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Digesto Departamental
Procedimiento.Competencia
Del procedimiento
Reglamentaria
Del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Del Relacionamiento interno del Sistema de Archivos

Volumen II Procedimiento.Competencia

Libro II
Del procedimiento
Parte Reglamentaria
Título I.III
Del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Nota:

Por Resolución Nº 731/15/1000 de 18/09/2015, se aprueba el protocolo de actuación ante solicitudes de documentación comprendida en el Archivo Central.

Capítulo I
Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo
Sección III
Del Relacionamiento interno del Sistema de Archivos

Archivos de Gestión – Archivo Central de Montevideo:

1. Las direcciones de todos los servicios, unidades u otras dependencias de la Intendencia, son responsables por la preservación y el buen funcionamiento del/los Archivo/s de Gestión de su dependencia, debiendo asegurar el cumplimiento de los lineamientos generales que rigen el Sistema de Archivos de la Intendencia y aquellos establecidos por el Archivo Central para su organización.

2. Las direcciones de todos los servicios, unidades u otras dependencias de la Intendencia, deberán solicitar asesoramiento técnico al Archivo Central ante situaciones no claras o imprevistas referidas a la gestión de los documentos que se preservan en sus Archivos de Gestión, debiendo actuar de acuerdo a lo que éste dictamine. Si así no lo hicieran, serán responsables por todo eventual menoscabo en la integridad de los documentos del que resulte pérdida de información; alcanzando responsabilidad administrativa y penal cuando corresponda.

3. El Archivo Central, en tanto órgano rector del Sistema, realizará las intervenciones que entienda pertinentes en los Archivos de Gestión, para controlar el cumplimiento de los lineamientos generales que rigen el Sistema y aquellos específicos para la organización de los documentos.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 9 literal A) apartados 1, 2 y 3 de la Reglamentación

Transferencia de documentación de los Archivos de Gestión al Archivo Central. Los Archivos de Gestión deberán remitir anualmente al Archivo Central de Montevideo toda documentación que tenga cinco años cumplidos desde su gestación al 31 de diciembre del año anterior a su envío, de acuerdo al Cronograma Anual de Transferencia. Exceptúase de esta regla toda aquella documentación propuesta para expurgo por haber agotado su valor primario y no presentar valor secundario en potencia.

En caso de ser necesaria la permanencia de la documentación durante un período de tiempo mayor en el Archivo de Gestión, la Dirección del servicio o unidad deberá solicitar en forma fundada la extensión del plazo al Archivo Central, quien tiene la potestad de prorrogar hasta por igual período, sin necesidad de convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental.

En caso de ser necesaria la permanencia de la documentación durante períodos mayores en el Archivo de Gestión, la Dirección del servicio, unidad o dependencia deberá solicitar en forma fundada la extensión del plazo al Archivo Central, quien deberá elaborar la propuesta para ser considerada por la Comisión de Evaluación y Selección.

Los documentos remitidos al Archivo Central deberán estar correctamente identificados, foliados, ordenados y no deberán tener duplicados, ni presentar ningún vicio de forma. En caso contrario serán devueltos.

Los servicios, unidades y dependencias que remitan documentación al Archivo Central serán responsables por la transferencia de la misma; debiendo coordinar con éste la fecha y condiciones del traslado. La documentación remitida se deberá acompañar con:
a) la documentación registrada en los sistemas informáticos, deberá estar caratulada correctamente y acompañarse con el Remito correspondiente;
b) la documentación no registrada en los sistemas informáticos, deberá acompañarse con la Hoja de Remisión y el registro en soporte informático, normalizados por el Archivo Central.

El Archivo Central tendrá un plazo máximo de 20 días hábiles para controlar la documentación remitida por los archivos de Gestión, pudiendo prorrogarse dicho plazo por hasta igual período, por razones fundadas. El mismo devolverá la documentación que no cumpla con las pautas establecidas en la normativa vigente, acompañándola con el formulario de devolución, especificando las causas de la misma.

Los Archivos de Gestión deberán solicitar autorización al Archivo Central, para realizar el expurgo de los documentos que hayan cumplido el plazo precaucional. Dicha solicitud deberá realizarse mediante Formulario de Eliminación en 3 vías: la 1ª vía para el servicio o unidad, la 2ª vía para el Archivo Central y la 3ª vía para el Servicio de Imprenta y Reproducción.

Los Archivos de Gestión deberán informar al Archivo Central en caso de que posean documentación con potencial valor histórico y/o de guarda permanente.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 9 literal A) apartados 4 a 11 de la Reglamentación

Archivo Central de Montevideo – Archivo Histórico de Montevideo:

1. El Archivo Central transferirá al Archivo Histórico de Montevideo, la documentación con valor histórico que haya cumplido el plazo precaucional establecido por la Comisión de Evaluación y Selección Documental.

2. La documentación transferida por el Archivo Central se deberá acompañar con los Instrumentos de Descripción correspondientes a la etapa del ciclo vital.

3. La transferencia de la documentación será acordada entre ambos archivos, tanto en lo que refiere a la fecha y condiciones físicas, como a la responsabilidad de efectuar la misma. Dicha documentación deberá remitirse correctamente identificada y se acompañará con:
a)Remito, para aquella documentación que sea registrada en los sistemas informáticos,
b) Hoja de Remisión y registro en soporte informático, cuando no haya registro en los sistemas informáticos.

4. El Archivo Histórico tendrá un plazo máximo de 20 días hábiles para controlar la documentación remitida por el Archivo Central, pudiendo prorrogarse dicho plazo por hasta igual período, por razones fundadas. El mismo devolverá aquellos documentos que no cumplan con las pautas establecidas en la normativa vigente, acompañándola con el formulario de devolución, especificando las causas de la misma.

5. El Archivo Central y el Archivo Histórico coordinarán el tratamiento de la documentación con valor histórico, durante el plazo de guarda precaucional en el Archivo Central.

6. El Archivo Central deberá comunicar al Archivo Histórico la existencia de documentación con posible valor histórico en los Archivos de Gestión.

7. Ambos archivos deberán coordinar la preparación de la propuesta a elevar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental.

FuentesObservaciones
num. 9
art. 9 literal B) apartados 1 a 7 de la Reglamentación

Archivo Histórico de Montevideo – Archivos de Gestión:

1. El Archivo Histórico, responsable del Patrimonio Documental Histórico de la Intendencia realizará en coordinación con el Archivo Central, las intervenciones que entienda pertinentes en los Archivos de Gestión, sobre la documentación con valor histórico en potencia, para asegurar la preservación de la misma.

2. En aquellos casos en que se haya autorizado la permanencia en los Archivos de Gestión de documentación con valor histórico, durante un período mayor al que establece el Reglamento, el Archivo Histórico realizará las intervenciones que considere necesarias para garantizar su preservación y controlar el cumplimiento de los lineamientos específicos.
 

FuentesObservaciones
num. 9
art. 9 literal C) apartados 1 y 2 de la Reglamentación