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Digesto Departamental
Procedimiento.Competencia
Del procedimiento
Reglamentaria
Del procedimiento administrativo
De la iniciación
De los tipos documentales

Volumen II Procedimiento.Competencia

Libro II
Del procedimiento
Parte Reglamentaria
Título I
Del procedimiento administrativo
Nota:

Por Resolución IM Nº 3060/16 de fecha 4 de julio de 2016 se dispuso que a partir del 21 de junio de 2016 la Intendencia de Montevideo inició la tramitación de su gestión administrativa, en los Municipios y todas las dependencias del Ejecutivo, solamente a través de la herramienta "Expediente Electrónico" en la forma prevista en la Resolución 4824/15 de 19/10/15.

Capítulo II
De la iniciación
Sección III
De los tipos documentales

Registro de las actuaciones administrativas.
Los procedimientos administrativos se sustanciarán por escrito a través de expedientes o formularios según lo establecido en los artículos siguientes.

La Administración propiciará el uso de soportes de información digitales a efectos de agilizar el procedimiento.


Comunicaciones administrativas.
Las comunicaciones escritas entre las distintas reparticiones de la Administración se realizarán por medio del oficio, la circular, el memorando y la nota, sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo R. 40.

El oficio es el documento utilizado cuando el órgano actuante debe dar conocimiento de sus resoluciones a otro órgano o formularle alguna petición para el cumplimiento de diligencias del procedimiento. Será objeto de numeración y registro por parte de la dependencia emisora.

La circular es el documento utilizado para poner en conocimiento del funcionariado órdenes o instrucciones de servicio, así como noticias o informaciones de carácter general. Se identificará a través de un número correlativo anual asignado por la dependencia emisora, la que asimismo procederá a su archivo.

El memorando es el documento que se emplea para las instrucciones y comunicaciones directas del/la jerarca a un/a subordinado/a, o de éste/a a aquél/aquella, o la comunicación entre oficinas para la obtención de datos o información en general. Los memorandos se identificarán por un número correlativo anual asignado por la unidad emisora. El/la receptor/a contestará a continuación del texto remitido el que devolverá al emisor.
Toda otra comunicación escrita no contemplada en este artículo se hará por nota.


Autenticidad de la documentación.
La documentación emergente de la transmisión a distancia, por medios electrónicos entre dependencias oficiales, constituye de por sí, documentación auténtica y hace plena fe a todos sus efectos en cuanto a la existencia del original transmitido.

Quien voluntariamente transmitiere a distancia un texto del que resulte un documento infiel, incurrirá en los delitos previstos por los artículos 236 a 239 del Código Penal, según corresponda (Ley 16.002 del 25 de noviembre de 1988, arts. 129 y 130).


Formación de expediente.
Se formará expediente con aquellos asuntos que se documentan por escrito siempre que sea necesario mantener reunidas todas las actuaciones para resolver. Se iniciará a instancia de persona interesada o por resolución administrativa, las que serán cabeza del mismo.

No se formará expediente con todos aquellos documentos que por su naturaleza, no tengan relación directa con un acto administrativo, ni sean necesarios para la sustanciación de un trámite. Especialmente quedan comprendidos en esta prohibición las circulares y los memorandos.

Tampoco se formará expediente con aquellos asuntos que se tramiten exclusivamente a través de formularios, sin perjuicio de la agregación de éstos a los expedientes que se formen.

En ningún caso se hará duplicado del expediente.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.49, R.50 inc. 2 y 3, R.76 in fine.
num. 1

Identificación y registro de expedientes.
Los expedientes se identificarán por un número único autogenerado por el sistema informático de expedientes en el momento de su creación, debiéndose identificar el asunto que trata la solicitud o expediente ingresando al sistema el descriptor que corresponda de conformidad con el lenguaje documental institucional.

Todos los expedientes y las notas que se inicien, así como sus posteriores movimientos, deben ser registrados en el sistema de expedientes vigente para su seguimiento.

Sin perjuicio de ello se deberán asentar los referidos movimientos en soporte papel o electrónico según corresponda.



El contenido de este artículo se encuentra recogido en el articulo R.35.


FuentesObservaciones
num. 1

Armado del expediente.
El expediente se formará siguiendo el ordenamiento de los documentos que lo integran, en forma sucesiva y por orden de fechas y unidos de forma de mantener su integridad física.


Registro de actuaciones en el expediente.
Toda actuación que se registre en soporte papel, deberá realizarse a continuación de la inmediata anterior. Cuando existan espacios en blanco, el registro de la actuación administrativa deberá efectuarse utilizando los mismos y sólo se añadirán nuevas hojas cuando no existan espacios disponibles. Se exceptúan de esta norma las Resoluciones definitivas.

Cuando una dependencia deba registrar el ingreso de un expediente, dicha registración se anotará en la misma hoja donde consta la última actuación registrando la fecha de recepción, bajo firma del/la funcionario/a receptor/a y aclaración.

En caso de quedar entre actuaciones espacios en blanco, los mismos se anularán mediante una línea cruzada.


Foliatura.
Toda pieza documental de más de una hoja deberá ser foliada en forma manuscrita o mecánica.

Cuando haya que enmendar la foliatura, se testará la existente y se colocará a su lado la que corresponda, dejándose constancia de ello, bajo la firma del/la funcionario/a que la realice, en nota marginal en la primera y última fojas objeto de la enmienda. Cuando se añadan actuaciones a un expediente se efectuará su foliatura correlativamente con la hoja que antecede, en forma tal que todo el expediente quede compaginado del modo establecido en el artículo anterior. Si la actuación viene acompañada de documentos, estos precederán a la misma y serán debidamente foliados.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto tácitamente por Res. IMM 9266/93 de 23/08/93, num. 1.


En todos aquellos trámites que se realizan ante esta Intendencia Municipal, en los que se exija la justificación de la edad o fecha de nacimiento de las personas, dicha prueba podrá efectuarse a través de la presentación de del Documento de Identidad vigente expedido por la Dirección Nacional de Identificación Civil.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto tácitamente por Res. IMM 9266/93de 23/08/93, num. 1º.


Asimismo, la justificación del domicilio real, en todos los trámites que se realizan ante esta Intendencia Municipal, se efectuará a través de la declaración jurada del interesado o representante legal, salvo aquellos casos en que la ley disponga de forma expresa su acreditación por otro documento.


DEJADO SIN EFECTO

Este artículo fue dejado sin efecto tácitamente por Res. IMM 9266/93 de 23/08/93, num. 1º.


La declaración jurada referida se realizará en un formulario tipo de la repartición involucrada, la que deberá ser firmada ante el funcionario receptor, y en la que constarán las responsabilidades penales correspondientes en caso de falsa declaración.


Integridad y piezas del expediente.
Todo expediente administrativo deberá ser adecuadamente unido de forma de asegurar su integridad, de conformidad con el procedimiento del Sistema de Archivos.

Cuando un expediente administrativo alcance a cien hojas se formará una segunda pieza o las que sean necesarias con las subsiguientes, que tampoco deberán pasar el número de cien, siempre que no quedaren divididos escritos o documentos que constituyan un solo texto, en cuyo caso se deberá mantener la unidad de los mismos, prescindiendo del número de hojas.

Las piezas correrán agregadas por cordón. Cada pieza llevará una carátula en donde se repiten las características del expediente y se indicará el número que le corresponde a aquélla.
La foliatura de cada pieza continuará la de la precedente.


Agregación de expedientes.
La agregación de expedientes sólo podrá efectuarse cuando así lo disponga el/la jerarca con cargo no inferior a Director/a de Servicio o aquellos/as funcionarios/as que la Administración autorice.

Dispuesta la agregación se incluirán las siguientes constancias:

a) en el expediente principal: “Conforme a lo dispuesto se agrega el expediente… (individualización del expediente agregado)… compuesto de… (Número) fojas”;

b) en el expediente que se agrega: ”Conforme a lo dispuesto con fecha … por… se agrega al expediente (individualización del expediente principal)”.

La agregación de expedientes se hará por cordón, precediendo al principal así como a los anteriormente agregados, los que conservarán sus respectivas carátulas y foliaturas.

Si la agregación por cordón de un expediente a otro, impidiera la normal sustanciación del que es agregado, se extraerá testimonio total o parcial de este último según lo necesario, agregándoselo al principal.

FuentesObservaciones
num. 5
num. 1
R.65, R.66, R.68
num. 1

Desglose de expedientes y actuaciones.
Los desgloses sólo podrán efectuarse por decisión de quienes tengan la potestad de ordenar la agregación de expedientes, conforme a lo dispuesto por el artículo anterior.

Una vez dispuesto el desglose, se colocará una hoja de papel en el lugar ocupado por las actuaciones desglosadas, en la que se debe anotar la foliatura de las actuaciones que se separan sin alterar la del expediente. Para el desglose de expedientes o actuaciones, se asentarán las siguientes constancias:

a) en el expediente principal: “(fecha)…Conforme a lo dispuesto se desglosa… (indicación de la documentación que se desglosa) y se remite a (o se archiva en)…. (indicación del lugar donde se remitirá o se archivará la documentación desglosada)”;

b) en las actuaciones desglosadas: “(fecha)…En cumplimiento de lo dispuesto por….con fecha..…. en el expediente…… (individualización del expediente principal) se desglosa y se remite a (o se archiva en)… (indicación del lugar donde se remitirá o se archivará la documentación desglosada)”.


Procedimientos reiterativos y uniformes.
En los procedimientos reiterativos y uniformes se procurará que las dependencias actuantes establezcan en conjunto secuencias de actuaciones a seguir habitualmente y se propiciará el uso de formularios.


Formularios.
Los formularios se individualizarán por su denominación y la identificación de la dependencia emisora. Su diseño debe regirse por las pautas que establezca la dependencia responsable de la comunicación institucional.


Uso de fórmulas y prohibición de anotaciones.
Para facilitar la tramitación en las actuaciones administrativas podrán usarse sellos y fórmulas preestablecidas según lo disponga la dirección de la dependencia, pero en ningún caso se deberá escribir o hacer anotaciones en los márgenes de las actuaciones administrativas.


Publicación de avisos.
Toda vez que haya que justificar la publicación de avisos, éstos se recortarán y se pegarán en una hoja de papel, certificando el /la funcionaria/o que haga la agregación el número, fecha y nombre del diario o periódico a que pertenecen los avisos.