Las definiciones del presente artículo, serán de aplicación en todo el Gobierno Departamental y Gobiernos Municipales en referencia a su Patrimonio Documental.

Agrupaciones Documentales: son los grupos de documentos que se conforman en agrupaciones naturales atendiendo a su formación original (principio de procedencia y de orden original); y en agrupaciones artificiales atendiendo a situaciones subjetivas de los productores y/o profesionales de la información.
Entre las primeras: el Fondo, Subfondo, Subfondo Subordinado, Grupo de Series, Serie, Subserie y la unidad documental simple y compuesta.
Entre las segundas: las denominadas secciones fácticas y las colecciones.

Archivo: conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por la Administración, personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. También es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.
Para que se pueda hablar de archivo, los documentos han de estar organizados y su información recuperable para su uso.

Ciclo Vital de los documentos: proceso natural por el que transitan todos los documentos de archivo desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente, estructurado en diferentes fases.
A cada fase del Ciclo Vital corresponde aplicar un tratamiento específico a la documentación, lo que corresponde a diferentes tipos de archivo: gestión, central e histórico.

Clasificación documental: proceso mediante el cual se establecen las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo documental de la Intendencia. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada Identificación.

Colección documental:
(1) Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia.
(2) Conjunto de documentos reunidos en formas fácticas por motivos de conservación o por su especial interés.

Conservación: conjunto de procedimientos y medidas, destinados a asegurar la prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos.

Conservación permanente: situación derivada de la fase de valoración que afecta a los documentos que han desarrollado valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser eliminados.

Custodia: responsabilidad jurídico-administrativa que implica por parte de los Archivos del Sistema el control y la adecuada conservación de las agrupaciones documentales bajo su responsabilidad.

Descripción Documental: es una representación exacta de la unidad de descripción y en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información, que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.

Documento: es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, incluso los soportes informáticos.

Documento de Archivo: es el testimonio material de un hecho o acto, cuya información esta contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier servicio o unidad de la Intendencia o persona, en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Expurgo: Procedimiento archivístico que consiste en la selección de los documentos que se van a destruir, conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración. Se trata de una eliminación responsable, a fin de que sólo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen al Archivo Histórico para su conservación perpetua, como piezas valiosas del Patrimonio Documental.

Evaluación: es el proceso que precede a la Selección y consiste en analizar los documentos para su posterior valoración.

Fondo: agrupación documental mayor, integrada por todos los documentos con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente o recibidos y conservados por cualquier servicio o unidad de la Intendencia en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Administración, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Guía: es el instrumento de descripción que proporciona información sobre el Fondo Documental Departamental; describiendo globalmente las características fundamentales de las agrupaciones documentales, la historia de los productores y facilitando información auxiliar acerca del horario y servicios disponibles a los usuarios.

Hoja de remisión: hojas impresas cuya normalización es competencia del Archivólogo, en las cuales figuran datos referidos al origen o procedencia de la documentación y otros relativos a la documentación (número de unidades de conservación, descripción de las series contenidas en cada unidad, fechas extremas - sólo años -, entre otros). Estos datos, expuestos en forma de columnas, deberán ser cumplimentados, unos por el productor y otros por el receptor. No pueden faltar las firmas de los responsables.

Índice: instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, patronímicos y de conceptos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción; consistente en elegir los términos más apropiados para representar el contenido del documento para su localización.

Instrumentos de Descripción: son los vehículos utilizados para cualquier descripción realizada o recibida por un Archivo en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos, pues median entre los usuarios y el fondo documental institucional, previendo a diferentes niveles las interrogaciones susceptibles de ser planteadas.

Inventario: es el Instrumento que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentra fraccionada en unidades de conservación.

Nivel de descripción: es el lugar que ocupa la unidad de descripción en la jerarquía del fondo.

Ordenación documental: consiste en la tarea material de establecer secuencias naturales cronológicas, numéricas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominado identificación.

Organización documental: proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.

Patrimonio Documental Histórico: conjunto de documentos archivísticos que una vez agotado su valor inmediato o administrativo, son declarados de valor histórico permanente porque son expresión de su ser social y sirven para recrear su pasado.

Plazo de vigencia administrativa: período reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los valores primarios de una serie documental, de manera simultánea o sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado.

Plazo precaucional: es el tiempo fijado por la Comisión de Evaluación y Selección Documental, en que se debe mantener un documento, atendiendo la necesidad de responder posibles reclamos administrativos o para servir de antecedente directo de otro documento, o de soporte jurídico a un documento que lo requiera.

Prescripción documental: momento en el que se extinguen los valores primarios de los documentos administrativos.

Preservación documental: conjunto de procedimientos intelectuales y mecánicos destinados a asegurar la perdurabilidad de los documentos.

Procedencia: relación existente entre los documentos y los servicios o unidades de la Intendencia o personas físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado, en el desarrollo de su propia actividad.

Reproducción de documentos: conjunto de procedimientos de copia o microcopia realizados mediante cualquier tecnología y en distintos soportes.

Restauración documental: conjunto de procedimientos técnicos destinados a devolver al papel sus condiciones primigenias, que comportan desde operaciones básicas como el lavado, oreo, secado, blanqueo, nebulización, alisado, etc., hasta aquellas más complejas que exigen la utilización de equipamiento específico (reintegración, laminación, fumigación, etc.).

Selección Documental: proceso técnico por el cual cumplidos sus valores primarios y agotado su período de guarda precaucional, se establece cuáles de ellos han de conservarse para que sirvan a fines de investigación retrospectiva. Consiste a su vez en un estudio de valores: el valor para la administración que los produce (valor primario) y el valor para la investigación del pasado (valor secundario).

Serie documental: documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad, que tiene una forma particular, o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización.

Subfondo: subdivisión del fondo, consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada.

Tabla de Plazos Precaucionales: Consiste en un listado de tipos documentales o asuntos a los que se les asigna la cantidad de tiempo que han de ser conservados, desde que concluye la vigencia hasta la fecha de su desafectación tanto en los Archivos de Gestión como en el Archivo Central. La desafectación de un documento de archivo implica: la transferencia al Archivo Histórico, para integrar el Patrimonio Documental Histórico o el expurgo.

Tipo documental: unidad documental producida por un servicio o unidad de la Intendencia en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.

Transferencia: procedimiento que implica el traslado físico de los documentos dentro del Sistema de Archivos, una vez que éstos han cumplido el plazo de permanencia en su unidad administrativa conforme a lo establecido por la normativa vigente, tanto a nivel nacional como departamental.

Tratamiento archivístico: conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y físico de los documentos a lo largo de su ciclo vital.

Unidad de conservación: Es la unidad física (caja) donde son guardados para su preservación los documentos de archivo.

Unidad Documental: es el elemento básico de una serie documental, puede estar constituido por un solo documento o por varios desarrollados en un mismo trámite, formando un documento compuesto.

Unidad de instalación: constituye una agrupación documental que no viene definida por el contenido o las características internas de los documentos, sino por la unidad física donde están instalados (estanterías).

Valoración: fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia y conservación o eliminación total o parcial.

Valor archivístico: conjunto de valores administrativos, legales, probatorios y/o informativos, que justifican la conservación permanente de los documentos.

Valor histórico: aquél que posee el documento como fuente primaria para la historia.

Valor primario: es aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución, siendo de carácter fiscal, judicial, jurídico – administrativo, etc.

Valor secundario: Es aquél que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico, científico, social e informativo.