Transferencia de documentación de los Archivos de Gestión al Archivo Central. Los Archivos de Gestión deberán remitir anualmente al Archivo Central de Montevideo toda documentación que tenga cinco años cumplidos desde su gestación al 31 de diciembre del año anterior a su envío, de acuerdo al Cronograma Anual de Transferencia. Exceptúase de esta regla toda aquella documentación propuesta para expurgo por haber agotado su valor primario y no presentar valor secundario en potencia.
En caso de ser necesaria la permanencia de la documentación durante un período de tiempo mayor en el Archivo de Gestión, la Dirección del servicio o unidad deberá solicitar en forma fundada la extensión del plazo al Archivo Central, quien tiene la potestad de prorrogar hasta por igual período, sin necesidad de convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental.
En caso de ser necesaria la permanencia de la documentación durante períodos mayores en el Archivo de Gestión, la Dirección del servicio, unidad o dependencia deberá solicitar en forma fundada la extensión del plazo al Archivo Central, quien deberá elaborar la propuesta para ser considerada por la Comisión de Evaluación y Selección.
Los documentos remitidos al Archivo Central deberán estar correctamente identificados, foliados, ordenados y no deberán tener duplicados, ni presentar ningún vicio de forma. En caso contrario serán devueltos.
Los servicios, unidades y dependencias que remitan documentación al Archivo Central serán responsables por la transferencia de la misma; debiendo coordinar con éste la fecha y condiciones del traslado. La documentación remitida se deberá acompañar con:
a) la documentación registrada en los sistemas informáticos, deberá estar caratulada correctamente y acompañarse con el Remito correspondiente;
b) la documentación no registrada en los sistemas informáticos, deberá acompañarse con la Hoja de Remisión y el registro en soporte informático, normalizados por el Archivo Central.
El Archivo Central tendrá un plazo máximo de 20 días hábiles para controlar la documentación remitida por los archivos de Gestión, pudiendo prorrogarse dicho plazo por hasta igual período, por razones fundadas. El mismo devolverá la documentación que no cumpla con las pautas establecidas en la normativa vigente, acompañándola con el formulario de devolución, especificando las causas de la misma.
Los Archivos de Gestión deberán solicitar autorización al Archivo Central, para realizar el expurgo de los documentos que hayan cumplido el plazo precaucional. Dicha solicitud deberá realizarse mediante Formulario de Eliminación en 3 vías: la 1ª vía para el servicio o unidad, la 2ª vía para el Archivo Central y la 3ª vía para el Servicio de Imprenta y Reproducción.
Los Archivos de Gestión deberán informar al Archivo Central en caso de que posean documentación con potencial valor histórico y/o de guarda permanente.
