Funciones del Archivo Central de Montevideo. Son funciones del Archivo Central de Montevideo:
a) Emitir las directrices generales para todos los archivos, centros y unidades de información y/o documentación de la Intendencia de Montevideo, en referencia a la identificación, organización, conservación, descripción, transferencia y expurgo de documentación, cualquiera sea su soporte.
b) Realizar el seguimiento y control del cumplimiento de las directrices generales en materia archivística en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión).
c) Controlar el funcionamiento de los distintos archivos de Gestión, estableciendo los criterios de ordenación documental.
d) Controlar el cumplimiento del protocolo de seguimiento de las pasantías de formación en archivología, a aplicar en los archivos del Sistema; y realizar el seguimiento de las pasantías de estudiantes de Archivología en los servicios y unidades de la Intendencia que no cuenten con profesionales archivólogos.
e) Coordinar con el Archivo Histórico el desarrollo, implementación y posterior seguimiento del método de descripción documental unificado para toda documentación que reviste valor de guarda permanente o valor histórico, que se preserva en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión) así como también en los centros y/o unidades de información de la Intendencia.
f) Brindar asesoramiento técnico a todas las dependencias del Gobierno Departamental y Gobiernos Municipales que lo soliciten.
g) Organizar y/o promover programas de capacitación y actualización en gestión documental, para los funcionarios de los archivos que integran el Sistema.
h) Determinar las distintas agrupaciones documentales producidas por los servicios o unidades de la Intendencia para su clasificación y ordenación. A tal efecto, asegurará el cumplimiento de los principios de Procedencia y de Orden Original.
i) Conformar y remitir a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, la propuesta del proceso de evaluación de los documentos, en coordinación con el Archivo Histórico de Montevideo (debiendo participar siempre un profesional Archivólogo del ACM y uno del AHM), la misma deberá acompañarse con todos los antecedentes que permitan el estudio y valoración de la documentación a ser considerada por la Comisión.
j) Convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, para estudiar la propuesta de valoración de los documentos.
k) Analizar la integración del Sistema de Archivos de la Intendencia al Sistema Nacional de Archivos.
l) Procurar acuerdos con los gobiernos municipales que permitan coordinar la administración documental producto de su gestión, cumpliendo con los principios de Respeto a los Fondos, Procedencia y Orden Original.
m) Definir las pautas para la transferencia de la documentación dentro del Sistema.
n) Recibir y administrar de acuerdo con los principios y las prácticas archivísticas, todos los documentos, en cualquier soporte, que sean transferidos desde los archivos de Gestión.
o) Aplicar a los documentos recibidos todas las operaciones técnicas necesarias para su correcta descripción, elaborando los instrumentos de descripción pertinentes, a fin de lograr una rápida localización y recuperación de la información contenida en ellos. (*)
p) Proporcionar un servicio de información basado en los documentos de archivo que asegure el acceso a la información pública, para la Administración y público en general, aportando a la transparencia de la función administrativa, conforme al protocolo de actuación aprobado por Resolución de la IM Nº 3028/10 del 5 de julio de 2010, con excepción de aquellos declarados de carácter confidencial, secreto o reservado.
q) Elaborar y actualizar la Tabla de Plazos Precaucionales, conforme a lo dispuesto por la Comisión de Evaluación y Selección Documental, siendo responsable por cumplir y hacer cumplir los plazos establecidos en la misma.
r) Transferir al Archivo Histórico la documentación con valor histórico, una vez cumplido el plazo precaucional en el Archivo Central.
s) Determinar el método de expurgo de los documentos sin valor secundario, una vez vencido el plazo precaucional, controlando el cumplimiento del proceso de eliminación.
t) Establecer su propia normativa y reglamentación para los servicios de préstamo y consulta, así como sus procedimientos internos de funcionamiento y atención al público, de los que deberá dar debida difusión.
