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Digesto Departamental
Procedimiento.Competencia
Del procedimiento
Reglamentaria
Del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Del Sistema de Archivos

Volumen II Procedimiento.Competencia

Libro II
Del procedimiento
Parte Reglamentaria
Título I.III
Del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Nota:

Por Resolución Nº 731/15/1000 de 18/09/2015, se aprueba el protocolo de actuación ante solicitudes de documentación comprendida en el Archivo Central.

Capítulo I
Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Sección I
Del Sistema de Archivos

Cometidos. El Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo tendrá los siguientes cometidos:

a) preservar el Patrimonio Documental, para alcanzar la especialización e interconexión de las administraciones documentales; favorecer los principios de publicidad, transparencia administrativa y participación ciudadana; preservar y garantizar los derechos ciudadanos de privacidad y propiedad intelectual, garantizando el derecho de acceso a la información pública.

b) Integrar los archivos de la Intendencia mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos archivológicos, que habiliten la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental.

c) Potenciar la utilización de la información por parte de la Administración y de los ciudadanos, dado su carácter testimonial, para la investigación, el comercio, la cultura y el fortalecimiento de la identidad y la memoria.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 1) de la Reglamentación

Conformación. El Sistema de Archivos estará conformado por:

1) El Archivo Central de Montevideo, el que dependerá en forma directa de Secretaría General.

2) El Archivo Histórico de Montevideo, que dependerá en forma directa de la División Artes y Ciencias, del Departamento de Cultura.

3) Archivos de Gestión, que dependerán en forma directa de la dirección del Servicio, Unidad o dependencia a la cual pertenecen.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 2) de la Reglamentación

Archivo Central de Montevideo. Cometidos. Será responsable por velar y conformar el Patrimonio Documental del Gobierno Departamental, siendo el órgano rector de la política archivística institucional. Presenta la dualidad de funcionar como Archivo Administrativo y Archivo Intermedio.

Serán cometidos del Archivo Central:

a) Coordinar el Sistema de Archivos institucional, definiendo las políticas tendientes a la normalización de la gestión documental.

b) Definir las directivas y criterios generales en materia archivística, aplicables a todos los documentos pertenecientes al Patrimonio Documental del Gobierno Departamental.

c) Asesorar y coordinar en materia archivística, a los centros y/o unidades de información documental pertenecientes a la Intendencia, no incluidas por definición en este Sistema.

d) Definir el protocolo correspondiente al seguimiento de las pasantías de formación en archivología, a aplicar en los archivos del Sistema.

e) Fomentar la cultura de la información archivística.

f) Procurar la integración de los Gobiernos Municipales de Montevideo al Sistema de Archivos de la Intendencia.

g) Preservar el Patrimonio Documental de la Intendencia en su fase Administrativa, correspondiente al período de vigencia administrativa y guarda precaucional.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 3) de la Reglamentación

Archivo Histórico de Montevideo. Cometidos. Será responsable por la preservación del Patrimonio Documental Histórico del Gobierno Departamental en su fase histórica, el que se constituye con los documentos de cualquier tipo y en cualquier soporte, con valor histórico, cultural, social, entre otros, establecido por la Comisión de Evaluación y Selección Documental y con aquellos recibidos por donación, legado, custodia y/o adquisición.

Serán cometidos del Archivo Histórico de Montevideo:

a) Preservar el Patrimonio Documental Histórico de la Intendencia de Montevideo.

b) Instaurar un espacio de visualización global centralizada, de toda documentación con valor histórico del Gobierno Departamental. Dicho espacio incluirá además de la documentación que conserva en sus propias instalaciones; aquella documentación con valor histórico que no se encuentra en el Archivo Histórico por estar dentro del período de vigencia o plazo de guarda precaucional en otros archivos del Sistema, de acuerdo a lo establecido por la Comisión de Evaluación y Selección Documental; o se encuentra en unidades o centros de información pertenecientes a la Intendencia no incluidos por definición en este Sistema.

c) Coordinar y asesorar en el tratamiento técnico de la documentación con valor histórico, a los archivos del Sistema y a las unidades y centros de información, mencionados en el literal anterior.

d) Implementar el sistema de descripción unificado de los documentos con valor histórico y de guarda permanente para todas las dependencias de la Intendencia de Montevideo, en coordinación con el Archivo Central.

e) Promover actividades de extensión cultural, procurando la sensibilización de la sociedad sobre la importancia de los archivos como unidades de información esenciales para la misma y como parte fundamental de la memoria colectiva.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 4) de la Reglamentación

Archivos de Gestión. Cometidos. Son los archivos existentes en todos los servicios y unidades de la Intendencia, cuyo subfondo se constituye con la documentación en trámite o sometida a consulta frecuente por las oficinas productoras y/o receptoras, durante el plazo de guarda establecido en la reglamentación vigente.

Serán cometidos de los Archivos de Gestión:

Preservar y organizar los documentos que se gestionan en el servicio o unidad al que pertenecen, de acuerdo a los principios y técnicas archivísticas establecidas por el Archivo Central, durante el plazo de guarda de la documentación en los mismos.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 5) de la Reglamentación

Todas las unidades administrativas de la Intendencia de Montevideo están sujetas al cumplimiento de las directivas que rigen el Sistema de Archivos.
 

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 6) de la Reglamentación

Transferencia de la documentación. Se realizará la transferencia de la documentación de carácter histórico desde el Archivo Central al Archivo Histórico, una vez cumplido el plazo de guardia precaucional.

FuentesObservaciones
num. 8
apartado 7) de la Reglamentación