(Sesiones de la Comisión). Las sesiones de la Comisión serán presididas por el representante del Archivo Central, a efectos de coordinar y organizar el funcionamiento de la sesión. En caso de ausencia del mismo, esta responsabilidad recaerá en el representante del Archivo Histórico.

La convocatoria a las sesiones ordinarias las realizará el Archivo Central, quien será responsable de notificar a los Miembros Permanentes de la Comisión, así como también a los Miembros Alternos y asesores cuando corresponda; debiendo coordinar fecha, hora y lugar de cada sesión.

La convocatoria a las sesiones extraordinarias podrá ser realizada por el Archivo Central (ACM) o por el Archivo Histórico (AHM). El archivo convocante será responsable de que la misma se realice de acuerdo a lo previsto en el inciso anterior.

(Asistencia a las Sesiones). Cada miembro de la Comisión, una vez recibida la notificación, será responsable de asegurar su participación en la sesión de la Comisión para la que fue convocado. En caso de no poder concurrir deberá comunicar formalmente, mediante nota firmada al representante del Archivo Central y a su propio suplente con un mínimo de 48 horas de antelación, debiendo entregar a este último la propuesta del proceso de evaluación a ser considerada por la Comisión, para su estudio previo.

Para poder sesionar la Comisión deberá contar con un quórum mínimo de 4 miembros permanentes y la totalidad de los miembros alternos que hayan sido convocados. Las decisiones se tomarán siempre por mayoría simple (mitad más uno de los votos) teniendo el mismo valor el voto de cada uno de sus miembros. En caso de empate la Comisión buscará los mecanismos que le permitan adoptar las decisiones; podrá: convocar nuevos asesores para ampliar información, convocar una nueva reunión asegurando la presencia de todos sus miembros, entre otras.

La primera reunión ordinaria de constitución de la Comisión será convocada por el Archivo Central, quien tendrá la potestad de cursar las invitaciones que considere necesarias para enriquecer esta instancia.

(De Las Actas). El Archivo Central designará un funcionario administrativo para llevar las actas de todas las sesiones de la Comisión. El ACM enviará las actas en formato electrónico a los miembros de la Comisión que participaron de la sesión, para su ratificación o rectificación. Una vez ratificadas, deberá procurar la firma de las actas en formato papel por parte de los mismos.

(Funciones). La Comisión de Evaluación y Selección Documental llevará adelante las siguientes funciones:

- Analizar las propuestas elevadas por el Archivo Central y/o Archivo Histórico, sobre las diferentes tipologías documentales que generan y custodian las unidades administrativas, a efectos de su evaluación.

- Evaluar la vigencia administrativa-legal y el valor de los documentos producidos o gestionados por la Intendencia de Montevideo, determinando el plazo de guarda precaucional para cada agrupación documental.

- Establecer directrices para la elaboración y actualización de la Tabla de Plazos Precaucionales, basadas en los procesos de valoración y selección de los documentos.

- Asesorar a los archivos que integran el Sistema, a las unidades y centros de información de la Intendencia de Montevideo y a los Gobiernos Municipales, sobre la valoración y selección de su producción documental.

- Analizar y autorizar cuando corresponda, la extensión del plazo de guarda de la documentación en los archivos de Gestión, propuesta por el Archivo Central a solicitud de las unidades administrativas, teniendo en cuenta los fundamentos de la unidad y las condiciones de preservación; así como modificaciones en los plazos de guarda en los archivos que componen el Sistema.