Las dependencias de la Intendencia podrán solicitar en carácter de préstamo y para el cumplimiento de sus cometidos, los documentos custodiados en los archivos del Sistema. En el caso del Archivo Histórico no se podrá prestar documentos originales por razones de conservación.
1. Las solicitudes de préstamo de documentación la deberán realizar las direcciones de los servicios o unidades de la Intendencia (mediante procedimiento que se reglamentará) dirigida, según corresponda: al Archivo Central, al Archivo Histórico o a la dirección del servicio o unidad responsable por la guarda de la documentación en un Archivo de Gestión.
2. El documento o la reproducción otorgada en préstamo, deberán ser devueltos en el mismo estado de conservación en que fueron retirados, en un plazo máximo de dos meses, pudiendo ampliarse dicho plazo por hasta igual período en situaciones excepcionales, debidamente justificadas por la dirección del servicio o unidad solicitante.
3. Cuando sea necesario el préstamo por períodos mayores, la dirección de la unidad correspondiente solicitará ampliación del plazo mediante Nota SEM dirigida al Archivo Histórico, al Archivo Central, o al servicio o unidad que corresponda.
4. Estos plazos no se aplicarán cuando las unidades administrativas soliciten expedientes al Archivo Central o a los Archivos de Gestión para ser reactivados o adjuntados a otro expediente. Dicha solicitud se deberá realizar mediante nota fundada, con la firma de la dirección del servicio o unidad solicitante.
5. Además de los casos previstos en los ítems anteriores, los documentos custodiados en los archivos del Sistema podrán ser retirados de los mismos, únicamente en las siguientes situaciones:
a) cuando sean solicitados por dependencias judiciales, mediando petición fundada;
b) del Archivo Central y del Archivo Histórico: para la realización de exposiciones o publicaciones, de acuerdo al procedimiento previsto en el Reglamento Interno de los mismos y previa autorización de Secretaría General.
c) del Archivo de Gestión, por el profesional patrocinante del interesado, según lo establecido en el Procedimiento Administrativo común vigente (Art. R.72 del Vol. II, Libro II, Parte Reglamentaria, Título I, Cap. III, del Digesto).
6. El Archivo a quien corresponda la guarda de la documentación, deberá controlar el reintegro de la misma en iguales condiciones en que fuera prestada y dentro del plazo acordado al otorgarse la autorización correspondiente.
