación ante solicitudes de documentación comprendida en el Archivo Central.

Capítulo II
Comisión de Evaluación y Selección Documental
Sección II
Del Funcionamiento de la Comisión de Evaluación y Selección Documental

La Comisión de Evaluación y Selección Documental, con competencias formales para determinar los valores de los documentos y los plazos de guarda de la documentación, se vincula con el Sistema de Archivos de la Intendencia a través de sus archivos Central e Histórico.

FuentesObservaciones
num. 11
Art. 1 de la reglamentación

(Sesiones de la Comisión). Las sesiones de la Comisión serán presididas por el representante del Archivo Central, a efectos de coordinar y organizar el funcionamiento de la sesión. En caso de ausencia del mismo, esta responsabilidad recaerá en el representante del Archivo Histórico.

La convocatoria a las sesiones ordinarias las realizará el Archivo Central, quien será responsable de notificar a los Miembros Permanentes de la Comisión, así como también a los Miembros Alternos y asesores cuando corresponda; debiendo coordinar fecha, hora y lugar de cada sesión.

La convocatoria a las sesiones extraordinarias podrá ser realizada por el Archivo Central (ACM) o por el Archivo Histórico (AHM). El archivo convocante será responsable de que la misma se realice de acuerdo a lo previsto en el inciso anterior.

FuentesObservaciones
num. 11
artículos 2, 3 y 4 de la reglamentación.

(Elaboración de Propuesta). El archivo convocante (ACM o AHM) deberá elaborar la propuesta del proceso de evaluación de los documentos en coordinación con el otro archivo (ACM o AHM) y entregarla a los Miembros Permanentes y Alternos, cuando corresponda, de la Comisión, con 10 días hábiles de antelación a la fecha prevista para la sesión.

FuentesObservaciones
num. 11
art. 5 de la reglamentación

(Asistencia a las Sesiones). Cada miembro de la Comisión, una vez recibida la notificación, será responsable de asegurar su participación en la sesión de la Comisión para la que fue convocado. En caso de no poder concurrir deberá comunicar formalmente, mediante nota firmada al representante del Archivo Central y a su propio suplente con un mínimo de 48 horas de antelación, debiendo entregar a este último la propuesta del proceso de evaluación a ser considerada por la Comisión, para su estudio previo.

Para poder sesionar la Comisión deberá contar con un quórum mínimo de 4 miembros permanentes y la totalidad de los miembros alternos que hayan sido convocados. Las decisiones se tomarán siempre por mayoría simple (mitad más uno de los votos) teniendo el mismo valor el voto de cada uno de sus miembros. En caso de empate la Comisión buscará los mecanismos que le permitan adoptar las decisiones; podrá: convocar nuevos asesores para ampliar información, convocar una nueva reunión asegurando la presencia de todos sus miembros, entre otras.

La primera reunión ordinaria de constitución de la Comisión será convocada por el Archivo Central, quien tendrá la potestad de cursar las invitaciones que considere necesarias para enriquecer esta instancia.

FuentesObservaciones
num. 11
art. 6, 7 y 8 de la reglamentación

(Primera Sesión). En su primera sesión la Comisión tratará y adoptará decisiones genéricas, que permitan agilizar el funcionamiento del Sistema, en base a una propuesta conjunta presentada por los Archivos Central e Histórico que entre otros aspectos deberá contemplar:

- Declarar con valor facilitativo toda la documentación que se produce en apoyo a la actividad administrativa, en las distintas unidades de la Intendencia.

- Ratificar los plazos de conservación ya previstos por leyes nacionales o departamentales o sus modificaciones.

- Declarar con valor histórico la documentación en guarda en el Museo y Archivo Histórico – Cabildo de Montevideo.

- Declarar con valor histórico la documentación de permisos de construcción en guarda en la Facultad de Arquitectura de la UdelaR.

- Declarar con valor histórico la documentación incluida a tal efecto en la propuesta, correspondiente al deslinde del subfondo Archivo de la Ciudad de Montevideo.

FuentesObservaciones
num. 11
art. 9 de la reglamentación

(De Las Actas). El Archivo Central designará un funcionario administrativo para llevar las actas de todas las sesiones de la Comisión. El ACM enviará las actas en formato electrónico a los miembros de la Comisión que participaron de la sesión, para su ratificación o rectificación. Una vez ratificadas, deberá procurar la firma de las actas en formato papel por parte de los mismos.

FuentesObservaciones
num. 11
artículo 10 de la reglamentación

(Responsabilidad del Representante del Archivo Central). Quien representa al Archivo Central en la Comisión será responsable de promover la aprobación mediante resolución de la Intendenta de las decisiones que adopte la Comisión de Evaluación y Selección Documental.

FuentesObservaciones
num. 11
art. 11 de la reglamentación

(Funciones). La Comisión de Evaluación y Selección Documental llevará adelante las siguientes funciones:

- Analizar las propuestas elevadas por el Archivo Central y/o Archivo Histórico, sobre las diferentes tipologías documentales que generan y custodian las unidades administrativas, a efectos de su evaluación.

- Evaluar la vigencia administrativa-legal y el valor de los documentos producidos o gestionados por la Intendencia de Montevideo, determinando el plazo de guarda precaucional para cada agrupación documental.

- Establecer directrices para la elaboración y actualización de la Tabla de Plazos Precaucionales, basadas en los procesos de valoración y selección de los documentos.

- Asesorar a los archivos que integran el Sistema, a las unidades y centros de información de la Intendencia de Montevideo y a los Gobiernos Municipales, sobre la valoración y selección de su producción documental.

- Analizar y autorizar cuando corresponda, la extensión del plazo de guarda de la documentación en los archivos de Gestión, propuesta por el Archivo Central a solicitud de las unidades administrativas, teniendo en cuenta los fundamentos de la unidad y las condiciones de preservación; así como modificaciones en los plazos de guarda en los archivos que componen el Sistema.

FuentesObservaciones
num. 11
art. 12 de la reglamentación

(Decisiones). Las decisiones adoptadas por la Comisión de Evaluación y Selección Documental serán elevadas a la Secretaría General para su aprobación por resolución de la Intendenta, las que una vez aprobadas deberán ser recogidas en la Tabla de Plazos Precaucionales y su cumplimiento alcanzará a todas las unidades administrativas de la Intendencia de Montevideo y a los archivos del Sistema.

FuentesObservaciones
num. 11
art. 13 de la reglamentación.

(De las Modificaciones del Funcionamiento de la Comisión de Evaluación y Selección Documental). Las modificaciones al funcionamiento de la Comisión de Evaluación y Selección Documental serán por iniciativa de la Comisión, a propuesta del Archivo Central, del Archivo Histórico o de los Miembros Permanentes y/o Alternos de la misma. En las sesiones en que se traten modificaciones al Reglamento, deberán participar los Miembros Permanentes titulares, requiriéndose la presencia de la totalidad de los mismos.

FuentesObservaciones
num. 11
art. 14 de la reglamentación